Komunikasi Organisasi, Dulu dan Sekarang

Pendahuluan

Masyarakat kita saat ini sudah berubah dari masyarakat industri ke masyarakat informasi. Hal ini disebabkan karena perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat memungkinkan orang untuk mendapatkan informasi secara update dan real time. Perkembangan informasi yang cepat juga menstimulus perubahan yang cepat di berbagai sektor. Bahkan, sedemikian cepat dan mudahnya, sampai-sampai kita disebut mengalami information overload atau kelebihan informasi. Kalau kita mengenal junk food, maka kini kita mengenal junk information dan junk communication(Goldhaber, 1993),yaitu informasi dan komunikasi menyediakan konten tapi tidak mengisi/memberi makna.

Bidang ilmu komunikasi organisasi juga terdampak dengan kecepatan perubahan ini. Berkomunikasi di organisasi, dahulu di tahun 1800 sangat berbeda dengan tahun 1900 dan kini tahun 2000a. Perubahan ini seiring dengan pengenalan manusia terhadap mesin, alat berat, TV, Radio, koran, facsimile, email, internet, smatrphone, satelit, dsb. Hal ini karena komunikasi di dalam organisasi dipandang sebagai darah dari organisasi, atau perekat organisasi, atau jarum yang menyulam sistem organisasi (Goldhaber, 1993).

Definisi Komunikasi Organisasi

Menurut Goldhaber (1993), komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan bertukar pesan di dalam jaringan hubungan interdependen untuk mengatasi ketidakpastian lingkungan. Ada tujuh konsep dalam komunikasi yaitu proses, pesan, network, interdependen, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian. Organisasi didefiniskan sebagai sistem terbuka yang dinamis, yang memungkinkan penciptaan dan pertukaran pesan antar anggota serta antara anggota dan lingkungannya.

Sedangkan Deetz (dalam Jablin dan Putnam, 2001: 4-5) mendefinisikan 3 cara yang berbeda dari komunikasi organisasi:

Dilihat dari perkembangan komunikasi organisasi sebagai bidang ilmu di departemen komunikasi dan atau asosiasi komunikasi. Dari sisi ini, studi komunikasi organisasi adalah segala aktivitas yang dilakukan oleh anggota divisi atau penerbit dari jurnal terkait. Komunikasi organisasi dapat dilihat dari apa yang dipelajari dan diterbitkan, jumlah mahasiswa yang meneliti di bidang ini atau melanjutkan studi di bidang yang sama, jumlah pekerjaan yang tersedia.

Dilihat dari komunikasi sebagai fenomena di dalam organisasi. Dari sisi ini, seseorang yang melihat atau berbicara tentang organisasi berarti sedang mempelajari komunikasi organisasi. Orang-orang dari berbagai disiplin ilmu dapat mempelajai fenomena tersebut (multidisiplin).

Melihat komunikasi sebagai cara menjelaskan organisasi. Teori komunikasi dapat dipergunakan untuk menjelaskan produksi struktur sosial, kondisi psikologis, kategorisasi anggota, pengetahuan, dsb. Fokusnya adalah pada proses pengorganisasian melalui interaksi simbolis. Ketertarikannya bukan pada teori komunikasi organisasi tetapi pada produksi teori komunikasi dari organisasi.

Deetz memilih cara ke-3 karena produksi ranah ini sebagai unit akademik dan komunikasi sebagai sebuah fenomena adalah saling terkait. Pandangan ini memungkinkan analisis yang lebih dalam yang dapat menunjukkan produksi kajian-kajian yang berbeda.

Review Komunikasi Organisasi, Dahulu dan Sekarang

Komunikasi organisasi mengalami perjalanan historis dari masa ke masa. Goldhaber dan Barnett (1995) membagi perkembangan komunikasi organisasi dalam dua bahasan. Pertama yaitu periode 1900-1970an dan kedua 1970an sampai dengan sekarang. Konsep komunikasi organisasi diturunkan dari tiga hal berikut:

-Doktrin retorika tradisional

-Teori hubungan manusia yang lama

-Berbagai komponen dari teori manajemen organisasi.

Sebagai bidang ilmu akademik, komunikasi organisasi relatif termasuk pendatang baru dibandingkan dengan bidang ilmu lain yang lebih dulu ada, misalnya sains. Para ilmuwan  komunikasi sampai dengan tahun 1980an masih bertanya pertanyaan fundamental:

Apakah bidang komunikasi organisasi ini bisa diidentifikasi?

