Arsip Keluarga merupakan arsip penting dalam keluarga yang dapat membantu dalam mengurus berbagai kepentingan seperti halnya mendaftar sekolah, mendaftar kuliah, mencari pekerjaan dan lain-lain. Arsip keluarga misalnya akta kelahiran, ijazah, paspor, kartu keluarga, sertifikat tanah, dan arsip lainnya yang dimiliki dan tercipta dalam keluarga.
Maka penting bagi setiap keluarga untuk menata arsip keluarganya sehingga ketika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Tetapi masih banyak masyarakat yang masih belum sadar untuk menata dan merawat arsip dengan baik sehingga ketika dibutuhkan akan lama untuk menemukannya. Bahkan ketika terjadi bencana alam jika masyarakat tidak segera sadar tertib arsip maka bisa jadi mungkin arsip keluarga akan rusak ataupun hilang.
Mahasiswa KKN Undip mengadakan sosialisasi sebagai upaya meningkatkan gerakan sadar tertib arsip dengan sasaran yaitu ibu-ibu. Para Ibu merupakan individu yang mengemban banyak tugas dalam keluarga dan paling telaten dalam mengurus rumah sehingga pengelolaan arsip keluarga menjadi salah satu tugas yang diemban oleh para ibu.
Kegiatan sosialisasi ini dilaksanakan pada pukul 13.00 hari minggu, 31 Januari 2021. Kegiatan Sosialisasi pengelolaan arsip keluarga bertempat di rumah masing masing ibu-ibu yang berada di wilayah RT 2 RW 2 Kelurahan Bulusan dengan memberikan sosialisasi mengenai arsip penting keluarga mulai dari menata dan merawat arsip dengan baik dan benar.
Pelaksanaan dilakukan secara door to door ke rumah warga. Mereka menyambut baik kedatangan mahasiswa dan mendengarkan dengan antusias. Pada program pengelolaan arsip keluarga ini mahasiswa KKN Undip menyampaikan mengenai apa itu arsip keluarga, jenis-jenis arsip keluarga, cara merawat arsip keluarga serta bagaimana manfaatnya apabila arsip tertata rapi. Dalam program kerja mengenai arsip keluarga disampaikan pula cara menyimpan arsip baik secara manual maupun dengan alih media atau digitalisasi dengan Menggunakan Aplikasi Arsip EMAS.
Cara menyimpan arsip diajarkan oleh mahasiswa KKN Undip yaitu mulai dari cara pertama yang manual (non digital) dengan menggunakan document Keeper dan mengklasifikasikannya berdasarkan subjek dan mengurutkannya berdasarkan waktu terciptanya arsip.Â
Cara kedua diajarkan yaitu menyimpan arsip keluarga dengan menggunakan Aplikasi Arsip EMAS (Arsip Elektronik Masyarakat). Arsip EMAS merupakan Aplikasi Arsip Keluarga yang dikembangkan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sehingga aplikasi ini dapat dipercaya keamanannya.Â
Dengan menggunakan Arsip EMAS maka masyarakat bisa memiliki back up arsip keluarga dan dapat membawa kemanapun arsip tanpa khawatir arsip akan hilang. Lalu mahasiswa membagikan booklet dan document keeper kepada ibu-ibu yang mengikuti kegiatan sosialisasi tersebut.
Dosen Pembimbing Lapangan: drg. Isniya Nosartika, MDSc., Sp.Perio
Penulis: Dewi Pujarwati (Ilmu Perpustakaan 2017/Fakultas Ilmu Budaya)
