Pentingnya Management Perpustakaan

Pentingnya Management Perpustakaan Menggunakan Authority dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi

Desi Kholifah Fitriana

Universitas Muhammadiyah Ponorogo

desifiana379@gmail.com

Abstrak

Pada masa kemajuan teknologi saat ini, informasi menjadi hal yang tidak dapat dipisahkan dan sangat diperlukan dalam keseharian. Salah satu penunjang adanya pengadaan layanan informasi adalah perpustakaan. Perpustakaan terutama perpustakaan perguruan sebagai penyedia informasi dan pengetahuan, diharapkan mampu menyediakan sumber Pustaka dan informasi yang berkualitas sehingga dapat digunakan untuk memenuhi perpintaan pemustaka. Untuk itu diperlukan management perpustakaan dan penerapkan penggunaan authority. Authority sendiri dibagi menjadi 2, yaitu authority file dan authority control. Dimana keduanya digunakan untuk mengadakan tajuk seragam dan subjek seragam. Hal ini dilakukan agar memudahkan pustakawan maupun pemustaka untuk melakukan system temu kembali (retrieval).

Pendahuluan

Pada abad ke-21 ini, kita tidak asing lagi dengan teknologi dalam keseharian kita. Saat ini segala aktifitas yang dilakukan manusia pasti tidak pernah terlepas dari penggunakaan teknologi dalam melakukan pekerjaan ataupun dalam proses belajar-mengajar. Apalagi setelah terjadinya pandemic COVID-19 yang melanda hampir seluruh negara yang ada di dunia ini, manusia berbondong-bondong dalam memajukan teknologi informasi yang sangat diperlukan pada masa itu hingga terus berkembang pada saat ini. Hal ini dilakukan dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan manusia yang tiada habisnya.

Informasi merupakan salah satu kebutuhan manusia yang palinga mendasar dan penting. Semua kemajuan teknologi pasti tidak terlepas dari ilmu pengetahuan dan pengedaan riset dari perbagai ahli bidang yang kemudian nantinya akan berubah menjadi data dan nantinya akan didistribusikan kepada masyarakat luar dalam bentuk informasi. Seperti yang dikatakan oleh Crawford didalam Laloo (2002:10), beliau mengatakan bahwa "keperluan atas informasi sangat sulit dijabarkan dan dinilai karena menyertakan proses intelektual dengan tingkat pemahaman yang tentunya tidak sama."

Informasi dapat berupa data yang bermanfaat bagi pemustaka sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan dan menghapus keraguan dengan menggunakan data-data yang relevan. Bentuk dari penyebaran informasi sendiri terus berkembang, mulai dari yang awalnya menggunakan daun, kulit Binatang, kertas singga sekarang menggunakan media computer dan web. Hal ini berubah seiring dengan perkembangan teknologi dari masa ke masa serta keinginan manusia untuk terus merkembang dan hidup dalam kemudahan.

Dalam perkembangannya, informasi dapat dibagi menjadi 2, yaitu

• Tacit knowledge adalah sebuah pengetahuan yang tersimpan atau masih berupa angan-angan dalam otak manusia. Hal ini dapat dilakukan secara spontan dalam percakapan atapun padaa saat merenung sendiri.
• Explicit knowledge adalah sebuah pengetahuan yang telah diriset dan dijadikan sebuah data yang telah direkam dalam sebuah tulisan. Hal ini dilakukan oleh para ahli dalam rangka menemukan kebeneran dengan cara mengumpulkan data-data yang relevan kemudian diuji kebenarannya sebelum disebarkan ke halayak luas dalam bentuk data kembali ataupun dalam bentuk benda fisik yang dapat dimanfaatkan manusia.

Untuk menunjang kebutuhan informasi yang diperlukan adalah dengan melakukan digitalisasi perpustakaan. Dengan mengadakan kegiatan digitalisasi perpustakaan, setiap orang dapat  mengakses informasi secara online menggunakan internet dari mana saja dan kapan saja. Pemustaka tidak perlu ke perpustakaan untuk mencari bahan Pustaka yang mereka perlukan dan dapat melakukan di perncarian berbasis web selama mereka memiliki koneksi dengan internet. Untuk itu, pustakawan sebagai penggerak harus memiliki kesiapan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mengadakan digitalisasi perpustakaan.

