Tenaga administrasi memegang peran penting dalam kelancaran operasi logistik. Mereka bertanggung jawab atas berbagai tugas yang menunjang aktivitas logistik, mulai dari pengelolaan data, koordinasi dengan pihak terkait, hingga penyelesaian masalah. Berikut beberapa peran krusial tenaga administrasi dalam bidang logistik:
1. Pengelolaan Data dan Arsip:
* Mencatat dan memelihara data: Tenaga administrasi mencatat dan memelihara data terkait logistik, seperti data penerimaan barang, data pengiriman barang, data persediaan, dan data retur barang. Data ini penting untuk memantau arus barang dan memastikan kelancaran proses logistik.
* Menyimpan dan mengelola arsip: Tenaga administrasi menyimpan dan mengelola arsip dokumen logistik, seperti dokumen pengiriman, dokumen penerimaan, dan dokumen faktur. Arsip ini penting untuk keperluan audit dan pelacakan barang.
* Membuat laporan: Tenaga administrasi membuat laporan logistik berdasarkan data yang telah dikumpulkan. Laporan ini membantu manajemen untuk mengambil keputusan dan meningkatkan efisiensi logistik.
2. Koordinasi dengan Pihak Terkait:
* Berkomunikasi dengan pemasok: Tenaga administrasi berkomunikasi dengan pemasok untuk memastikan ketersediaan barang, mengatur jadwal pengiriman, dan menangani masalah yang terkait dengan pemasok.
* Berkoordinasi dengan pelanggan: Tenaga administrasi berkomunikasi dengan pelanggan untuk memberikan informasi tentang status pesanan, menangani keluhan pelanggan, dan menyelesaikan masalah yang terkait dengan pengiriman.
* Berkolaborasi dengan tim logistik: Tenaga administrasi berkolaborasi dengan tim logistik untuk memastikan kelancaran proses logistik, seperti proses penerimaan barang, proses penyimpanan barang, dan proses pengiriman barang.
3. Penyelesaian Masalah:
* Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah: Tenaga administrasi mengidentifikasi masalah yang muncul dalam proses logistik, seperti keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, dan ketidaksesuaian data. Mereka kemudian mencari solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut.
* Memberikan dukungan administratif: Â Tenaga administrasi memberikan dukungan administratif kepada tim logistik, seperti menyediakan alat tulis, mengatur pertemuan, dan mengurus dokumen perjalanan.
* Menjaga kelancaran komunikasi: Tenaga administrasi menjaga kelancaran komunikasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam proses logistik, sehingga meminimalisasi miskomunikasi dan kesalahpahaman.
Keterampilan yang Diperlukan:
Tenaga administrasi logistik membutuhkan berbagai keterampilan, seperti:
* Keterampilan komputer: Menguasai aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office dan software logistik.
* Keterampilan komunikasi: Mampu berkomunikasi secara efektif dengan lisan dan tulisan.
* Keterampilan organisasi: Mampu mengatur waktu dan menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.
* Keterampilan pemecahan masalah: Mampu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara logis dan sistematis.
* Keterampilan interpersonal: Mampu bekerja sama dengan tim dan membangun hubungan baik dengan pihak terkait.
Kesimpulan