Jika bisa diidentifikasi, lalu menginduk ke siapa? Apakah ke bidang komunikasi oral/speech? Komunikasi? Bahasa? Komunikasi bisnis? Perilaku organisasi?

Mereka mengusulkan komunikasi organisasi adalah teori komunikasi yang diaplikasikan dalam organisasi.

Tiga penulis mengklasifikasikannya ke dalam komuniasi manajerial, namun tetap tidak menjawab induk utama dari komunikasi organisasi.  Studi yang dianggap modern tentang komunikasi organisasi adalah yang dilakukan oleh Heron di tahun 1942 dalam bukunya Sharing Information with Employees.

Ada pembagian 3 periode besar dalam perkembangan keilmuan komunikasi organisasi sebagai berikut:

-Era persiapan: antara tahun 1900 sampai skeitar 1940 (tahun transisi 1938-1942)

-Era identifikasi dan konsolidasi: sekitar tahun 1940 hingga 1970 (tahun transisi 1967--1973)

-Era kedewasaan dan inovasi: tahun 1970 dan seterusnya

Buku tertua di bumi, the Precepts dari Ptah-hotep, ditemukan di jaman Firaun di negeri Mesir Kuno. Di masa inilah disebut pertama kalinya ada organisasi administrasi. Kemudian Aristoteles menulis Rhetoric sebagai salah satu tonggak studi tentang persuasi. Machiavelli menulis Prince dan disebut sebagai pembahas awal retorika administratif. Buku pertama Dale Carnegie terbit tahun 1926 atau 10 tahun sebelum "How to Win Friends and Influence People".

Dalam periode 1900 -- 1970an, ada beberapa tema yang berkembang dalam studi komunikasi organisasi.

Perilaku Individu, memahami sumber komunikasi efektif dari individu-individu organisasi. Area studi yang berkembang antara lain: wacana struktur, teori retorika tradisional, interaksi interpersonal, dll

Sistemik Operasional, memahami keseluruhan efektivitas organisasi tanpa melihat individu, tetapi lebih ke struktur dan sistem organisasi, misalnya: proses, channel, dll, antara lain: komunikasi internal, corporate communications, dsb.

Dalam periode 1940-1960, terjadi perkembangan signifikan dengan ditulisnya disertasi Ph.D pertama tentang bidang ini oleh Keith Davis berjudul "Channels of Personnel Communication within the Management Setting" pada tahun 1952. Tahun-tahun setelah Perang Dunia ke-2 berakhir, banyak ilmuwan yang kembali ke kampus dan menerbitkan artikel ilmiah yang penelitiannya dilakukan saat masa perang. Tomplins kemudian mengklsifikasikan riset komunikasi organisasi dalam beberapa bagian sebagai berikut:

- Saluran komunikasi formal

- Downward-directed communication

- Perbedaan media yang relatif efektif

- Upward directed communication

- Komunikasi horisontal

- Komunikasi, suopervisi, dan hubungan manusia

- Pengumpulan data dan pengukurannya

- Saluran komunikasi informal

Benturan Identitas: Emergensi Komunikasi Organisasi Sebagai Sebuah Bidang Studi

Artikel Charles Redding (dalam McPhee & Tompkins, 1985)  ini membahas runtutan historis perjalanan studi atau riset komunikasi organiasi. Diawali dari akar dari teori komunikasi organisasi yang diidentifikasi dalam beberapa terminologi berikut:

- Business english

- Pidato bahasa inggris

- Kemampuan komunikasi dasar

- Kursus Dale Carnegie

- Psikologi industri (1910-1940an)

- Teori manajemen tradisional

- Jurnalisme industri

- Proto-human relations

Kapan pertama kali kata organizational communication ditemukan? Contoh terdekat adalah HA Simon yang menulis dalam bukunya Administrative Behavior (1945) yang mendiskusikan tentang organization communications system. Kemudian Bavelas and Barrett (1951) mengemukakan bahwa komunikasi adalah esensi dari aktivitas terorganisir dan proses dasar dari semua fungsi. Minimal ada 3 dimensi: 1) konten pesan, 2) teknik dan 3) channel/saluran. Label organizational communication menjadi signifikan pada tahun 1960an. Saat itu diselenggarakan Conference on Organizational Communicationdi Alabama tahun 1967.

Charles Redding menyebutkan Perkembangan 1942-1947 sebagai Seminal Years. Tokoh yang berperan adalah Alexander R. Heron yang pertama kali menulis "Sharing Information with Employees" yang diterbitkan oleh Stanford University Press tahun 1942. Hal ini juga disebutkan oleh Goldhaber dan Barnett (1985) di bagian sebelumnya.

