Upaya Peningkatan Produktivitas Organisasi Berdasarkan Penggunaan Weick’s Oraganizing Approach

I.Pendahuluan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, produktivitas adalah kemampuan untuk menghasilkan sesuatu; daya produksi; dan keproduktifan. Dapat didefinisikan secara sederhana bahwa produktivitas perusahaan adalah cara atau kemampuan perusahaan untuk meningkatkan kemampuan perusahaannya, bisa melalui inovasi terhadap produk sebelumnya maupun menciptakan produk baru.

Istilah organisasi sendiri berasal dari bahasa Latin: organizare.Secara harafiah organize berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, organisasi adalah sebuah kesatuan atau susunan yang terdiri dari bagian-bagian para anggota dalam perkumpulan tersebut untuk tujuan tertentu. Karl Weick (dalam West dan Turner, 2008) mengungkapkan bahwa organisasi adalah suatu sistem yang menyesuaikan dan menopang dirinya dengan mengurangi berbagai macam ketidakpastian yang mungkin saja dihadapi. Weick juga menjelaskan bahwa ada kesinambungan kerja antara pekerja yang satu dengan pekerja lainnya. Perilaku yang berkesinambungan artinya hasil kerja seorang anggota berpengaruh pada pekerjaan anggota lainnya, sehingga ada rasa saling bertanggung jawab antar para anggota organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai sebuah kesuksesan dalam tujuan yang telah disepakati bersama.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization (1976), mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach (1977), mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Karl Weick sebagai pelopor teori pendekatan sistem informasi melihat organisasi sebagai suatu bagian kehidupan yang harus terus-menerus menyesuaikan diri terhadap suatu perubahan lingkungan untuk tetap bertahan. Pengorganisasian merupakan proses dimana sekumpulan individu memahami informasi yang terlihat tidak jelas atau samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Dalam teorinya, Weick berasumsi bahwa organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) sesuai dengan lingkungan sekitarnya dan komunikasi interaktif antara perusahaan dengan konsumen atau target audience. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang tidak menentu, pemimpin perusahaan harus bertumpu pada komunikasi daripada bertumpu pada aturan-aturan.

Weick memandang pengorganisasian sebagai proses perubahan yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses yaitu penentuan (enactment), seleksi (selection), dan penyimpanan (retention). Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau pengumpulan informasi yang tidak jelas dari luar organisasi atau perusahaan.Tahap ini merupakan tahap perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan dalam penafsiran informasi oleh masing-masing anggota organisasi.

Dalam tahap seleksi, proses yang terjadi adalah dimungkinkannya kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang pembahasan dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi. Proses ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal.

Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.

Setelah dilakukan penyimpanan, para anggota organisasi menghadapi sebuah masalah pemilihan yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan kebijakan organisasi. Misalnya pemikiran bahwa apakah memang perlu diambil sebuah tindakan berbeda dari tindakan-tindakan sebelumnya atau tidak?

Bagian-bagian kelompok individual dalam organisasi terus-menerus melakukan kegiatan di dalam proses-proses ini untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Meskipun berdasarkan batasan-batasan tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi dimana hampir semua orang atau anggota organisasi ikut terlibat dalam setiap bagian pengorganisasian setiap saatnya.

Hal ini menciptakan sebuah siklus perilaku. Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan).

II.Permasalahan

Bagaimanakah relevansi Weick's organizing approach dengan upaya organisasi dalam meningkatkat produktivitas organisasi?

III.Pembahasan

Weick beranggapan bahwa organisasi berada dalam sebuah lingkungan, bukan hanya lingkungan fisik, tapi jugainformation environtment. Individu menciptakan lingkungan ini melalui proses enactment yang menyatakan bahwa anggota organisasi yang berbeda akan memahami informasi dengan cara berbeda pula dan oleh karena itu menciptakan lingkungan informasi yang berbeda.

Weick beranggapan bahwa organisasi berada dalam sebuah lingkungan, bukan hanya lingkungan fisik, tapi jugainformation environtment. Individu menciptakan lingkungan ini melalui proses enactment yang menyatakan bahwa anggota organisasi yang berbeda akan memahami informasi dengan cara berbeda pula dan oleh karena itu menciptakan lingkungan informasi yang berbeda.

Dalam teori Weick, tujuan utama dari berorganisasi adalah mengurangi equivocality dalam lingkungan informasi (mengurangi ketidakpastian yang tidak bisa dipisahkan dari lingkungan informasi suatu organisasi). Dalam sebuah situasi yang equivocal, ada banyak interpretasi yang bisa digunakan dalam suatu kejadian. Untuk mengurangi equivocality, Weick merumuskan dua hal:assembly rules dan communication cycle.

Assembly rules (peraturan buatan) adalah prosedur yang bisa memandu anggota organisasi dalam menetapkan pola tertentu dari proses sensemaking.Akan tetapi, ketika equivocality sedang tinggi, anggota organisasi melakukan siklus komunikasi. Melalui siklus komunikasi ini, anggota organisasi berusaha memahami situasi dalam lingkungan yang equivocal. Penggunaan assembly rules dan siklus komunikasi sangat penting dalam tahap seleksi.

