Implementasi Peraturan KPU RI No 11 Tahun 2014 dalam Penyusutan Arsip Dinamis di KPU Provinsi Bali

Era Revolusi Industri 4.0 ditandai dengan melimpahnya data dan informasi, sistem cyber-fisik, dan pengelolaan big data. Saat ini segala bidang kehidupan mengalami perubahan akibat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, arsip yang tadinya berupa arsip kertas kini berkembang menjadi arsip yang dituangkan dalam media baru seperti gambar – gambar, kaset, video, elektronik, CD, DVD, flash disk, hard drive, dll. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan dan peristiwa dalam berbagai format dan media akibat perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 

Daur hidup arsip menurut Read dan Ginn dijelaskan bahwa

“The record life cycle is the span of a record as expressed in the five phases of creation, distribution, use, maintenance and final disposition”

Terjadinya Alur Arsip Dinamis Dalam Tingkat Daerah di Provinsi Bali terdapat pada PERDA Bupati Buleleng Provinsi Bali No 34 Tahun 2018 BAB III pasal 3 tentang penciptaan arsip yang pertama itu adanya penciptaan yang dimana setiap divisi di KPU Provinsi Bali pasti akan selalu menciptakan arsip, seperti surat keluar untuk dikirim ke berbagai instansi untuk kepentingan – kepentingan dinas, atau pada saat kita menerima surat dari berbagai instansi lain seperti surat undangan itu merupakan dari penciptaan Arsip. 

• Penciptaan dan penerimaan arsip merupakan tahap awal dari pengelolaan arsip dinamis yang biasa ditandai dengan surat keluar dan surat masuk.

“Surat keluar awalnya diciptakan oleh subbag masing-masing lalu minta persetujuan pimpinan atau sekretaris. Setelah disetujui, surat tersebut diserahkan ke subbag Umum Dan Logistik untuk diberikan nomor surat, didigitalisasikan/scan, dan dicatat dalam buku agenda, kemudian surat tersebut dikirim. Kalau untuk surat masuk, ketika ada surat yang masuk langsung ditanggapi subbag Umum Dan Logistik, dicatat dalam buku agenda dan digitalisasi, lalu didisposisi, dinaikkan ke pimpinan atau sekretaris, kemudian turun ke subbag masing - masing.”pernyataan Staf Pelaksana Subbag Umum dan Logistik.

• Penggunaan arsip

Dalam penggunaannya arsip tentu harus melalui prosedur yang berlaku pada instansi tersebut guna menjaga keaslian dan keautentikan arsip. 

"Prosedur yang umum diterapkan untuk mengatur penggunaan arsip ialah dengan menggunakan kartu kendali."

• Pemeliharaan arsip 

upaya yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip seperti penataan, penyimpanan, dan pemberkasan, serta alih bentuk arsip.

• Penyusutan dan pemusnahan arsip

Berdasarkan hasil pengamatan, prosedur penyusutan arsip di KPU Provinsi Bali mengacu pada Peraturan KPU RI No.11 Tahun 2014. Penyusutan arsip umumnya mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang ada pada peraturan masing-masing instansi atau lembaga. JRA bergantung pada frekuensi penggunaan arsip dan disesuaikan pada kepentingan instansi.

arsip yang masuk dan keluar mempunyai masa berlaku sesuai dengan tema yang terjadi pada saat itu, maka jika masa temanya sudah habis akan dilakukan pemusnahan.

Seorang Staff Umum dan Logistik menyatakan bahwa

"selama setahun KPU Provinsi Bali sudah cukup untuk melakukan pemusnahan, yang dimana kita melakukan pemilahan, mana surat yang sudah bisa dimusnahkan, mana surat yang belum bisa dimusnahkan. Setelah itu jika ada surat yang ada dimusnahkan, pada saat pemusnahan kita akan mengundang ARDA (Arsip Daeah)"

Pada saat pemusnahan arsip, adalah hal yang wajib untuk mengundang ARDA dan lembaga tersebut yang akan menyaksikan proses pemusnahan arsip.  

"Dan arsip yang akan dibawa oleh ARDA nantinya adalah arsip autentik (asli) bukan copyan dan KPU Provinsi Bali akan memegang copyan."

Setelah itu akan disimpan kedalam box yang sudah disediakan kemudain akan diletakkan digudang yang terletak di bawah ruang rapat. 

Operasional pengarsipan dilakukan oleh Bagian Umum dan Logistik KPU Provinsi Bali, namun masing-masing divisi tetap melakukan pencatatan arsip kemudian itu silahkan untuk menempatkan arsip di kotak penyimpanan yang sudah disediakan.

Kendala Pada saat Penyusutan Arsip Dinamis di Komisi Pemilihan Umum Provinsi Bali

Permasalahan yang paling sering terjadi di KPU Provinsi Bali adalah penyimpanan arsip yang mudah penuh karena terlalu banyak arsip yang masuk baik arsip masuk maupun arsip keluar, yang beberapa arsip tertata sesuai dengan topik tertentu.

“Misalnya adanya surat pemilu yang masuk dan penyimpanan box sudah penuh dan bingung mau taruh dimana, biasanya terjadi karena kami sering kekurangan dana untuk melakukan penambahan box untuk penyimpanan arsip”

Hal tersebut dinilai bahwa ini bukanlah masalah besar dan tidak akan mempengaruhi kegiatan operasional KPU Provinsi Bali. 

Solusi Pengelolaan Arsip Dinamis Sebagai Bahan Informasi yang Autentik di Komisi Pemilihan Umum Provinsi Bali

Hal yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang sepenuhnya sudah meamadi di KPU Provinsi Bali sampai saat ini. 

"yakni dengan mengscan arsip, kemudian menyimpannya difolder komputer dengan resolusi tinggi (yaitu 600 dpi) kemudian menyimpannya juga di website yang sudah disediakan oleh pemerintah pusat dan daerah seperti Srikandi dan Sinar."

Namun keberadaan arsip digital tidak membuat para arsiparis lupa bahwa arsip fisik merupakan bukti yang autentik. Digitalisasi arsip merupakan solusi yang tepat untuk pengelolaan arsip. 

Pengelolaan arsip dinamis di KPU Provinsi Bali meliputi pembuatan dan penerimaan arsip, pemanfaatan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Masalah KPU Provinsi Bali hanya satu, yakni ketersediaan sarana dan prasarana yang belum memadai dalam hal penyimpanan arsip fisik, seperti box penyimpanan arsip. Untuk mengatasi kendala tersebut, KPU Provinsi Bali telah menjalankan solusi berupa pemindaian arsip fisik dan menyimpannya dalam arsip digital pada folder komputer dan juga sudah menggunakan aplikasi yang telah difasilitasi oleh pemerintah pusat dan daerah berupa Srikandi dan Sinar. Aplikasi tersebut masih aktif dan berfungsi dengan baik, yang membuat penyimpanan pengarsipan berjalan dengan baik sampai saat ini. 

"Sesuai dengan Keputusan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KKPU) Nomor 43 Tahun 2022 tentang Pedoman Teknis Sistem Informasi Elektronik Kearsipan Umum di lingkungan KPU juga menjelaskan tentang sistem informasi elektronik kearsipan masyarakat (selanjutnya disebut SINDE) "

adalah sistem pengelolaan dokumen resmi elektronik di lingkungan Komisi Penyelenggara Pemilu, pada umumnya dibuat dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi Sistem Legal Cloud (jdih.kpu.go.id).