Sinergi Mahasiswa Ilmu Perpustakaan Universitas Negeri Malang dalam Optimalisasi Pengelolaan Arsip di Perum Jasa Tirta I

Mahasiswa memiliki kesempatan besar untuk mendapatkan pengalaman dan pengetahuan baru melalui berbagai cara. Salah satunya melalui program magang yang dapat mendukung mahasiswa terlibat dan mendalami dunia kerja sesuai bidang masing-masing. Program magang menjadi pilihan Mahasiswa S1 Ilmu Perpustakaan Universitas Negeri Malang untuk mengembangkan diri pada Perpustakaan Perum Jasa Tirta I. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Surabaya Nomor 2A Kota Malang, dan berlangsung selama empat bulan yaitu pada 19 Agustus 2024 hingga 6 Desember 2024. 

Tim yang terlibat beranggotakan empat mahasiswa yaitu Devinna Anugrah Dinanti sebagai ketua tim, dan tiga anggota lainnya yaitu Aisyah Nuril Mawaddah, Baiq Asshaela Hirjani, serta Diah Saras Wati. Melalui keterlibatan tersebut, tim berhasil mengoptimalkan pengelolaan arsip pada Perpustakaan Perum Jasa Tirta I. Hal ini tentunya tidak terlepas dari peran Dr. Moch. Syahri, S.Sos., M.Si. sebagai dosen pembimbing, serta Ibu Diana Nur Rahma, S.IP. sebagai pembimbing lapangan yang mendampingi tim selama kegiatan magang berlangsung. 

Arsip menjadi kegiatan utama dalam pelaksanaan magang karena sejalan dengan tujuan Perpustakaan Perum Jasa Tirta I dalam proses optimalisasi pengelolaan arsip. Perlu diketahui bahwa pengelolaan arsip di Perum Jasa Tirta I telah mengalami perkembangan yang signifikan daripada tahun sebelumnya. Hal ini disampaikan oleh Ibu Diana.

Kalau soal arsip kita masih membangun, tapi alhamdulillahnya kalo dibandingkan dengan tahun lalu sekarang progressnya jauh lebih cepat.

Akan tetapi, peningkatan yang terjadi tidak dapat menghentikan proses perkembangan pengelolaan arsip karena terdapat berbagai kendala yang perlu diatasi demi tercapainya pengelolaan yang optimal. Karena itu, tim memiliki peran dan tanggung jawab untuk turut dalam pengelolaan arsip yang meliputi beberapa kegiatan berikut:

1. Penyortiran dan klasifikasi arsip

Kegiatan penyortiran dan klasifikasi arsip dilakukan berdasarkan subjek dan tahun arsip. Dengan cara ini, dokumen dengan subjek yang sama akan dikelompokkan dan diurutkan sesuai tahun pembuatannya. Langkah yang dilakukan memiliki tujuan untuk mencegah tercampurnya setiap subjek arsip, karena subjek yang tercampur dapat mengganggu proses temu-kembali arsip.

Dokumentasi Pribadi

Arsip sendiri memegang peran penting dalam menunjang pekerjaan pegawai Perum Jasa Tirta I, seperti arsip SPJ (Surat Pertanggungjawaban), surat pembebasan tanah, perjanjian kerja sama, dan dokumen lainnya. Dengan demikian, penting untuk memastikan dokumen mudah ditemukan dan dikembalikan sesuai tempatnya. Adapun tujuan lain dari penyortiran dan klasifikasi arsip yaitu untuk memisahkan dokumen arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif akan disimpan dalam boks atau lemari, sementara itu arsip inaktif akan diletakkan di gudang.

2. Melakukan rekapitulasi arsip

Rekapitulasi arsip merupakan kegiatan pendataan arsip yang dilakukan untuk mencatat dan memastikan ketersediaan, jumlah, serta lokasi arsip. Sebagai hasilnya, rekapitulasi arsip juga dapat membantu proses temu kembali arsip melalui data-data yang tersedia.

Dokumentasi Pribadi

Dalam pelaksanaannya, rekapitulasi arsip dilakukan setelah penyortiran dan klasifikasi arsip, maupun sebelum dilakukan alih media. Untuk itu, digunakan Spreadsheet agar dapat memudahkan tim dalam berbagi dokumen dan melakukan rekapitulasi arsip dengan lebih efisien. Beberapa hal yang menjadi dasar dalam rekapitulasi yaitu, nomor arsip (jika ada), tahun, judul/nama, serta lokasi arsip.