Ada banyak cara untuk membuat Job Desc, untuk membuat job desc tidak memerlukan cara yang pasti untuk semua perusahaan dan posisi. Selama dapat menetapkan dengan jelas apa yang harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan itu dan dimana kegiatan itu akan dilakukan, Job Desc sudah tersusun dengan baik.Â
Namun, beberapa organisasi memiliki format standar untuk menyusun Job Desc, meskipun resikonya adalah bahwa manajer dan karyawan akan mengisi formulir untuk memenuhi apa yang mereka pahami mengenai persyaratan organisasi, bukan karena mereka menganggap bahwa Job Desc dapat membantu hubungan kerja mereka.Â
Selain itu, jika Job Desc disusun berdasarkan pemenuhan tuntutan birokrasi, atau secara rutin disiapkan oleh spesialis analis pekerjaan atau pembuat Job Desc, para manajer dan karyawan yang secara langsung terpengaruh oleh job desc tidak akan merasa memiliki dan tidak ada keinginan besar untuk memastikan bahwa deskripsi sudah tepat dan akurat.
Mungkin sebuah organisasi memiliki satu model Job Desc, tapi seharusnya ini digunakan hanya untuk menjadi dasar dalam pengembangan dan persetujuan deskripsi tentang pekerjaan yang sebenarnya dilakukan karyawan.Â
Dalam banyak kasus, minat, pengalaman, suka dan tidak suka dari pemegang pekerjaan individu mempengaruhi isi pekerjaan yang sebenarnya, prioritas yang diberikan berbagai aspek, dan bagaimana pekerjaan itu dilakukan.Â
Job desc umum tidak dapat mencerminkan pengaruh individu tersebut, tetapi itu harus diakui oleh manajer dan karyawan dalam perencanaan kinerja dan proses peninjauan. Berikut ada 4 pedoman untuk mempersiapkan job desc yang efektif (Ungerson 1983):
1. Job Description harus sederhana
Banyak job desc yang kompleks sehingga manajer dan karyawan menolak atau malah mengabaikannya. Tugas, wewenang, tanggung jawab, dan akuntabilitas yang panjang dan kompleks dapat menyebabkan kebingungan. Job desc harus berkonsentrasi pada tindakan dan akuntabilitas, ditulis dengan jelas, sederhana, dan menggunakan bahasa khas tempat kerja.
2. Job Description tidak boleh dilebih-lebihkan
Kunci job desc yang baik adalah akurasi. Pekerjaan dan tanggung jawab yang sering dilebih-lebihkan, baik dengan memasukkan tugas atau menggunakan kata-kata yang berlebihan. Seringkali, orang tahu bahwa deskripsi pekerjaan akan digunakan untuk evaluasi pekerjaan dan membesar-besarkan tanggung jawab dan kepentingan pekerjaan dengan harapan membenarkan evaluasi yang lebih tinggi dan, mereka berharap, gaji yang lebih tinggi.
