Jika Anda kebingungan ketika berada di sebuah gedung yang tidak ada resepsionis atau pusat informasi, apa yang Anda lakukan? Apakah Anda akan mencari informasi di Google? Atau bertanya pada ChatGPT?
Itu merupakan kondisi umum yang terjadi di banyak tempat. Dengan situasi seperti itu, akan membuat orang bingung, tersesat, dan membuat orang trauma untuk berkunjung lagi ke tempat tersebut. Bagi kebanyakan orang, itu merupakan pelayanan yang kurang baik pada sebuah gedung. Namun, Dio dan Aswin sebagai tenaga kependidikan di Universitas Negeri Malang memandangnya dari sisi yang berbeda sehingga hal tersebut bukan suatu masalah. Menurut mereka, kondisi seperti itu adalah pemantik ide-ide baru untuk menciptakan karya inovatif. Ide-ide tersebut tercetus dari candaan mereka ketika menikmati kopi di pantry. Ya, benar, dari candaan dan imajinasi, ide itu diracik oleh Dio sehingga terciptanya Virtual Resepsionis yang bisa disebut ViNi, ujar Aswin. Semua orang punya cara untuk berkreasi, malah kalau saya duduk serius, ide itu gak akan muncul. Orang ngopi itu bukan hanya sekedar ngopi, tapi di situlah proses brainstorming dimulai.
Dua tenaga kependidikan tersebut mengimplementasikan idenya dengan menciptakan inovasi sebuah Virtual Resepsionis (ViNi) sebagai pusat informasi dan asisten personal. ViNi merupakan program komputer yang menyajikan resepsionis virtual yang akan membantu pengunjung ketika berada di Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Pembelajaran (LPPP) Universitas Negeri Malang (UM) dengan dukungan visual 360 untuk memberikan efek nyata seolah sedang berada di lokasi asli serta menggunakan multibahasa dan ramah disabilitas rungu. Virtual Resepsionis akan memberikan informasi yang dibutuhkan pengunjung, atau memandu pengunjung jika ingin bertemu salah satu personil atau menuju ruangan untuk meeting. Sistem akan memberikan informasi sedetail mungkin ketika pengunjung ingin bertemu salah satu personil. Informasi yang disampaikan berupa lokasi ruangan, tempat duduk, foto personil, dan informasi job description dari personil tersebut. ViNi akan memudahkan pengunjung untuk mendapatkan informasi dan arahan terkait dengan keperluannya. Dengan hadirnya ViNi, akan menguntungkan lembaga dari segi finansial karena lembaga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk memberikan gaji, meningkatkan kompetensi, dan keterampilan melalui proses pelatihan.
ViNi dapat diakses menggunakan browser secara daring dimanapun pengguna berada, baik menggunakan perangkat mobile atau desktop. Ketika pengguna mengakses sistem ini di luar lingkungan kampus Universitas Negeri Malang, pengguna akan diberikan pengalaman nyata seolah sedang berada di lokasi yang sesungguhnya. Fitur 360 membuat pengguna dapat mengamati lingkungan sekitar. Ketika pengguna memiliki keperluan untuk datang ke gedung LPPP, pengguna tidak akan merasa kebingungan lagi harus menuju ke ruang mana atau menemui personil siapa untuk keperluannya. Karena semua informasi secara detail sudah disajikan dalam ViNi. Berikut gambaran informasi dan alur kerja yang akan disajikan dalam ViNi.
Pertama kali membuka ViNi, akan disajikan animasi karakter resepsionis virtual yang menanyakan kebutuhan Anda datang ke Gedung Graha Rektorat IT 5. Dalam penyajian informasi awal tersebut, audio disajikan dalam bahasa Indonesia/Inggris dan dilengkapi dengan caption untuk memfasilitasi pengguna dengan disabilitas tuli. Kemudian akan muncul dua pilihan, siapa yang akan pengunjung temui: pejabat LPPP atau staf tata usaha LPPP."
Misalkan pengunjung memilih pejabat LPPP, maka karakter virtual resepsionis akan memberikan arahan yang harus dituju oleh pengunjung. Informasi disampaikan menggunakan bahasa indonesia/bahsa inggris dan disertai dengan caption. Muncul arah panah ke kanan dan ke kiri untuk instruksi dan arah lebih lanjut. Sebagai contoh pengguna ingin berkunjung ke sekretarsi LPPP, maka virtual resepsionis mengarahkan untuk memilih panah sebelah kiri. Saat ini ViNi diterapkan di lppp gedung graha rektorat, untuk meningkatkan layanan lembaga serta memperkaya layanan digital yang dimiliki lppp. Banyak yang merasa terbantu dengan adanya ViNi, terutama sekolah mitra yang sering berkunjung ke lppp untuk berkomunukasi terkait pelaksanaan Asistensi Mengajar, dan juga Mahasiswa yang berkepentingan dengan LPPP. Â
Kedepannya ViNi tidak hanya memberikan informasi tentang dimana lokasi ruangan, lokasi tempat duduk personalia namun akan memberikan informasi lebih dari itu. Bayangkan jika virtual resepsionis dikembangkan untuk seluruh lingkungan dan gedung di UM maka dapat menjadi media promosi untuk membawa um lebih dekat dengan masyarakat global. Karena ketika melihat video profil masyarakat hanya menerima 15% informasi tentang UM. Beda halnya dengan ViNi, masyarakat dapat mengakses semua lokasi sampai kedalam-dalamnya tentang UM, bagaimana lingkungannya, fasilitas di dalam kelas, laboratorium dsb, sehingga informasi yang didapatkan akan semakin kompleks.
