Pentingnya Pengembangan Lembaga Pendidikan Melalui Sistem Inventarisasi Digital dalam Pengelolaan Sarpras

Pendidikan sangat penting dan berpengaruh kepada kehidupan masyarakat, baik kehidupan sosial dan kehidupan pribadinya. Pembangunan manusia seutuhnya melalui pendidikan diharapkan mampu mengembangkan potensi diri manusia agar mampu bersaing dalam perkembangan globalisasi. 

Lembaga pendidikan baik formal maupun non-formal, dituntut mampu melaksanakan fungsi manajemen dengan baik agar mampu mengatasi permasalahan tersebut dengan selalu mengembangkan diri.

Banyak pakar pendidikan berpendapat bahwa sumber daya manusia (SDM) sangat menentukan keberhasilan program pendidikan. Maka peningkatan kualitas performansi SDM, dalam hal ini para pendidik, mutlak harus dilakukan terus menerus sehingga mereka mampu mengelola proses belajar mengajar secara profesional. Namun hal ini tidak berarti bahwa unsur-unsur lainnya tidak begitu penting dalam pengelolaan organisasi pendidikan, sehingga memungkinkan organisasi dapat berkembang dengan baik.

Sarana dan prasarana merupakan salah satu bidang yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan sebuah organisasi pendidikan. Dengan adanya manajemen sarana dan prasarana yang baik, akan sangat menunjang teraktualisasinya kemampuan profesionalisme pendidik dan tenaga kependidikan bagi pengembangan organisasi pendidikan. 

Baca juga: Konsep Manajemen Pendidikan, Sistem dan Sumber Daya Pendidikan

Manajemen sarana dan prasarana yang merupakan aset organisasi dapat menunjang berhasilnya proses pembelajaran. Tanpa memiliki manajemen sarana dan prasarana yang baik, maka kemampuan profesionalisme guru dan manajemen sumber daya manusia lainnya tidak akan teraktualisasi dengan baik pula. Hal ini juga akan sama dalam keberhasilan tugas untuk organisasi lainnya selain sekolah.

Salah satu hal yang perlu dikembangkan dalam pengelolaan sarana prasarana adalah inventarisasi yang berbasis digital. Dengan memanfaatkan kemajuan teknologi di era Revolusi Industri 4.0, pengembangan inventarisasi digital ini diharapkan dapat membantu mempermuda pengembangan lembaga. 

Pengelolaan inventaris yang semula dilakukan dengan cara manual dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem sehingga proses memperoleh informasi akan lebih cepat dan akurat, serta pengarsipan akan lebih baik dan mudah diakses.

Adapun tujuan dari pengembangan inventarisasi digital ini adalah untuk meningkatkan pengelolaan administrasi yang baik, menciptakan manajemen sarana dan prasarana yang baik, dan dapat memberikan informasi yang akurat mengenai keadaan barang, jumlah, dan kebutuhan yang diperlukan sebagai sarana pendukung berlangsungnya pelaksanaan pendidikan. 

Dengan adanya sistem inventarisasi digital ini, diharapkan dapat memberikan dampak positif dalam pengembangan lembaga.

Baca juga: Strategi Lembaga Pendidikan Tinggi dalam Menghadapi Era Disruptif dan Pandemi Covid-19

Dalam rangka mencapai tujuan itu, dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu proses pengelolaan inventaris dengan sistem administrasi yang tertib dalam perencanaan, pencatatan pengadaan, penyimpanan, peminjaman, pengembalian, perawatan, dan penyusunan laporan. Program pengembangan sistem inventarisasi digital ini dapat dilakukan secara bertahap sebagai berikut:

• Perancangan dan pembuatan modul, yang terdiri dari: (a) Bekerjasama dengan pihak terkait untuk mengadakan analisis sistem, (b) perencanaan sistem, (c) pembuatan modul, (d) uji coba sistem, dan (e) pembuatan sistem dan peraturan.
• Pengadaan sarana untuk mendukung sistem inventarisasi digital, yang terdiri dari: (a) pembelian Camera Based Barcode Readers, (b) laptop, (c) software barcode, (d) pembuatan website, dan (e) glossy stiker paper.
• Pembekalan teknis personalia, dilakukan melalui kegiatan (a) pembuatan tutorial pemakaian, (b) training operator, (c) praktik aplikasi, dan (d) pelatihan bagi para postulan.
• Validasi data, yang terdiri dari (a) input data dan (b) edit data.
• Finishing, yang merupakan penyempurnaan akhir dari bagian-bagian yang kurang.

Baca juga: Formulasi Kebijakan dalam Dunia Pendidikan