Aplikasi Excel Untuk Penggunaan Multi User

Microsoft Excel adalah toolsyang dapat digunakan untuk menjadi solusi dalam operasional dan manajemen bisnis. Hampir semua bisnis, sadar atau tidak sadar, memakai data dalam menjalankan berbagai hal dalam bidang organisasinya, yang  membuat excel sebagai pengolah data yang sangat fleksibel untuk dibentuk sesuai kebutuhan pengguna berpotensi menjadi katalisator dalam proses bisnis. Kebanyakan Microsoft Excel digunakan sebagai toolsindividual untuk mempercepat kinerja pengolahan data, namun ada potensi dari excel juga untuk digunakan secara multi user. Hal ini tentunya akan sangat meningkatkan kapabilitas excel, di mana pembuatannyatidak sesulit aplikasi web untuk mengakomodasi multi user namun bisa digunakan dengan sama baiknya. Ada tiga cara yang saya ketahui untuk mengadaptasi excel sehingga memiliki kemampuan dipakai oleh berbagai pihak.

Cara pertama adalah dengan menggunakan google spreadsheet. Sudah pernah saya ungkapkan di artikel sebelumnya bahwa google spreadsheet dapat menjadi solusi untuk mengadaptasi excel ke lingkungan multi user. Tampilannya yang hampir sama dan kemampuannya mengimpor file excel untuk kemudian diadaptasi ke dalam tampilan google spreadsheet menjadikannya sebagai salah satu pilihan utama bagi para pengguna excel. Selain itu, google spreadsheet juga memungkinkan user-usernya untuk melakukan editing file dalam waktu bersamaan. Namun, jika excel tersebut menggunakan macro maka user harus menguasai bahasa pemrogramman javascript jika ia ingin untuk tetap menggunakan macro tersebut dalam lingkungan google spreadsheet (namun seharusnya tidak menjadi masalah bagi seorang pelaku pemrogramman). Selain itu, google spreadsheet tidak bisa melakukan pivot table, salah satu fitur andalan dalam excel.

Cara kedua adalah dengan menggunakan document sharingdalam local area networkyang dimiliki suatu organisasi. Cara ini bisa jadi merupakan cara yang paling simpel karena kita hanya perlu menaruh file excel yang sudah kita formulasi pengolahan datanya ke dalam folder di mana document sharingbisa dilakukan. Namun salah satu kelemahan utamanya adalah ia tidak mengijinkan editing dalam waktu bersamaan oleh multi user. User perlu melakukan editing secara bergantian untuk mengakomodasi keterbatasan excel yang dibuat multi user dengan cara ini. Memang ada pilihan opsi dalam excel untuk membuatnya bisa dibuka secara bersamaan oleh dua atau lebih user, namun hal ini tidak disarankan karena dapat menyebabkan kebingungan yang cukup besar dalam penggunaannya.

Cara ketiga adalah dengan mengunggah excel ke dalam bentuk excel web app dan menyimpan datanya ke dalam bentuk SQL. Cara ini membuat user excel dapat mengakses data excel dalam web browser yang mereka punyai dan tentunya menguntungkan jika data-data yang dimiliki memerlukan database besar sehingga pengoperasiannya tidak menjadi berat. Namun cara ini memiliki kelemahan dalam hal pemrogramman macro VBA. Penggunaan excel web app dan SQL membuat macro VBA tidak bisa digunakan dan hal ini tentunya menjadi pertimbangan besar bagi para pengguna yang biasa menggunakan macro VBA dalam keseharian penggunaan pengolahan data excel mereka.

Berdasarkan pendapat saya sendiri, tentunya cara-cara ini perlu digunakan masing-masing sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi. Pertimbangannya adalah dua, macrodan skala keperluan multiuser. Jika macrobukan menjadi kebutuhan utama, maka excel web app dan SQL bisa menjadi pilihan. Namun jika macro sangat diperlukan, maka mungkin google spreadsheet bisa menjadi pilihan terbaik dengan penggunaan javascript untuk mengakomodasi codingVBA. Cara dengan document sharingsendiri bisa digunakan jika tidak diperlukan editing dalam waktu bersamaan oleh para usernya   

Tertarik untuk mempelajari lebih jauh mengenai sistem berbasis excel yang bisa digunakan secara multi user atau mungkin mempelajari hal lainnya yang bisa ditingkatkan produktifitasnya melalui program berbasis Excel? Silahkan kunjungi Compute Expert atau email ke compute.group@gmail.com, terbuka bagi yang ingin diskusi atau konsultasi mengenai program berbasis Excel tersebut . J

Bagaimana menurut Anda sendiri mengenai praktek program berbasis Excel untuk peningkatan produktifitas di berbagai area perusahaan? Mempunyai cara lainnya untuk melakukan multi user excel dengan lebih baik? Silahkan email ke compute.group@gmail.com juga atau komentari artikel ini untuk diskusi.