Perpustakaan perguruan tinggi pada dasarnya adalah sebuah Lembaga yang berdiri dibawah perguruan tinggi tersebut. Adapun tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi sendiri adalah untuk digunakan sebagai penunjang, mendukung serta meningkatkan mutu dalam rangka melakasanakan program kegiatan yang diadakan oleh perguruan tinggi tersebut dengan mengadakan kegiatan pelayanan informasi serta mengadakan temu Kembali sesuai yang dibutuhkan oleh civitas akademis dan mahasiswa pergiruan tinggi tersebut.

Untuk itu dibutuhkan pustakawan yang mampu melakukan managent dalam melakasanakan digitalisasi perpustakaan. Wiji suwarno dalam bukunya "Organisasi Informasi Perpustakaan: Pendekatan Teori dan Praktik" mengemukakan bahwa management adalah sebuah kecakapan dalam rangka memadukan unsur-unsur dan elemen yang berperan serta pada suatu system dengan tujuan menggapai tujuan atau hasil yang telah dirancang. Management perpustakaan sendiri dilakukan karena ketidakmerataan dalam perbagian kerja yang efektif dan sering kali satu orang melakukan banyak pekerjaan dalam satu waktu.

Selain itu, management perpustakaan sendiri diadakan guna menerapkan kegiatan authority dalam perpustakaan. Authority digunakan untuk mengadakan kegiatan tajuk seragam. Hal ini dilakukan untuk melakukan pengendalian terhadap nama orang atau badan korporasi yang terdapat dalam tajuk-tajuk dalam proses pengkatalogisasian. Hal lain yang melatarbelakangi pengadaan kegiatan authority adalah untuk memudahkan untuk mengadakan system temu Kembali.

Pembahasan

Pada saat ini, telah banyak perpustakaan terutama perpustakaan perguruan tinggi yang telah menerapkan digitalisasi perpustakaan. Salah satu alasan perpustakaan perguruan tinggi melakukan digitalisasi perpustakaan selain untuk mengadakan temu kembali adalah karena pengadaan Tri Dharma pada civitas akademis. Hal ini perpustakaan berfungsi untuk mencari, mengumpulkan dan  menyediakan data informasi yang diperlukan oleh civitas akademi dalam menunjang kediatan penelitian ataupun kegiatan akademis lainnya. Selain itu, adanya trend World Class University (WCU) yang mendukung adanya pengadaan digitalisasi perpustakaan.

Dengan adanya kegiatan tersebut, perpustakaan perguruan tinggi perlu mengembangkan website serta kebijakan dalam penerapan teknologi informasi di kampus dan mewajibkan bagi sitiap bagian civitas akademi dan mahahasiswa perguruan tinggi tersebut untuk meng-upload hasil karya tulisan mereka di website repositori universitas. Hal ini dilakukan untuk meningkat sumber Pustaka yang ada di repositori universitas dan dijadikan sebagai tempat untuk mengumpulkan karya-karya dari civitas akademi dan mhasiswa perguruan tinggi. Selain itu, hal ini bisa menjadi ajang kesempatan yang mendorong mahasiswa untuk terus berkarya dalam kepenulisan karya ilmiah

Sumber Pustaka yang dapat dimasukkan dalam repositori universitas adalah karya ilmiah seperti e-jurnal, e-grey literature, e-book, dan e-local content; audio maupun video. Untuk itu perpustakaan sebagai penyelenggara kegiatan layanan informasi perlu meningkatkan kualitas layanan dan menyediakan informasi yang berkualitas serta dapat diuji keabsahan dari informasinya. Kualitas dari sumber Pustaka memainkan peran penting dalam menyokong proses kegiatan penelitian dan belajar-mengajar para civitas akademi dan mahasiswa perguruan tinggi tersebut sehingga diperlukan management baik dalam pelaksanaannya.

