Hal mendasar dalam siklus akuntansi ini adalah perlindungan yang dilakukan oleh perusahaan---internal kontrol untuk meminimalkan peluang pencurian atau penyelewengan. Meski tidak berbeda dengan aspek lainnya siklus akuntansi, penting untuk mencatatnya di sini. Pada saat yang sama, konsep di baliknya kontrol adalah serupa untuk semua siklus. Secara khusus:
- Pemisahan dari tugas.
Ini adalah konsep mendasar akuntansi dan satu melalui yang perusahaan dapat mencegah banyak skema penipuan dengan memisahkan fungsi penitipan secara tepat, otorisasi, dan pencatatan. Untuk siklus penjualan dan piutang, hal ini berlaku untuk memisahkan fungsi kredit dan fungsi penjualan (sehingga memperkecil peluang pemberian kredit kepada pelanggan potensial yang tidak cocok untuk memaksa penjualan). Demikian pula pencatatan penjualan dan kuitansi dari pembayaran juga sebaiknya menjadi dipisahkan, sebagai sebaiknya rekaman penyesuaian Dan kredit memo.
- Perlindungan fisik atas aset.
Pada tingkat yang paling dasar, hal ini harus melibatkan pembatasan akses komputer berdasarkan hak akses yang diberikan kepada pengguna individu dengan kata sandi tertentu, kunci fisik, dan penggunaan kotak kunci bank untuk pembayaran nasabah. Daripada pembayaran datang langsung ke organisasi di mana pemrosesan uang tunai dan pembayaran akan diselesaikan oleh karyawan perusahaan- ya, semua pembayaran akan langsung masuk ke bank untuk diproses. Organisasi akan menerima batch salinan pembayaran diterima, bersama dengan lebih cepat mengakses ke milik mereka dana.
- Jejak audit (yaitu, dokumentasi transaksi yang memadai dan tepat). Seperti halnya siklus lainnya, siklus tersebut kebutuhan akan dokumentasi yang memadai dalam sistem akuntansi adalah hal yang mendasar. Minimal, ini harus menyertakan dokumen yang diberi nomor sebelumnya untuk pesanan penjualan, dokumen pengiriman, faktur penjualan, memo kredit, dansaran pengiriman uang (atau sistem komputer yang menetapkan nomor seperti yang dicetak, tetapi dengan memadai kontrol lebih mengakses terbatas oleh spesifik kata sandi untuk pengguna).
- Proses persetujuan.
Proses ini mencakup persetujuan kredit, persetujuan penghapusan, dan pengiriman produk. Salah satu karyawan yang memproses jenis transaksi ini harus mencari pemisahan kecepatan karyawan, mungkin A pengawas, ke menyetujui itu transaksi.
- Pemeriksaan independen terhadap sistem (baik oleh fungsi internal atau sumber luar).
Walaupun banyak perusahaan mempunyai fungsi audit internal, ada pula perusahaan yang tidak menganggap dirinya besar cukup untuk sistem seperti itu. Dalam kedua kasus tersebut, organisasi perlu memiliki independensi pemantauan. Hal ini setidaknya harus mencakup persiapan independen bank dan tindakan lainnya. menghitung rekonsiliasi, pengawasan, dan mungkin penggunaan akuntan luar sebagai tambahan memantau.
Teori COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) menyediakan kerangka kerja untuk membangun pengendalian internal yang efektif. PT ABC dapat menerapkan teori COSO untuk meningkatkan pengendalian internalnya dan mencegah fraud dengan cara:
Menetapkan Tujuan Pengendalian Internal
PT ABC harus menetapkan tujuan pengendalian internal yang jelas dan terukur.
Mengidentifikasi Risiko: PT ABC harus mengidentifikasi risiko fraud yang dihadapi perusahaan.
Menilai Risiko: PT ABC harus menilai risiko fraud yang telah diidentifikasi.
Menerapkan Aktivitas Pengendalian: PT ABC harus menerapkan aktivitas pengendalian untuk meminimalisir risiko fraud.