Dalam kondisi dimana equivocality tidak terlalu tinggi, biasanya organisasi memiliki assembly rules atau peraturan yang sudah terpola untuk kondisi tertentu. Misalnya, ketika seorang pemimpin meminta bawahannya membuatkan surat resmi, maka bawahannya sudah tahu bagaimana seharusnya surat itu dibuat, karena ada form yang sudah dibuat sebelumnya dan selalu digunakan dalam situasi demikian. Akan tetapi ketika equivocality tinggi, maka communication cycle akan berlaku. Contohnya: ketika suatu negara dikelola oleh sistem pemerintahan yang baru, segala sesuatunya diganti termasuk peraturan-peraturan yang lama. Karena tidak ada assembly rules, maka para anggota pemerintahan yang sudah bekerja sejak lama disana mengandalkan kemampuan komunikasinya untuk menafsirkan informasi dalam lingkungan barunya, yaitu dengan cara bertanya pada rekannya atau langsung pada atasannya dan sebagainya.

Dalam rumusannya, Weick menyatakan bahwa struktur ditandai oleh perilaku pengorganisasian, dimana komunikasi kemudian menjadi proses penting yang menghasilkan struktur organisasi. Menurut konsep Weick, suatu sistem jelas bersifat manusiawi.Manusia tidak hanya menjalankan organisasi, tapi maunusia juga merupakan organisasi itu sendiri (Wayne, 2005: 79).

Hal ini kemudian direkatkan lagi pada pemahaman bahwa ketika lingkungan organisasi dapat diidentifikasi dengan benar, maka organisasi harus dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan tersebut untuk menjaga kesinambungan dan agar fungsi organisasi dapat berjalan optimal. Weick mengidentifikasikan pengorganisasian sebagai suatu gramatika (sejumlah aturan dan praktik organisasi) yang disahkan secara mufakat (realitasnya berdasarkan pengalaman para anggota organisasi) untuk mengurangi ketidakjelasan dengan menggunakan perilaku-perilaku bijaksana yang saling bertautan (Weick. 1979: 3). Pengorganisasian juga memiliki interaksi ganda. Misalnya, pegawai A berkomunikasi dengan pegawai B yang kemudian memberi respon. Saat pegawai B merespon, maka pegawai A membuat beberapa penyesuaian terhadap respon tersebut (bisa berupa tanggapan atau bertanya kembali atau hanya berupa bahasa nonverbal saja).

Berdasarkan ciri-ciri pengorganisasian di atas, produktivitas perusahaan dapat berubah-ubah (meningkat dan menurun) sesuai dengan penerapannya. Produktivitas perusahaan dapat meningkat ketika perusahaan itu sendiri dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan sekitarnya. Artinya, perusahaan perlu mempelajari kebutuhan target audience, misalnya dengan mengadakan survey atau mengadakan interaksi langsung dengan para konsumen. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat lebih terbuka: memahami bagaimana posisi produknya dimata konsumen, dan mengetahui kira-kira inovasi apa lagi yang bisa dilakukan perusahaan.

Produktivitas perusahaan juga dapat meningkat apabila perusahaan mempelajari lebih bagaimana kondisi pasar: selera konsumen atau trend saat ini. Perusahaan juga perlu mempelajari persaingan dengan perusahaan lain, hukum-hukum bisnis yang berlaku, dan perkembangan teknologi yang ada. Perusahaan harus memperhatikan dengan seksama setiap detail yang ada. Pengamatan tersebut juga harus dilakukan dengan sangat terperinci. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kegagalan atau penurunan produktivitas perusahaan.

Apabila pengamatan perusahaan terhadap target audience dilakukan tidak sesuai prosedur maka kemungkinan penurunan produktivitas perusahaan dapat menjadi lebih besar. Pengambilan sampel acak misalnya, memungkinkan keterbatasan informasi untuk kemajuan perusahaan. Data yang didapat di lapangan bisa saja tidak akurat, tidak menjadi wadah bagi semua pendapat sehingga inovasi menjadi kurang maksimal atau bahkan tidak berarti sama sekali.

Pengadaan inovasi dalam perusahaan juga harus dilakukan dengan matang-matang.Artinya inovasi tidak semata-mata dilakukan karena ada beberapa pendapat konsumen yang menginginkan manfaat lebih dari sebuah produk, atau hanya semata-mata untuk mengikuti permintaan pasar. Perusahaan tidak boleh melupakan kualitas produk. Tujuannya adalah dengan menjaga kredibilitas perusahaan itu sendiri karena efek negatif dari pengadaan inovasi adalah hilangnya jati diri perusahaan.Perusahaan jadi terlalu sering berubah-ubah sesuai dengan keadaan lingkungannya. Hal ini menciptakan dua kemungkinan. Kemungkinan pertama, aka nada saatnya produk perusahaan akan laku keras di pasaran karena sesuai dengan trend yang ada atau sesuai dengan kebutuhan masyarakat jaman sekarang. Kemungkinan kedua adalah hilangnya jati diri perusahaan. Orang jadi tidak tahu lagi sebenarnya perusahaan itu bergerak di bidang apa, dan lain sebagainya.

