3.  Berikan kesempatan yang diberi wewenang untuk  menyampaikan pandangannya mengenai tugas yang akan dilaksanakan.
Aspek keterbukaan dan suasana yang menyamankan adalah dua hal yang sangat penting. Karena itu staf atau bawahan juga memiliki hak untuk merasa yakin dengan penugasan yang dia dapatkan. Staf dipersilahkan untuk menyampaikan pandangannya terhadap tugas yang dia emban. Penyampaian pandangan dari staf tersebut merupakan pengakuan akan potensi dari staf tersebut dan itu akan memotivasi staf yang diberikan tugas.
4. Sampaikan kepada yang lain tentang penugasan tersebut
Informasi tentang penugasan perlu disampaikan kepada unit kerja lain di dalam suatu institusi sebagai suatu legitimasi dari wewenang yang didapatkan. Hal ini memberikan juga jalur dan wewenang pengambilan keputusan yang berkaitan dengan unit kerja yang lain. Ketika seorang pimpinan tidak berada di kantor untuk beberapa waktu dan andai info pelimpahan tugas tidak dikomunikasikan dengan unit kerja lain, maka akan terjadi suasana ketidakpastian dan suatu keputusan bisa tertunda karena ketidakjelasan kewenangan.
5. Â Gunakan alat pengendali penugasan dalam bentuk pemantauan secara berkala
Monitoring atau pemantauan terhadap pelaksanaan tugas dan pelimpahan wewenang dilakukan pimpinan sebagai mekanisme pengendalian oleh seorang pimpinan. Monitoring bisa dilakukan dengan teknik pelaporan kegiatan secara regular; atau bisa juga secara dilakukan komunikasi menggunakan aplikasi yang biasa dipakai. Untuk model monitoring lainnya adalah menggunakan sistem di mana staf yang diberikan wewenang diwajibkan melakukan laporan ringkas per hari kerja yang berisi tugas apa yang telah dilakukan dan rencana besoknya. Laporannya diunggah ke sistem atau platform yang tersedia.
Manfaat dari Pendelegasian WewenangÂ
Jika Anda terbiasa menangani beban kerja yang berat sendirian, di mana Anda kurang percaya dengan staf Anda dan Anda tidak yakin bahwa staf Anda akan mampu mengerjakan tugas yang Anda berikan, mendelegasikan wewenang mungkin terasa menakutkan. Meskipun memang tidak mudah melakukan pendelegasian, namun proses dan hasilnyanya sepadan dengan usaha yang dilakukan. Secara praktis mendelegasikan pekerjaan akan menguntungkan Anda dan staf Anda. Beberapa aspek yang menjadi nilai lebih dari pendelegasian wewenang adalah sbb:
- Meningkatkan semangat kerja karyawan
Pendelegasian dalam manajemen menunjukkan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap karyawan Anda. Menyerahkan tugas kepemimpinan merupakan bentuk kepercayaan terhadap kecakapan, keahlian, dan pengetahuan karyawan. Jika pendelegasian wewenang dilakukan secara rutin, dapat membuat staf Anda merasa lebih dihargai dan akan merasa puas.
- Meningkatkan kecakapan karyawanÂ
Dengan kepemimpinan yang didelegasikan, Anda membiarkan orang lain berpikir sendiri, mengambil keputusan, dan membangun kecakapan baru. Proses ini menciptakan kumpulan staf berbakat yang berkemampuan dan percaya diri. Hal ini dapat dimanfaatkan ketika tiba waktunya untuk mempromosikan staf dan memajukan manajer baru.
- Meningkatkan efisiensi
Jumlah nominal Anda satu orang, jika Anda mencoba melakukan semuanya sendiri pasti akan mengakibatkan penundaan dan persoalan lain. Solusi yang baik adalah dengan membagi tugas di antara staf yang berada pada tingkatan manajer atau yang memiliki anak buah atau orang yang perannya bisa menggantikan Anda untuk hal teknis tertentu. Pekerjaan akan selesai lebih cepat sehingga menciptakan alur kerja yang lebih efisien dan membantu perusahaan memenuhi tenggat waktu.
- Luangkan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas pentingÂ
Sebagai pimpinan, ada beberapa hal lain yang hanya Anda yang dapat melakukan. Mengelola tugas lain yang strategis akan membantu bisnis berkembang, diantaranya melakukan presentasi kepada investor, menjalin hubungan industri yang penting, dan menarik klien besar.
- Menggunakan sumber daya secara efisien
Anda mungkin salah seorang dengan bayaran tertinggi di perusahaan, jika hari Anda diisi dengan tugas-tugas administratif atau pekerjaan yang kurang mengoptimalkan kemampuan Anda, maka hal ini akan menghabiskan terlalu banyak uang bagi bisnis. Penggunaan sumber daya perusahaan yang lebih baik adalah dengan menyerahkan tugas-tugas tersebut kepada staf, dan menghabiskan waktu Anda pada pekerjaan yang menghasilkan pendapatan signifikan bagi perusahaan.
- Mengurangi risiko kelelahan
Pengusaha sering kali mengkhawatirkan kelelahan para kayawan tanpa menyadari bahwa mereka juga rentan terhadap hal tersebut. Delegasi kepemimpinan memudahkan penyelesaian proyek Anda tepat waktu. Selain itu, Anda akan memiliki lebih banyak energi dan mengurangi stres ketika Anda tidak bekerja lembur untuk menyelesaikan semua tugas penting Anda.
Kesimpulan
Di dunia yang senantiasa penuh aktifitas, salah satu cara terbaik untuk mendapatkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan utama kita adalah dengan mendelegasikan tugas-tugas dengan prioritas lebih rendah kepada staf Anda.
Jika Anda sudah menyatakan dalam hati Anda beberapa hal di bawah ini:
- Tidak seorang pun dapat melakukan pekerjaan ini sebaik saya,
- Jika saya mendelegasikan pekerjaan ini, tidak ada jaminan bahwa pekerjaan ini akan selesai dengan baik,
- Jika orang lain melakukan ini lebih baik daripada saya, saya berada dalam masalah besar,
- Saya tidak punya waktu untuk mengajari orang lain cara melakukannya,
Maka Anda perlu berpikir ulang bahwa Anda bukanlah Superman yang bisa mengerjakan segala sesuatu dengan baik. Jika Anda terus berpikir seperti itu, maka ada beberapa hal yang akan Anda rasakan:
- Rasanya tugas tidak ada habis-habisnya,
- Waktu untuk saya kurang, 24 jam terlalu pendek,
- Tingkat stress sudah sampai ke ubun-ubun deh …
- Kok, saya serasa diperbudak oleh pekerjaan…
- Keluarga saya mulai berteriak karena saya tidak ada waktu buat mereka,
Nah … beberapa ungkapan atau perasaan yang Anda rasakan merupakan indikator bahwa Anda harus mendelegasikan wewenang Anda. Selamat berbagi tugas dan tanggungjawab demi efisiensi, efektifitas dan kesehatan Anda. Salam