Pengaruh Kursus Komunikasi di Masa Perang. Dipublikasikan dalam Quarterly Journal of Speech antara lain:

- Speech Training of Army and Naval Officers (1943)

- Public Speaking in The Army Training Program (1943)

- Discussion Methods in War Industry (1945)

Kemudian dikenal bahasan tentang dampak TWI (Training Within Industry). Tujuan dari TWI adalah melatih jutaan pekerja di industri perang agar lebih produktif dan efisien. Pada periode kristalisasi (1948-1958) ini, banyak publikasi diluncurkan tentang topik komunikasi organisasi. Kemudian dimulainya program master dengan pusat kajian dalam bidang speech. Lalu munculnya studi doktoral di bidang yang sama. Pada periode ini, berbagai konsep dan diskursus tentang komunikasi sudah mulai mengkristal atau mengerucut.

Pemetaan Pendekatan Kajian Komunikasi Organisasi

Dalam buku Jablin & Putnam (2001), disebutkan ada banyak skema yang ditawarkan dalam pemetaan kajian komunikasi organisasi, antara lain:

Wert-Gray, membahas 3 area kerja dominan:

arus informasi dan kanal;

- iklim;

- superior/subordinat.

- Putnam dan Cheney, membahas tentang:

- kanal;

- iklim komunikasi;

- superior/subordinat;

- analisis jaringan;

- media komunikasi dan perspektif lain yang muncul.

Allen, Gotcher, dan Seibert, dengan  17 area kerja, yaitu:

- relasi interpersonal;

- keterampilan komunikasi;

- budaya dan simbolisme;

- arus dan saluran informasi;

- kekuasaan dan pengaruh;     

- pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah;

- jejaring komunikasi;

- gaya komunikasi dan manajemen;

- keterkaitan lingkungan komunikasi;

- teknologi;

- bahasa dan pesan;

- struktur;

- ketidakpastian dan kualitas informasi;

- grup;

- etika;

- antarbudaya;

- iklim.

Dari sekian banyak skema tersebut, ada beberapa preferensi yang ditunjukkan:

• Preferensi yang berorientasi topik, yaitu mengasumsikan dan mereproduksi pandangan tertentu tentang komunikasi dan organisasi.
• Preferensi pada alat pengumpulan data yang membentuk isi kajian tersebut

Alternatif dari Perspektif Komunikasi

Pertanyaan kunci yang disampaikan dari dimensi ini adalah, di mana dan bagaimana konsep riset Gambar di samping menunjukkan empat kuadran dengan dua sumbu bersilangan. Yang horizontal adalah sumbu elite/apriori di sebelah kanan, dan local/emergent di sebelah kiri. Kemudian di atas adalah Disensus dan dibawah adalah Konsensus. Diagram ini menunjukan perhatian pada relasi antara riset dan tatanan sosial yang ada. Konsensus dan disensus tidak dimaknai sebagai kesepakatan dan ketidaksepakatan melainkan lebih kepada persentasi kesatuan atau perbedaan, keberlanjutan atau penghentian wacana yang berlaku.

Orientasi Penelitian Komunikasi Organisasi

Orientasi penelitian dalam studi komunikasi organisasi mengikuti pola kajian-kajian berikut ini (Jablin & Putnam, 2001):

-Kajian normatif: yaitu menerima organisasi sebagai objek yang terbentuk secara alami dan terbuka pada deskripsi, prediksi dan kontrol.

-Kajian interpretif: membahas organisasi sebagai setting sosial, komunitas tertentu yang berbagi karakteristik penting dengan komunitas lainnya. Tujuan dari kajian interpretif adalah menunjukkan bagaimana suatu realitas diproduksi secara sosial

-Kajian kritis: memandang organisasi secara umum sebagai pencapaian kreasi sejarah sosial di dalam sebuah pergulatan dan relasi kekuasaan. Organisasi dipandang sebagai wilayah politik, oleh karenanya teori sosial, khususnya teori decision makingdi ruang publik dipandang tepat.

-Kajian dialogis: perspektif bersandar pada serangkaian tulisan filosofis yang umumnya berasal dari Perancis, menekankan pada isu-isu dan konsep-konsep fragmentasi, teks, dan perlawanan. Konsen pada ketidaksamaan dan dominasi dalam pembuatan keputusan organisasi. Dominasi dipandang sebagai sesuatu hal yang cair, situasional, dan tidak bertempat serta tak memiliki asal.