Pertanyaan selanjutnya yang muncul adalah bagaimana kemudian perusahaan atau organisasi meningkatkan produktivitasnya? Tahap pertama yang harus dilakukan perusahaan adalah mengidentifikasikan masalah apa yang sedang dihadapi perusahaan. Perusahaan harus menganalisa permasalahan, implikasi, dan segala kemungkinan yang mungkin terjadi ketika dihadapkan pada masalah seperti itu. Hal yang harus diingat adalah perusahaan diwajibkan untuk mengevaluasi setiap hipotesis yang dianggap sebagai dugaan sementara terhadap penyebab terjadinya permasalahan-permasalah yang ada. Dalam tahap ini dibutuhkan keterbukaan dari perusahaan untuk melihat setiap kesempatan yang ada.

Tahap selanjutnya adalah pembuatan tujuan pembelajaran yang didasarkan pada permasalahan yang tadi sudah didefinisikan dalam perusahaan atau organisasi. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan beberapa langkah sebagai indikator tercapainya target yang diinginkan perusahaan atau organisasi. Implementasinya dapat berupa perencanaan yang benar-benar dipertimbangkan dan terperinci. Tujuannya adalah agar perusahaan atau organisasi tidak salah langkah sehingga hasil akhirnya adalah peningkatan produktivitas bukan pada penurunan produktivitas perusahaan.Rencana yang dimaksud dapat berupa pembuatan inovasi baru atau membuat sebuah terobosan baru (misalnya dalam dunia industri tekstil, perfilman, dan lain sebagainya).

Setelah pelaksanaan semua rencana-rencana yang telah disusun, saatnya para anggota organisasi dan pemimpin organisasi berkumpul dalam keperluan tinjau ulang terhadap rencana yang ada. Dalam tahap ini, para setiap bagian-bagian organisasi harus mengevaluasi setiap informasi yang mereka peroleh. Artinya ada survey, ada tinjau lapangan, tinjau pustaka dan lain sebagainya dalam guna mengumpulkan pendapat dari setiap informan atau target audience yang ada. Hasil evaluasi tersebut kemudian didiskusikan dengan mendefinisikan kalimat atau istilah-istilah yang tidak jelas. Ketidakjelasan tersebut kembali didefinisikan dalam suatu jawaban bersolusi namun tetap dalam suatu konsep terarah.

Adapun proses pengambilan keputusan yang harus dilakukan perusahaan harus terlebih dahulu melakukan pengurangan terhadap ketidakjelasan dalam lingkungan yang telah ditetapkan. Caranya yaitu dengan menghubungkan perilaku-perilaku yang melekat dalam pribadi individu pada proses yang berkaitan dengannya secara kondisional.

IV.Kesimpulan

Produktivitas organisasi dapat dikatakan meningkat dengan menggunakan Weick’s Organizing Theory sejauh organisasi mampu menyesuaikan diri dengan lingkungannya, mampu menghasilkan inovasi-inovasi baru sesuai dengan keinginan target audience, dan mampu mereduksi ketidakjelasan yang muncul. Tetapi harus diingat bahwa organisasi juga harus tetap memiliki tujuan utama yang konsisten, yaitu pokok pemikiran utama yang menjaga oposisi rganisasi tetap pada jalur yang sesuai dengan misi dan tujuannya, agar meskipun terbuka dengan kondisi lingkungan yang ada namun tidak terombang-ambing atau kehilangan kestabilan dalam sistem organisasinya sendiri.

Daftar Pustaka

Effendy, Onong Uchjana. (2003). Ilmu, Teori, dan Filsafat Komunikasi. Bandung: PT.Citra Aditya Bakti.

Griffin, Em. (1991). A First Look at Communication Theory. New York: McGraw-Hill.

Jefkins, Frank. (2003). Public Relations. Jakarta: Erlangga.

Mulyana, Deddy. (2009). Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Pace, R. Wayne, and Don F. Faules. (1994). Organizational Communication. New York: Prentice Hall.

Papa, Michael J., Tom D. Daniels, dan Barry K. Spiker. (2008). Organizational Communication: Perspective and Trends. London: Sage Publications.

Thoha, Miftah. (2008). Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Raja Grafindo Perkasa.

Treece, M. (1994). Successful Communication for Business and The Professions. New York: Prentice Hall.

Weick, K. E. (1995). Sensemaking in Organizations. Thousand Oaks, CA: Sage.

West, Richard dan Lynn H. Turner. (2007). Introducing Communication Theory: Analysis and Application. New York: McGraw-Hill.