Penggunaan Google Data Studio untuk Mengolah Data Peserta Seminar

Era digital saat ini hampir semua orang pernah menggunaan aplikasi formulir daring. Seperti halnya penggunaan Google Form, dan lainnya. Lalu pernahkan mengalami kesulitan dalam mengelola data peserta pelatihan yang melibatkan ratusan bahkan ribuan partisipan? atau pernahkah merasa kesulitan dalam menggunakan dan memanfaatkan data tersebut? Tulisan kali ini akan mencoba untuk membahas bagaimana mengelola data supaya dapat dikelola dan diakses dengan mudah.

Saat ini penulis mengelola data webinar yang diselenggarakan oleh PGRI Provinsi jawa Barat dan kerjasama dengan Telkom Indonesia. Kegiatan telah dilaksanakan selama 2 tahap. Tahap pertama sudah dimulai pada tanggal 13-14 Maret 2021 dan tahap kedua pada tanggal 8-9 April 2021. Peserta webinar merupakan terdiri dari komponen guru di berbagai  jenjang. Mulai dari guru PAUD, RA, TK, SD, MI, SMP, MTs, SMA, MAN, SMA dan MAK.

Pengumpulan data dimulai dari pembuatan link Pendaftaran dengan menggunakan google forms seperti biasa. Pada saat membuat pertanyaan harus selalu menuliskan biodata dasar setiap peserta. Dimulai dari pertanyaan Nama, no whatsapp, email dan domisili. Yang menarik disini adalah bagaiamana pemilihan respon itu akan dibuat untuk memudahkan dalam pengolahan data. 

Berikut ini adalah tips dan trik dalam membuat formulir daring yang akan memudahkan dalam proses pengolahan data:

• Penggunaan respon jawaban pendek/short answer. Pemilihan respon ini lebih tepat untuk jenis pertanyaan nama lengkap, nomor whatsapp, alamat e-mail, alamat rumah, nama instansi
• Penggunaan respon dropdown. Biasanya lebih berfokus kepada data yang sudah ditentukan klasifikasinya, seperti kelas, jenjang sekolah, nama kecamtan, nama kabupaten, nama provinsi dan lain sebagainya.
• Penggunaan respon date. Akan lebih berfokus pada tanggal lahir, atau pemilihan waktu pelaksanaan.

Beberapa tips diatas akan sangat memudahkan dalam mengelola data dalam 1 kegiatan yang melibatkan puluhan bahkan ribuan data yang masuk. Sehingga pada saat ditampilkan akan lebih mudah dalam proses penyajiannya. Di bawah ini adalah contoh dari penyajian data yang digunakan pada saat pendataan peserta webinar. 

Pemanfaatan google data studio (Dokpri) 

Dalam cara penyajian lainnya adalah bagaiamana data peserta pendaftar dapat disajikan secara lebih mudah dibaca. Sehingga saat berlangsung kegiatan yang harus dikelola secara langsung maka akan sangat memudahkan untuk menghubungi peserta, memberikan link akun zoom yang harus digunakan dan lain halnya. Beberapa informasi yang disajikan tidak harus memuat data secara keseluruhan, fokus utama adalah bagaimana tampilan data studio tersebut sesuai kebutuhan pengelolaan. Kita dapat melihat data sederhana yang dapat terlihat pada gambar di bawah ini.

Tampilan sederhana informasi peserta webinar (Dokpri) 

Itulah sedikit tulisan pembuka untuk memanfaatkan Google Data Studio dalam pengelolaan sebuah data. Tentunya akan sangat bermanfaat apabila dalam mengelola dan mengolah data dari puluhan sampai ribuan data yang dikelola cukup dalam 1 tampilan layar laptop atau smartphone yang digunakan. Sehingga akan sangat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolan dan pengolahan data yang digunakan. Semoga bermanfaat.