Era Revolusi Industri 4.0 ditandai dengan melimpahnya data dan informasi, sistem cyber-fisik, dan pengelolaan big data. Saat ini segala bidang kehidupan mengalami perubahan akibat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, arsip yang tadinya berupa arsip kertas kini berkembang menjadi arsip yang dituangkan dalam media baru seperti gambar – gambar, kaset, video, elektronik, CD, DVD, flash disk, hard drive, dll. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan dan peristiwa dalam berbagai format dan media akibat perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Daur hidup arsip menurut Read dan Ginn dijelaskan bahwa
“The record life cycle is the span of a record as expressed in the five phases of creation, distribution, use, maintenance and final disposition”
Terjadinya Alur Arsip Dinamis Dalam Tingkat Daerah di Provinsi Bali terdapat pada PERDA Bupati Buleleng Provinsi Bali No 34 Tahun 2018 BAB III pasal 3 tentang penciptaan arsip yang pertama itu adanya penciptaan yang dimana setiap divisi di KPU Provinsi Bali pasti akan selalu menciptakan arsip, seperti surat keluar untuk dikirim ke berbagai instansi untuk kepentingan – kepentingan dinas, atau pada saat kita menerima surat dari berbagai instansi lain seperti surat undangan itu merupakan dari penciptaan Arsip.
- Penciptaan dan penerimaan arsip merupakan tahap awal dari pengelolaan arsip dinamis yang biasa ditandai dengan surat keluar dan surat masuk.
“Surat keluar awalnya diciptakan oleh subbag masing-masing lalu minta persetujuan pimpinan atau sekretaris. Setelah disetujui, surat tersebut diserahkan ke subbag Umum Dan Logistik untuk diberikan nomor surat, didigitalisasikan/scan, dan dicatat dalam buku agenda, kemudian surat tersebut dikirim. Kalau untuk surat masuk, ketika ada surat yang masuk langsung ditanggapi subbag Umum Dan Logistik, dicatat dalam buku agenda dan digitalisasi, lalu didisposisi, dinaikkan ke pimpinan atau sekretaris, kemudian turun ke subbag masing - masing.”pernyataan Staf Pelaksana Subbag Umum dan Logistik.
- Penggunaan arsip
Dalam penggunaannya arsip tentu harus melalui prosedur yang berlaku pada instansi tersebut guna menjaga keaslian dan keautentikan arsip.
"Prosedur yang umum diterapkan untuk mengatur penggunaan arsip ialah dengan menggunakan kartu kendali."
- Pemeliharaan arsip
upaya yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip seperti penataan, penyimpanan, dan pemberkasan, serta alih bentuk arsip.
- Penyusutan dan pemusnahan arsip
Berdasarkan hasil pengamatan, prosedur penyusutan arsip di KPU Provinsi Bali mengacu pada Peraturan KPU RI No.11 Tahun 2014. Penyusutan arsip umumnya mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang ada pada peraturan masing-masing instansi atau lembaga. JRA bergantung pada frekuensi penggunaan arsip dan disesuaikan pada kepentingan instansi.
arsip yang masuk dan keluar mempunyai masa berlaku sesuai dengan tema yang terjadi pada saat itu, maka jika masa temanya sudah habis akan dilakukan pemusnahan.
