Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik menyatakan pemanfaatan  teknologi informasi berperan penting dalam perdagangan dan pertumbuhan perekonomian nasional untuk kesejahteraan masyarakat yang berdampak dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik.Â
Secara spesifik, pasal 107 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 menjelaskan, pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik bertujuan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat, memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, mendukung proses monitoring dan audit, serta memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.
E-procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi (internet) dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan. Pengadaan tersebut meliputi barang baik yang berwujud maupun tidak berwujud serta bergerak maupun tidak bergerak yang dapat diperdagangkan, dipakai, atau dimanfaatkan oleh pengguna barang.
Pengadaan juga meliputi jasa konstruksi yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya, jasa konsultasi yang membutuhkan keahlian tertentu di berbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir, serta jasa lainnya yang membutuhkan kemampuan tertentu dan mengutamakan keterampilan dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultasi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang.
Teknologi informasi dalam e-procurement digunakan untuk melakukan pengolahan data, pengadaan hingga ke proses pembuatan laporan. Proses e-procurement meliputi identifikasi kebutuhan awal dan spesifikasi oleh penguna melalui pencarian. Procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya yang memesan barang tersebut. Barang tersebut berkaitan dengan kepentingan publik dan privat.
Public procurement adalah proses akuisisi yang diadakan pemerintah atau institusi publik lainnya untuk mendapatkan barang dan jasa secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Privat procurement adalah pengadaan barang yang dilakukan institusi swasta atau perusahaan. Public procurement dibagi menjadi direct procurement (motivasi pengusulan dan pengadaan barang dan jasa berasal dari pelaksana pengadaan sekaligus pengguna) dan catalytic procurement (motivasi pengusulan dan pengadaan barang dan jasa berasal dari pelaksana pengadaan, bukan penggunanya).
Ada sembilan prinsip dasar pengadaan, yaitu transparan (semua ketentuan dan informasi baik teknis maupun administratif termasuk tata cara dan hasil peninjauan harus bersifat terbuka bagi penyedia barang dan jasa yang berminat dan mampu), adil (tidak diskriminatif dalam memberi perlakuan bagi calon penyedia barang atau jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara atau alasan apapun), bertanggung jawab (mencapai sasaran baik fisik, kualitas, kegunaan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai dengan prinsip, kebijakan dan ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang), efektif (sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberi manfaat yang sebesar-besarnya kepada pihak terkait), efisien (menggunakan dana, daya dan fasilitas secara optimum untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dengan biaya yang wajar dan tepat pada waktunya), kehati-hatian (patut menduga terhadap informasi, tindakan atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindari kerugian material dan immaterial selama proses pengadaan, proses pelaksanaan pekerja dan pasca pelaksanaan pekerja), kemandirian (pengadaan barang dan jasa dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh atau tekanan dari pihak-pihak manapun), integritas (pengada barang dan jasa harus berkomitmen dalam memenuhi etika pengadaan barang), serta good corporate government (memenuhi prinsip tata kelola perusahaan yang baik, misalnya tidak melanggar konsep pengadaan barang dan tidak melanggar peraturan yang ada di negara tersebut).
OptimalisasiÂ
E-procurement digunakan untuk menghilangkan proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis. Dalam praktiknya e-procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu (real time, kapanpun bisa memesan barang), dan mengurangi penggunaan tenaga kerja karena dibantu sistem kerja dari komputer itu sendiri. Prinsip e-procurement, sebagai berikut at the right place (e-procurement memastikan barang dikirim ke tempat yang benar dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem. Hal ini meningkatkan efektivitas), delivered at the right time (e-procurement memastikan setiap barang yang dikirim tepat waktu. Hal ini juga meningkatkan efektivitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa mendapatkan material yang dibutuhkan tepat waktu), are of the right quality (e-procurement memastikan kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama dengan yang dipesan. Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan karena kualitas barang yang terjamin sehingga berpotensi mengurangi kemungkinan terjadinya kerusakan pada barang tersebut), of the right quantity (e-procurement memastikan barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat. Hal ini memastikan tidak ada kehilangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan), dan from the right source (e-procurement memastikan barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar. Hal ini sangat berguna untuk menghilangkan pemalsuan terhadap barang yang dipesan sehingga mendukung efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam proses bisnisnya).
Apa tujuan e-procurement? Menekan biaya, mengontrol budget, mengurangi kesalahan pada pegawai karena sistem real time sudah bekerja dengan baik), meningkatkan produktivitas pembeli, mengontrol secara langsung pengadaan barang dan jasa sehingga lebih transparan, serta memudahkan aktivitas pembayaran.
Manfaat e-procurement adalah menghemat uang, waktu dan beban kerja serta menyederhanakan keseluruhan proses. Perencanaan yang optimal bisa dikomunikasikan kepada pemasok secara langsung selama 24 jam sehingga mengurangi biaya pada supply chain dan pengadaan barang lebih cepat. Selain itu e-procurement mampu mengkonsolidasi data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga tidak ada penyimpangan dana atau infrastruktur perusahaan.
