Pentingnya Pengarsipan Secara Elektonik (E-Filing) di Kantor Kecamatan dan Kelurahan

Keberadaan arsip memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi terutama pada proses penyajian informasi bagi semua pihak yang berkepentingan. Informasi yang didapatkan dari arsip dapat membantu banyak kegiatan antara lain dalam perencanaan, analisis, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secara tepat untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan.   

Pada era digital saat ini, pengelolaan arsip secara digital atau yang dikenal dengan istilah e-filling dapat mempermudah pengguna ataupun manajemen dalam temu kembali berkas arsip kapanpun dibutuhkan.  

Selain itu, arsip yang teratur dan tertib akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan dalam penyajian informasi serta membantu semua pihak dalam organisasi untuk penyelesaian tugas. Pengelolaan arsip yang baik ini tentunya perlu diterapkan di semua lini organisasi, termasuk di kantor pelayanan masyarakat seperti kantor desa, kelurahan dan kecamatan.

Dengan adanya E-Filling, perangkat desa, keluarahan dan kecamatan tidak perlu lagi membutuhkan dokumen fisik berupa kertas karena semua dokumen akan dikirim dalam bentuk elektronik. Saat ini proses pengarsipan di wilayah kantor kecamatan Kramat Jati sebagai mitra pengabdian, masih dilakukan secara hybrid yaitu manual dan elektronik. 

Berkas-berkas arsip yang dimiliki oleh Kantor Kecamatan masih menumpuk di ruang arsip. Selain itu, berkas-berkas arsip belum diklasifikasikan berdasarkan indeks sesuai dengan peraturan pengarsipan. 

Pengelolaan arsip secara manual tersebut memiliki banyak kelemahan, antara lain dalam penyimpanan berkas arsip memerlukan ruang yang cukup luas karena dokumen arsip akan selalu bertambah, dokumen arsip akan lebih mudah rusak dan hilang, proses pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan membutuhkan waktu yang lama serta pendistribusian dokumen antar bagian dalam kantor pelayanan masyarakat menjadi kurang efektif.

Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi harus diterapkan. Sistem arsip elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan manual atau konvensional. 

Jika pada arsip konvensional memiliki kabinet atau odner yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen, maka pada sistem arsip elektronik juga memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. 

Dimana masing-masing map berisi lembaran-lembaran dokumen arsip yang telah diubah dalam bentuk file digital. Untuk mendukung proses pengarsipan secara elektronik, masing-masing perangkat desa telah difasilitasi dengan laptop, sehingga memudahkan pekerjaan perangkat desa. Selain itu, perangkat desa juga perlu dibekali dengan keterampilan dalam pengelolaan arsip secara digital dengan memanfaatkan google drive.

Dengan melihat pada kondisi yang demikian, maka diperlukan pelatihan bagi para arsiparis maupun perangkat di tingkat desan, kecamatan dan kelurahan untuk menambah pengetahuan dan keterampulan dalam pengelolaan arsip digital. 

Oleh karenanya Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta menyelenggarakan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat Skema Bina Desa, dengan judul Pelatihan Pengarsipan Secara Elektronik (E-Filing), dilaksanakan pada Hari Rabu 26 Juli 2023 di Ruang Rapat, Kantor Kecamatan Kramatjati Jakarta Timur, DKI Jakarta.