Riset Komunikasi Organisasi

Riset komunikasi organisasi yang berkembang bisa dilihat dari berbagai hal berikut ini:

Sebagai tindakan retoris, yaitu serangkaian strategi simbolik yang membentuk komunitas wacana dan memberikan informasi kepada komunitas itu pula.

Untuk memahami komunitas ini, berarti harus mempelajari proses transformasi simbolik, yaitu transformasi yang terjadi karena tekanan intrinsik dan ekstrinsik terhadap bahasa komunitas di mana tekanan dan ketidakcocokan tersebut harus diatur secara komunikatif jika komunitas ingin berlanjut.

Pada dekade 1985-1995 riset komunikasi organisasi meningkat didominasi oleh riset yang berorientasi pada struktur. Dua tren penelitian yang paling penting adalah model-model hambatan dan perspektif yang berseberangan dengannya.

Keberagaman pandangan dalam riset komunikasi organisasi muncul karena adanya asumsi-asumsi dasar yang berbeda dan berlawanan.

Muncul doktrin "eclecticism" yang memungkinkan komunitas peneliti menghindari fragmentasi dengan mendorong adanya ragam paradigma tertutup yang hidup berdampingan.

Doktrin ini, di satu sisi menghasilkan kajian ilmiah yang pesat tetapi di sisi lain menghalangi kritik terhadap asumsi fundamental dan meruntuhkan dialog yang memungkinkan adanya transformasi lanjutan.

Tekanan eksternal terhadap transformasi simbolik berasal dari perubahan yang terjadi dalam iklim intelektual dan/atau lingkungan sosial ekonomi yang berdampak terhadap apa yang kita lakukan, bagaimana kita berpikir, dan komunitas seperti apa yang dapat kita bentuk.

Delapan Perspektif dalam Literatur Wacana dan Komunikasi

Berikut ini adalah delapan perspektif dalam literatur wacana dan komunikasi:

Sosiolinguistik: berpusat pada kajian bahasa sebagai sistem tanda yang menunjukkan variable struktur organisasi statis, komunitas pekerjaan, dan gender / kelas.

Analisis pembicaraan (conversation): fokus pada sintaksis dan kualitas pembicaraan, memperlakukan percakapan sebagai sebuah prestasi.

Kognitif linguistik: menggeser fokus dari bahasa kepada makna yang dimiliki pengguna bahasa; oleh karena itu, pengorganisasian merupakan proses pemaknaan bersama oleh wacana.

Pragmatis: yaitu wacana menghasilkan pengorganisasian melalui ucapan sebagai tindak tutur, yang membentuk komunitas penutur, melakukan percakapan, bercerita, menegosiasikan perintah, dan memberlakukan urutan dan pola interaksi.

Semiotik menekankan pada sistem tanda dan bagaimana bahasa ditunjukkan melalui pola pemaknaan di tempat kerja, sistem panggilan darurat, dan imej perusahaan.

Analisis retorika yang menyoroti makna, teks, dan konteks sebagai ciri khas analisis bahasa.

Kajian bahasa kritis: konteks memiliki peran dominan, dasarnya adalah fokus kepada kekuasaan dan kontrol, studi kritis yang menyoroti narasi pembicaraan, ritual dan teks, perbincangan setiap hari, dan kontradiksi di dalam organisasi.

Analisis bahasa postmodernisme, yang memperlakukan wacana sebagai seperangkat hubungan di mana makna bergeser melalui fragmentasi, ambiguitas, dan paradoks, termasuk dekonstruksi buku teks populer dan praktisi, dialog sebagai teks, dan kaitan antara teks dan percakapan.

Perkembangan Studi Komunikasi Organisasi Terkini

Perkembangan studi tentang komunikasi organisasi secara modern sudah berkembang sangat pesat. Berikut contoh beberapa risetnya. Pada tahun 1950, presiden dan CEO dari 100 perusahaan besar dunia merumuskan empat masalah komunikasi utama (Goldhaber, 1993), yaitu:

-Penggunaan media komunikasi yang dianggap tidak cukup

-Kurangnya kemampuan komunikasi dari personil organisasi

-Tidak mau memberi informasi ke bawahan oleh manajemen (downwardcommunication)

-Kesempatan kecil untuk berkomunikasi ke atas/manajemen (upward communication)

Kemudian ada hasil studi tahun 1980 yang dilakukan terhadap 16 organisasi besar dunia tentang masalah komunikasi di organisasi:

-Karyawan mendapat informasi yang tidak cukup tentang tugas dan organisasi

-Manajemen tidak memfollow up pesan atau feedback dari karyawan

-Pesan dikirim terlalu cepat atau terlalu lambat

-Isu atau rumor yang berkembang karena kurang keterbukaan dan keterusterangan

-Saluran impersonal menggantikan kontak langsung

-Kurangnya input karyawan thd pengambilan keputusan

Oleh karena itu, memperbaiki komunikasi organisasi artinya memperbaiki organisasi. Kegagalan dalam berkomunikasi (failure to communicate, atau communication breakdown) akan bisa berakibat fatal bagi organisasi. Zelko (dalam Goldhaber, 1993) mengemukakan komunikasi organisasi sebagai sistem interdependen baik internal (upward, downward, horizontal) dan eksternal (PR, sales, advertising). Zelko & Dance mengemukakan beberapa skill komunikasi dalam bisnis antara lain: membuat pidato, mendengarkan, menginterview, counseling, konferensi, menjual, dan melakukan persuasi.

Menurut Thayer (dalam Goldhaber, 1993), ada tiga macam sistem komunikasi dalam organisasi:

-Komunikasi operational yaitu yang berkaitan dengan tugas dan data organisasi

-Regulatory, berupa instruksi atau arahan

-Pemeliharaan dan pengembangan (PR, hubungan karyawan, iklan, dan training)

Sedangkan menurut Greenbaum, komunikasi terbagi dalam dua bentuk, yaitu komunikasi formal (sesuai struktur dan hirarkis), dan komunikasi informal yang tidak struktural.  Yang menarik adalah pembahasan tentang Hukum Wiio. Konsep ini dikemukakan oleh Profesor Osmo Antero Wiio, seorang profesor ekonomi di Universitas Helsinki, dan juga anggota parlemen Finlandia. Hukum Wiio menyatakan bahwa komunikasi biasanya gagal, kecuali karena kecelakaan. Aturan lengkap adalah sebagai berikut:

Komunikasi biasanya gagal, kecuali secara tidak sengaja.

-Jika komunikasi bisa gagal, itu akan terjadi

-Jika komunikasi tidak bisa gagal, biasanya masih banyak yang gagal

-Jika komunikasi nampaknya berhasil dengan cara yang diinginkan, ada kesalahpahaman

-Jika Anda puas dengan pesan Anda, komunikasi pasti gagal

-Jika sebuah pesan dapat ditafsirkan dengan beberapa cara, maka akan ditafsirkan dengan cara yang memaksimalkan kerusakan.

-Selalu ada seseorang yang tahu lebih baik dari Anda dan apa yang Anda maksud dengan pesan Anda.

-Semakin kita berkomunikasi, semakin buruk hasil komunikasinya. Semakin kita berkomunikasi, semakin cepat salah paham tersebar

-Dalam komunikasi massa, yang penting bukanlah bagaimana keadaannya tapi menjadi bagaimana nantinya.

-Pentingnya sebuah berita berbanding terbalik dengan kuadrat jaraknya.

-Semakin penting situasinya, semakin besar kemungkinan Anda melupakan hal penting yang Anda ingat beberapa saat yang lalu.

Meskipun hukum ini terdengar lucu, namun sangat berguna saat merancang alat komunikasi berbasis komputer untuk manusia.

Penutup

Komunikasi berfungsi sangat esensial dan informasi berperan penting agar komunikasi bisa berjalan secara efektif. Saat ini, siapa pun orang yang memegang informasi, maka dia yang 'berkuasa'. Informasi ini didapatkan salah satunya melalui studi atau riset komunikasi organisasi sehingga didapatkan insights atau pelajaran penting untuk diterapkan. Contoh sederhana pemanfaatan unsur komunikasi dan informasi yaitu feedback karyawan terhadap perusahaan/ organisasi. Riset yang dilakukan oleh Clampitt & Downs (dalam Goldhaber, 1993) menunjukkan bahwa feedback dari staf dapat meningkatkan produktivitas kerja secara signifikan. Studi-studi seperti inilah yang diharapkan akan lebih banyak berkembang di masa mendatang.

Daftar Pustaka

 

Jablin, F. & Putnam,L., The New Handbook of Organizational Communication: Advances in Theory, Research, and Methods,Sage Press, California, 2001

McPhee, Robert D., & Tompkins, Philip K., Organizational Communication: Traditional Themes and New Directions,Sage Publications,Beverly Hills, 1985

Goldhaber, Gerard, & Barnett, George A., Handbookof Organizational Communication,Ablex Publishing ,New Jersey, 1995

Goldhaber, Gerard., Organizational Communication,McGraw-Hill Publishing, Boston, 1993