Sumber daya manusia memainkan peran penting dalam pelaksanaan management perpustakaan. Pustakawan yang baik adalah pustakawan yang memahami apa yang ditugaskan kepadanya sehingga terjadi pemerataan dalam tugas kerja dan tidak ada pustakawan yang menganggur. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam management perpustakaan yang biasa disingkat POAC, yaitu: (1) Perencanaan (planning); (2) Organisasi (organizing); (3) Pelaksanaan (actuating); (4) Pengendalian (controlling).

Wiji Suwarno dalam bukunya "Organisasi Informasi Perpustakaan: Pendekatan Teori dan Praktik" menyetakan bahwa management perpustakaan digital dikatakan ideal apabila memenuhi beberapa syarat, diantaranya:

• Memiliki tekat berani dalam mengokohkan Lembaga perpustakaan yang sesuai dengan fungsi jenisnya
• Meningkatkan mutu secara berkala dengan cara malakukan pelitahan bagi pustakawan
• Mengadakan kegiatan promosi dan dan mengadakan hubungan Kerjasama baik dengan seluruh pustakawan di dunia
• Mengadakan kegiatan pengenbangan dan pembinaan perpustakaan secara berkala mulai dari Teknik operasional dan system menejemen

Selain sumber daya manusia, pustakawan juga perlu menggunakan authority dalam melaksanakan management perpustakaan. Authority sendiri dibagi menjadi 2 bentuk, yaitu authority file (sebuah alat atau pengeturan yang dibuat untuk mengendalikan nama orang dan bandan korposrasi) dan authority control (mekanisme pengawasan atau pengendalian tajuk guna mengoptimalkan kegiatan temu kembali (retrieval)). Pengandaan authority diperlukan untuk mengadakan tajuk seragam (uniform heading) karena pengarang atau badan korporasi yang memiliki sebih dari satu bentuk nama sehingga diperlukannya tajuk yang mewakili agar memudahkan pemustaka pada saat pengadakan kegiatan temu kembali.

Pada pengendeksan subyek, tajuk bersinonim sering kali diperdebatkan. Maka dari itu diperlukannya penggunaan kosakata terkendali (controlled vocabulary) atau menggunakan Bahasa indeks. Contohnya pada pengguanaan:

PESAWAT TERBANG

x Kapal Terbang

xx KENDARAAN

maka taka pesawat ditetapkan sebagai tajuk subyek dan dibuat juga rujukan:

Kapal Terbang lihat PESAWAT TERBANG

KENDARAAN lihat juga PESAWAT TERBANG

Begitu juga dalam melakukan tajuk seragam nama pengarang. Sebagai contoh penggunaan nama Abdulrahman Wahid. Tajuk seragamnya adalah 'Wahid, Abdulrahman' dan bentuk nama lainnya adalah 'Gus Dur', maka bentuk tajuk:

Gus Dur lihat Wahid, Abdulrahman

Dari dapat diketahui pentingnya menerapkan authority dalam perpustakaan terutama dalam perpustakaan perguruan tinggi. Pelaksanaan authority juga tidak bisa membarang dilakukan. Namun juga harus sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. 

Perpustakaan dapat menggunakan peraturan AACR/AACR2, RDA atau sejenisnya. Di Indonesia penerapan authority file, terdapat Daftar Tajuk Nama Pengarang (Authority File of Indonesian Names) sedangkan penerapan authority control, terdapat dalam Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan Indonesia. Jadi setiap perpustakaan yang ada di Indonesia dapat merujuk tajuk seragam dan judul seragam sesuai yang telah ditetapkan.

Kesimpulan

Perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan untuk mencari, mengumpulkan, mengolah dan menyediakan sumber pustaka. Maka, untuk melancarkan kegiatan dan tugas di perpustakaan, diperlukan management yang baik untuk meningkatkatkan efisien dan efektivitas. Adanya authority control dan authority file adalah memudahkan pustakawan dan pemustaka untuk mengadakan kegiatan temu Kembali. Pengadaan keseragaman tajuk entri adalah untuk mengumpulkan pengarang, judul, subjek, dan jejakan dalam sutu tajuk entri.

Untuk mengadakan keseragaman tajuk entri tidak bisa dilakukan secara sembarangan dan perlu memerhatikan peraturan pengindeksan bibliografi seperti AACR/AACR2, RDA, MARC21 dan masih banyak lagi.