Mudah dan Efisien dengan Digitalisasi Administrasi untuk Meningkatkan Pelayanan Publik

Batang (31/01/2023) - Menjadi sebuah unit terkecil yang ada di pemerintahan, desa atau kelurahan dapat mendukung terciptanya kota pintar atau smart city. Transformasi digital pada desa atau kelurahan, dinilai dapat membantu mewujudkan pemerintahan negara yang pintar pula. Aparat Desa Kluwih sendiri memiliki permasalahan terhadap sistem administrasi buku agenda desa, pembukan tahunan yang kurang tertata serta penulisan yang masih dilakukan secara manual.

Egi Ardion Permana, salah satu mahasiswa KKN UNDIP Tim I Tahun 2022/2023 melihat permasalahan tersebut dengan membuat program digitalisasi administrasi buku agenda desa. Gagasan program mahasiswa ini menimbulkan antusiasme dari para aparat desa sehingga mereka dapat dengan mudah dan efisien dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Digitalisasi administrasi diharapkan dapat mengatasi hambatan-gambatan konvesional. Masalah administrasi menyangkut kelestarian wujud fisiknya (kertas atau media lain), efisiensi tempat pemberkasan dan penyimpanan, efisiensi penataletakan arsip, efisiensi perpindahan arsip dan sebagainya.

dokpri

Melalui digitalisasi administrasi desa, urusan-urusan yang menyangkut pemerintahan akan menjadi lebih simpel dengan setiap orang dapat selalu membawa arsip-arsipnya cukup di dalam alat pengolah data yang selalu berada di tangan. Disaat yang sama proses pelayanan administrasi dapat dilakukan dengan cepat, cukup menggunakan alat pengolah dan penyimpnan data yang tidak terlalu memakan tempat tapi berkapasitas besar (big data). Alat itu cukup diletakkan di atas meja dengan daya tampung yang cukup menampung dokumen dalam satu gudan besar. Melalui sistem digital juga akan terjadi efisiensi tenaga, waktu dan tempat dalam pengelolaan arsip dan pemberian layanan kearsipan.

Tujuan dari adanya program ini tentu untuk mendukung kebijakan pemerintah tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE), demi efisiensi pengelolaan administrasi dalam rangka tercapainya penyelenggaraan pemerintahan yang efisien, dan percepatan proses pelayanan kearsipan dalam rangka peningkatan pelayanan yang optimal bagi para pencipta dan pengguna arsip.

Dalam pelaksanaannya program ini berlangsung secara interaktif. Pemarapan digitalisasi administrasi buku agenda desa dilakukan dengan penjelasan sekaligus pelatihan menggunakan aplikasi input data yang dibagikan kepada aparat desa. Aplikasi input data administrasi desa memuat data yang diperlukan untuk kebutuhan arsip desa. Harapan dari adanya aplikasi input data administrasi desa adalah agar berguna dalam rangka efisiensi pengelolaan administrasi yang banyak menyita tempat, waktu, anggaran dan tenaga dalam sistem konvensional. Selain itu, juga akan sangat berguna dalam rangka percepatan proses layanan bagi masyarakat.