Saatnya Dinas Pendidikan Dasar Melirik Office 365

Selamat berjumpa lagi pembaca yang budiman. Saya mengikuti kegiatan Diklat Online Guru IWIE ACADEMY 2 di akhir tahun 2014 dan tinggal menyelesaikan beberapa unit dan sesi kelas. Di awal kegiatan, saya agak mengalami kesulitan dalam memahami materi karena kurang terbiasa bekerja menjalankan aplikasi yang terkoneksi jaringan internet. Ibarat ungkapan tren penyanyi fenomenal Syahrini, “Maju mundur, maju mundur, cantik…cantik…” perasaan itu sempat menghampiri saya, mau mundur cantik saja karena beban kerja dan materi pelatihan yang lumayan padat. Namun motivasi yang saya dapatkan dari tutor dan teman-teman seangkatan sungguh luar biasa, hingga saat ini saya masih mampu mencerna materi dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan, dengan senang hati.

Suatu hari saya diberi tugas untuk menyetorkan data administrasi sekolah oleh atasan ke UPTD setempat. Saat itu tidak beruntungnya, saya harus mondar-mandir karena ada beberapa kesalahan kecil dalam laporan yang saya setorkan, padahal hari itu adalah batas akhir berkas disetorkan ke kabupaten. Otomatis saya harus kembali lagi untuk revisi dan validasi dari pimpinan. Wal hasil waktu tersita untuk pekerjaan yang mestinya bisa simple untuk urusan birokrasi.

Berdasar pengalaman di atas, terbesit dibenak saya, mengapa lembaga/ instansi pemerintah setingkat kecamatan bahkan kabupaten ini masih ruwet mengurusi alur birokrasinya? Bukankah sekarang sudah banyak fasilitas yang menyediakan akses cepat dan praktis melalui teknologi online? Kita dapat menghemat waktu dan tenaga untuk mengorganisir administrasi kedinasan tanpa harus meninggalkan tempat, yang bisa jadi meninggalkan juga peserta didik karena urusan birokrasi.

Beberapa laporan pertanggung jawaban keuangan sekolah serta pembaruan data personal dan sekolah memang sudah ada servernya dalam aplikasi online Bos Online,Dapodik Online, serta Aplikasi Online Padamu Negeri. Suatu langkah maju yang positif meski awalnya banyak dikeluhkan para pendidik dan operator sekolah.

Peran jejaring social seperti facebook misalnya, juga dapat memfasilitasi pekerjaan ini. Dengan membentuk grup (tertutup atau terbuka) kita dapat mengupload data berupa file atau folder untuk pengiriman datanya. Namun menurut hemat saya, tidak semua data layak dishare ke media social, meskipun beberapa dokumen memang diisyaratkan untuk dibagi sebagai bentuk akuntabilitas publik. Data-data yang bersifat personal, atau dapat menimbulkan multi tafsir khalayak ramai, secara etika kurang layak dibagi kepada publik. Lalu mengapa kita tidak mencoba melirik produk berbayar yang sangat terjangka seperti Office 365 sebagai suatu pilihan sarana penunjang alur birokrasi dunia pendidikan setingkat sekolah dasar?

Office 365 memiliki fasilitas yang mirip dengan Google namun Office 365 memiliki aplikasi bisnis yang lebih lengkap dibandingkan Google dan juga sama - sama menggunakan sistem cloud storage yang berarti kita dapan menyimpan data tanpa perlu menyiapkan perangkat penyimpanan lainya seperti FlashDisk ,HardDisk Eksternal, dll. Memang kita harus menggunakan jaringan internet agar dapat diaskes dimana saja karena cloud merupakan media penyimpanan online.

Office 365 ini memiliki cloud service yang bernama SkyDrive. Fungsi Outlook Web Application (Aplikasi Web Outlook) menawarkan banyak fungsi yang beragam yang dapat ditemukan pada aplikasi desktop, termasuk akses right-click (klik kanan) untuk banyak fungsi. Office 365 dapat juga mengelola kalender dan kemampuan penjadwalan, membuat daftar kontak, grup yang lebih personal, mengerjakan tugas pribadi secara online, serta selalu dapat melihat status online dari rekan kerja mereka dan dengan segera meminta Lync Online untuk memulai sesi IM atau full meeting. Aplikasi Office 365 menyediakan beberapa pilihan yang jelas untuk berbagi dokumen yang ada di dalam SharePoint Online Team Site.

Kelebihan lain, dalam bidang pendidikan Office 365 memudahkan pembelajaran antara guru dan murid maupun murid dan murid karena Office 365 yang memiliki sistem online dan dapat diakses bersama - sama serta memiliki media penyimpanan yang sama dan dapat diaskses oleh para murid yang sudah terdaftar dalam paket Office 365 yang sudah dikelola lembaganya. Nah, sudah saatnya Dinas Pendidikan Dasar melirik produk Microsoft ini, Office 365.

Demikian sekelumit ide yang ada di benak saya. Bermanfaat atau tidak, terealisasi atau tidak waktu yang akan menyeleksi sistem, dan waktu juga yang akan menjawab tantangan jaman. Tetap semangat Guru Indonesia!