Dalam upaya meningkatkan kualitas layanan di lembaga pendidikan tinggi, Suyud, seorang Sub Koordinator Program Unit LPPP, Universitas Negeri Malang berhasil mengembangkan aplikasi inovatif bernama Smart Manajemen Administrasi. Aplikasi ini dirancang untuk mengotomatiskan berbagai tugas administratif yang selama ini menjadi tantangan bagi perguruan tinggi.
"Motivasi utama saya dalam mengembangkan aplikasi ini adalah keinginan untuk menyederhanakan proses kerja yang seringkali berbelit-belit di lingkungan perguruan tinggi," ujar Suyud. "Saya melihat banyak potensi yang belum tergarap dalam pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja."
Seperti diketahui, pencapaian standar pelayanan prima di perguruan tinggi seringkali terkendala oleh kompleksitas dan rutinitas tugas-tugas administratif. Suyud melihat potensi besar dalam pemanfaatan teknologi untuk mengatasi permasalahan tersebut. Melalui aplikasi Smart Manajemen Administrasi, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja serta memberikan layanan yang lebih cepat dan akurat kepada seluruh civitas akademika.
Smart Manajemen Administrasi hadir dengan sejumlah fitur unggulan yang dapat mempermudah pengelolaan administrasi. Salah satu fitur utamanya adalah penjadwalan otomatis. Aplikasi ini mampu membuat jadwal kegiatan secara mandiri berdasarkan data yang ada di sistem e-office, sehingga meminimalisir kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi waktu.
Selain itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur manajemen tugas yang memungkinkan pengguna membuat, mengedit, dan menghapus tugas-tugas administratif dengan mudah. Sistem notifikasi yang terintegrasi akan mengingatkan pengguna mengenai tugas-tugas yang perlu diselesaikan.
Untuk meningkatkan integrasi dengan sistem yang sudah ada, aplikasi ini dilengkapi dengan fitur browser extension yang memungkinkan integrasi langsung dengan sistem e-office. Dengan demikian, jadwal kegiatan akan otomatis terunggah saat pengguna membuat surat melalui e-office, tanpa perlu melakukan penginputan manual.
Aspek keamanan juga menjadi perhatian utama dalam pengembangan aplikasi ini. Fitur otentikasi pengguna yang kuat diterapkan untuk melindungi data-data penting.
Aplikasi ini menawarkan fleksibilitas dalam penggunaannya. Pengguna dapat membuat jadwal melalui dua metode utama. Pertama, melalui E-Office, di mana browser extension akan secara otomatis memeriksa ketersediaan ruangan dan membuat jadwal. Kedua, melalui unggahan file PDF undangan. Sistem akan menganalisis PDF dan menyusun konsep jadwal yang dapat disesuaikan oleh pengguna.
Proses pengembangan aplikasi ini tentu tidak lepas dari berbagai tantangan. "Salah satu tantangan terbesar adalah mengintegrasikan aplikasi ini dengan beragam sistem yang sudah ada di setiap perguruan tinggi," ungkap Suyud. "Setiap institusi memiliki sistem yang berbeda-beda, sehingga diperlukan fleksibilitas dan kustomisasi yang tinggi."
Namun, Suyud tetap optimis. "Saya berharap aplikasi ini dapat menjadi solusi bagi berbagai permasalahan administratif di perguruan tinggi. Selain itu, saya juga ingin terus mengembangkan aplikasi ini dengan menambahkan fitur-fitur baru yang lebih canggih, seperti analisis data dan pembuatan laporan otomatis," tambahnya.
