Cara Memberikan Umpan Balik Efektif

Kecakapan Memberi Umpan Balik (Feedback Skills)

Di dalam kehidupan dan pekerjaan kita sering diharapkan kepada situasi yang menyenangkan atau sebaliknya. Apa yang kita harapkan terjadi bisa saja berjalan berbeda. Konflik kadang terjadi bukan karena beda pemahaman atau kepentingan tapi karena cara kita berkomunikasi. Juga ketika kita ingin mencoba meluruskan sesuatu yang menurut kita keliru atau tidak sesuai dengan komitmen di awal. Fokus dari tulisan ini adalah bagaimana agar kita bisa memberikan suatu masukkan berupa umpan balik atau feedback dengan cara yang positif agar yang kita sampaikan bisa diterima dengan baik oleh lawan bicara kita.

Umpan balik (feedback) terdiri dari umpan balik positif dan umpan balik negatif. Umumnya seseorang memberikan umpan balik positif secara langsung atau tidak menunggu lama. Misalnya ketika kita melihat teman kita melakukan kegiatan presentasi produk dengan baik, maka kita tidak akan ragu untuk menyampaikan pujian kita secara langsung.

Namun, ketika kita menyaksikan rekan kita melakukan suatu kegiatan yang kesannya kurang positif atau tidak sesuai standar perusahaan, kita cenderung agak sungkan untuk menyampaikan umpan balik negatif, karena khawatir akan memberikan akibat yang tidak mengenakan. Sebagai akibatnya umpan balik negatif sering dihindari, ditunda atau disamarkan. Padahal baik itu umpan balik positif maupun negatif sama pentingnya bagi kemajuan seseorang.

Pemberian umpan balik baik positif ataupun negatif perlu kita lakukan sebagai bentuk perhatian kepada seseorang. Hal itu akan menjadi tanggungjawab jika suatu umpan balik tidak kita berikan yang akibatnya akan merugikan organisasi atau perusahaan. 

Berikut pembaca bisa mencermati 6 (enam) cara agar pemberian umpan balik efektif yang dapat memberi dampak positif bagi yang orang yang kita inginkan perbaikan darinya.

Cara Mengembangkan Kecakapan Memberikan Umpan Balik

credit to Ted Learning

Ada 6 cara yang disarankan agar kita dapat memberikan umpan balik secara efektif, yaitu:

• Pusatkan kepada Perilaku Tertentu. 

Umpan Balik harus spesifik ketimbang umum yang membuat efektifitas umpan balik menjadi jauh berkurang. Jadi ketika rekan kita memiliki masalah dalam menjelaskan tabel atau grafik, maka fokus kita pada teknik membaca dan mencari benang merah dari tabel atau grafik, bukan tentang presentasi secara keseluruhan atau secara umum.

• Jagalah agar umpan balik tetap tidak menyentuh unsur Pribadi. 

Umpan Balik, khususnya yang negatif, tidak boleh bersifat pribadi serta memberi label. Misalnya ketika Anda mengamati rekan kerja Anda tidak konsisten dengan rencana atau cenderung mudah berubah; maka daripada anda mengatakan bahwa  ‘anda plin-plan’ maka lebih baik mengatakan, ‘anda telah mengubah keputusan tentang hal yang sama tiga kali dalam waktu satu jam’.

• Jagalah agar umpan balik tetap berorientasi Tujuan. 

Apapun isi umpan balik yang disampaikan tetaplah bertujuan untuk kebaikan bersama, dan jangan demi kepentingan diri sendiri. Tegaskan dalam niat dan kata-kata kita, bahwa umpan balik yang disampaikan adalah untuk kepentingan bersama atau organisasi.

• Waktu yang tepat. 

Pemberian umpan balik yang tepat adalah tidak lama sesudah seseorang melakukan sesuatu yang tidak sesuai standar. Tidak lama bukan berarti langsung dalam hitungan detik sesudah seseorang melakukan kesalahan, misalnya, tetapi ditunda beberapa saat dan disampaikan dengan memperhitungkan situasi dan juga kesiapan dari yang akan kita beri umpan balik. Tetapi menundanya sampai berhari-hari juga tidak tepat karena apa yang disampaikan bisa menjadi tidak aktual lagi.

• Yakinkan Pemahaman. 

Singkat, Padat, Tepat. Anda bisa meminta orang yang diajak bicara untuk meyampaikan pemahamannya terhadap umpan balik yang diberikan. Anda bisa menanyakan dengan beragam versi, namun tentu sebaiknya dengan pertanyaan atau pernyataan terbuka misalnya, ‘bagaimana menurut Anda yang saya sampaikan?,’kira-kira ada yang ingin ditanggapi?,’Apakah kita memiliki pandangan yang sama? Atau bagaimana?.’

• Arahkan Umpan Balik Negatif menuju Perilaku yang bisa Dikendalikan oleh si Pelaku. 

Jika seseorang melakukan kesalahan, sebaiknya tidak dikritik tentang kesalahannya tersebut, tetapi diarahkan pada faktor yang dapat dia kendalikan, sehingga kesalahan yang sebelumnya dia buat tidak terulang lagi. Artinya fokus pada kekuatan yang dia miliki yang bisa menjadi kendali terhadap hal yang keliru yang dia lakukan. 

Misalnya ketika rekan Anda cenderung keluar dari konteks ketika menjawab pertanyaan dari klien dalam suatu presentasi, maka kita sampaikan bahwa dia memiliki data yang lengkap dalam paparan dia. Anda mengingatkan bahwa dia lebih tepat menjawab dengan data lengkap yang ada pada paparannya.

Kesimpulan

credit to Linkedin

Memberikan umpan balik tidak dapat dianggap remeh karena akan timbul dampak yang negatif jika kita sampaikan dengan cara yang tidak tepat atau kita biarkan karena kita sungkan. Memberikan umpan balik dengan cara yang tidak tepat atau membiarkan sesuatu yang keliru tetap dilakukan rekan kerja atau teman kita,  maka dua duanya akan berdampak negatif baik bagi rekan kita atau lembaga yang terkait.