Sabtu, 10 November 2012 adalah hari yang penuh ketegangan bagi saya dan team sepanjang sejarah dalam menjalani pekerjaan sebagai Event Organizer.
Sebuah perusahaan dengan 1.350 karyawan dan keluarga mengadakan acara family gathering di Ocean Park, BSD. Untuk ke-5 kalinya, kami dipercaya menangani seluruh rangkaian acaranya. Dari A hingga Z. Mungkin berbagai solusi dan kemudahan yang dirasakan oleh manajemen dan panitia saat penyelenggaraan acara itulah yang menjadikan kami terus diberi kesempatan dari tahun ke tahun.
Jauh-jauh hari, kami telah menyadari. Bahwa semakin sering repeat order sebuah klien, maka semakin tinggi harapan yang dititipkan. Jika di tahun pertama mereka menggunakan konsep A, pastinya di tahun berikutnya mereka menginginkan konsep B, C, dan seterusnya. Dengan segala perbaikan dan peningkatan dari tahun-tahun sebelumnya.
Maka, di tahun ke-5 ini, segala daya upaya telah kami kerahkan untuk mempersiapkan event tersebut. Target zero complaint telah kami sosialisasikan kepada segenap team yang tergabung di dalamnya. Komunikasi dari waktu ke waktu telah kami lakukan untuk memperkecil kesalahan. Memastikan semua tour leader, crew teknis, time keeper, stage manager dan floor manager paham semua detail acara dan patuh pada koordinator masing-masing.
Teman-teman telah beberapa hari kurang tidur saat ’pra-event’ demi sebuah tujuan : membuat acara yang seru, meriah dan berkesan.
Salah satunya kami buatkan special operate bermuatan edukasi. Cerita yang berakhir mengharukan itu tetap dimasukkan unsur komedi agar tetap menghibur, namun diharapkan tercapai misi besarnya yaitu : Penyelamatan Lingkungan dan Alam Indonesia.
Para pemain telah berlatih secara serius bak artis profesional untuk menghadirkan sebuah tontonan yang diharapkan menjadi salah satu sajian penuh kesan dan sarat makna.
Namun...inilah kenyataan yang terjadi. Sebuah PRAHARA besar pun datang. Ribuan peserta di pabrik itu MOGOK berangkat jika tidak didatangkan 4 unit bis tambahan. Mereka nekad tidak akan pergi semua jika rekan-rekan seluruh peserta tidak terangkut seluruhnya secara bersamaan.
Di tahun-tahun sebelumnya, 11 unit bus kapasitas 59seats telah mencukupi karena selain sebagian memilih berangkat menggunakan kendaraan pribadi, juga anak-anak berbagi tempat duduk dengan orang tuanya. Para bayi tentu saja dipangku oleh Ibu-Bapaknya.
Maka mengadaptasi pola tahun-tahun sebelumnya itu, ketua panitia dan manajemen memutuskan menyediakan 12 unit bus saja. Berfikir, ini hanya trip pendek / dalam kota. Bukan trip jauh ke puncak atau ke Bandung serta Anyer yang makan waktu lebih dari 2 jam perjalanan.
Dan selama ini sebagai EO, kami hanya mengikuti kebijakan di perusahaan itu, karena menganggap mereka lebih paham masalah “rumah tangga”nya.