Keberhasilan sebuah organisasi sangat bergantung pada kemampuan dan keahlian pada setiap anggotanya, serta kerjasama yang baik diantara anggota tim. Untuk mencapai tujuan bersama, kerjasama ini harus didukung oleh komunikasi yang efektif. Tanpa komunikasi yang baik, akan sulit bagi organisasi untuk mencapai tujuannya, menjaga kerjasama antar anggota, atau menciptakan hubungan yang harmonis. Secara sederhana, komunikasi adalah proses dimana seseorang dapat menyampaikan pesan melalui media tertentu kepada orang lain. Orang yang menerima pesan tersebut kemudian memberikan respon atau menanggapi sesuai dengan kemampuannya juga melalui media tertentu kepada pengirim pesan. Namun, dalam organisasi tidak hanya tentang mengirim informasi, tetapi juga memastikan bahwa pesan tersebut dapat diterima, dipahami, dan menghasilkan tindakan yang mendukung keberhasilan bersama.
Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang apa itu komunikasi, bagaimana prosesnya, perannya dalam organisasi, serta tantangan yang mungkin dihadapi dalam menerapkannya.
Apa itu komunikasi dalam organisasi?
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain. Menurut Argyris (1994), komunaksi adalah proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (pengirim) menyampikan sebuah informasi (pesan) kepada orang lain, kelompok, atau organisasi (penerima). Proses ini biasanya melalui beberapa tahap dimulai dari pengiriman pesan, penerimaan pesan dan pemberian umpan balik. Namun, dalam organisasi, komunikasi memiliki peran yang lebih luas. Komunikasi menjadi alat utama untuk mengordinasikan tugas, menyelesaikan masalah,menyampaikan ide, dan menjaga hubungan antar anggota. Tanpa komunikasi, sebuah organisasi akan kesulitan bekerja secara terorganisir dan efesien.
Proses komunikasi     Â
- Pengiriman Pesan: Proses dimulai dengan ketika pengirim menyampaikan informasi menggunakan media tertentu, seperti email, rapat, atau percakapan langsung. Informasi ini harus disusun dengan jelas agar mudah dipahami.
- Penerimaan Pesan: Tahap ini terjadi ketika penerima mendapatkan pesan yang dikirimkan. Penerima akan mencoba memahami isi pesan tersebut sesuai konteks yang diberikan.
- Umpan Balik: Setelah menerima pesan, penerima biasanya memberikan tanggapan kepada pengirim. Umpan balik ini penting untuk memastikan bahwa pesan yang telah dipahami dengan benar dan bisa ditindaklanjuti.
Meski terlihat sederhana, proses komunikasi sering menghadapi hambatan, seperti gangguan teknis, kesalahpahaman, atau informasi yang disampaikan kurang lengkap atau kurang jelas. Gangguan-gangguan ini dikenal dengan sebutan noise, yang dapat mengurangi efektivitas komunikasi. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memastikan bahwa proses komunikasi dapat berjalan dengan lancar.
Peran Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi yang efektif memengaruhi berbagai aspek dalam organisasi. Berikut adalah beberapa peran penting komunikasi dalam organisasi:
- Meningkatkan Koordinasi: Koordinasi adalah salah satu kunci keberhasilan organisasi. Dengan komunikasi yang baik, setiap anggota tim memahami perannya masing-masing dan tahu bagaimana tugas mereka saling berkaitan. Hal ini dapat membantu untuk mengurangi resiko kesalahan atau pekerjaan yang tumpang tindih.
- Mendukung Pengambilan Keputusan: Pengambilan keputusan yang baik membutuhkan informasi yang jelas dan akurat. Komunikasi menjadi alat untuk menyampaikan informasi tersebut, mendiskusikan beberapa opsi, dan mencapai keputusan yang tepat.
- Mengurangi Konflik: Sebagian besar konflik dalam organisasi muncul karena kurangnya komunikasi atau kesalahpahaman. Dengan adanya komunikasi yang terbuka, anggota organisasi dapat menyelesaikan perbedaan dengan cara yang konstruktif.
- Meningkatkan Motivasi dan Kepuasan Kerja: Ketika komunikasi berjalan dengan baik, anggota organisasi merasa dihargai dan lebih termotivasi untuk bekerja. Mereka juga merasa lebih nyaman ketika tahu apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana kontribusi mereka berdampak pada organisasi.
- Mendukung Adaptasi terhadap Perubahan: Organisasi sering mengalami perubahan, baik itu perubahan struktur, kebijakan, maupun tujuan. Komunikasi yang efektif membantu anggota memahami alasan dibalik perubahan tersebut dan beradaptasi dengan lebih mudah.
- Mendorong Inovasi: Komunikasi yang terbuka mendorong pertukaran ide di antara anggota organisasi. Dengan saling berbagi pandangan, organisasi dapat menemukan solusi kreatif untuk berbagai tanangan.
- Memperkuat Hubungan Antaranggota: Komunikasi yang baik membantu menciptakan hubungan yang solid di antara anggota tim. Hubungan yang harmonis ini penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan produktif.
Tantangan dalam Komunikasi Organisasi
Meskipun komunikasi memiliki banyak manfaat, ada berbagai hambatan atau tantangan yang bisa megurasi keefektifannya. Beberapa tantangan yang sering dihadapi organisasi antara lain:
- Gangguan Fisik: Gangguan seperti suara bising, perangkat komunikasi yang rusak, atau lingkungan kerja yang tidak kondusif dapat menghalangi penyampaian pesan. Situasi seperti ini dapat menyebabkan pean tidak sampai atau dipahami dengan keliru.
- Perbedan Persepsi: Setiap individu memiliki latar belakang, pengalaman, dan cara pandang yang berbeda. Pesn yang sama bisa diartikan dengan cara yang berbeda oleh setiap penerima, tergantung pada persepsi masing-masing. Hal ini seringkali menjadi penyebab utama kesalahpahaman dalam komunikasi.
- Pesan yang Tidak Jelas: Jika pengirim tidak menyusun pesan dengan baik atau menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, penerima bisa salah memahami informasi tersebut. Pesan yang tidak terstruktur juga dapat membingungkan penerima.
- Kendala Hierarki: Dalam organisasi yang memiliki struktur hierarki yang kaku, informasi seringkali terhambat saat melewati berbagai tingkatan manajemen. Informasi yang diterima oleh staf seringkali berbeda dengan yang dimaksudkan oleh manajemen, atau sebaliknya.
- Kurangnya Teknologi Yang Mendukung: Organisasi yan tidak memiliki teknologi komunikasi yang memadai, seperti email, aplikasi manajemen proyek, atau perangkat konferensi video, sering menghadapi kesulitan dalam menyampaikan informasi dengan cepat dan efesian.
Cara Mengatasi Tantangan Komunikasi
