Tips Muhibah Komisariat HMI

Disclaimer: Tulisan ini merupakan tulisan lama, saya temukan lagi dalam arsip komputer lamaku. Kuatir file-nya hilang, saya naikkan ke sini. Setidaknya, saya bisa merujuk kembali kepada link-nya manakala saya memerlukan membaca kembali; dan atau mengirimkannya ke adik-adik mahasiswa, khususnya di HMI Komisariat Fakultas Pertanian UGM sebagai referensi. Tidak disarann untuk audiens di luar itu.

Sebagai salah satu "ritual" tahunan Komisariat HMI Pertanian UGM, Muhibah merupakan kegiatan yang perlu mendapatkan perhatian khusus dari seluruh pengurus. Selain kegiatan tersebut sangat potensial untuk dijadikan sarana fundrising (penggalian dana), muhibah juga bias menjadi sarana jalan-jalan buat kader untuk meningkatkan kapasitas diri mereka. Peningkatakan tersebut bisa dicapai baik melaui pengalaman selama dalam perjalanan maupun dari interaksi dengan para alumni. 

Berdasarkan pengalaman saya pribadi, perjalanan selama muhibah sangat berguna untuk membuka cakrawala pengetahuan kader mengenai kondisi sosial bangsa dan sekaligus trend perkembangannya. Sementara interaksi dengan para alumni sangat bermanfaat dalam menumbuhkan semangat baru berjuang di komisariat. Interaksi kita dengan alumni Komisariat memberikan waktu kepada kita untuk mempelajari kisah-kisah perjuangan hidupnya yang pasti sangat inspiratif. Oleh karena itu, sebagai salah satu kegiatan rutin tahunan, muhibah perlu dipersiapkan dengan semaksimal mungkin agar nilai manfaatnya bisa benar-benar optimal.

Sebagai salah satu mantan pengurus komisariat zaman "perjuangan", tentu saya dan beberapa teman seangkatan punya pengalaman melakukan perjalanan muhibah. Pengalaman tersebut merupakan gabungan dari pengalaman baik dan pengalaman kurang baik. Pengalaman baiknya, kami hampir selalu mendapat sambutan yang hangat dari para alumni sehingga menjadi "addicted" dengan muhibah-muhibah berikutnya. Dalam satu kepengurusan kami melakukan beberapa kali muhibah. Sedangkan pengelaman buruknya, disebabkan terlalu sering muhibah kami seringkali keteteran kuliah karena sering meninggalkan kuliah beberapa hari untuk muhibah.

Terlepas dari berbagai pengalaman tersebut, waktu itu muhibah memang memberikan banyak manfaat bagi perkembangan komisariat. Sebagaimana diketahui, kondisi komisariat waktu zaman kami (tahun 1997-1999) adalah kondisi dimana komisariat mencoba bangkit lagi setelah mati suri beberapa periode sebelumnya. Secara umum, beberapa manfaat yang komisariat peroleh dari muhibah adalah:

• Meningkatkan semangat kader. Waktu itu, dengan jumlah kader komisariat masih sedikit, muhibah menjadi sarana bagi kami untuk memompa semangat kami memperjuangkan komisariat. Selama muhibah kami banyak bertanya kepada para alumni mengenai pengalaman mereka mengurus komisariat dan membesarkannya.
• 
  
• Menarik anggota baru. Dengan diumumkannya acara muhibah kepada kpara mahasiswa, menarik mereka untuk bergabung menjadi anggota HMI. Para mahasiswa tertarik menjadi anggota HMI karena ada peluang untuk bisa melakukan perjalanan ke luar kota sekaligus membangun jaringan. Contoh-contoh alumni HMI yang sukses menjadi daya tarik bagi mahasiswa untuk mengikuti jejaknya.
• Menambah data base alumni. Intensifnya kami membangun komunikasi dengan alumni menstimulasi pengurus waktu itu untuk mulai mendata alumni komisariat. 
• 
  
• Caranya, setiap orang yang melakukan muhibah diberi tugas untuk memintakan kontak person alumni lain yang dikenal kepada alumni yang dimuhibahi. Jadi sistem pendataan alumni berjalan seperti MLM (multi level marketting); satu alumni akan memberitahukan alumni yang lain, dan begitu seterusnya berjalan secara sambung-menyambung sehingga terhimpun data alumni.
• Memperkokoh pundi-pundi kas komisariat. Kas komisariat adalah bagian yang sangat menentukan bagi kehidupan komisariat. Oleh karena itu, keberadaan kas komisariat perlu dipertahankan agar dalam kondisi "tidak kekurangan". Nah, silaturhami ke alumni berkontribusi untuk menghimpun dana. Biasanya saat dikunjungi, alumni akan menyumbang untuk kegiatan Komisariat.
• Membangun dan memperkuat Jaringan alumni. 
• 
  
• Ditengah kesibukan para alumni dengan pekerjaan, karir, aktifitas sosial dan keluarga masing-masing, anak-anak komisariat adalah katalisator yang menyambungkan kembali hubungan persaudaraan antar alumni, baik yang dulunya pernah saling kenal maupun yang belum. Hasil terbesar dari berbagai kegiatan muhibah yang dilakukan adalah terbentuknya sebuah yayasan yang mewadahi seluruh alumni HMI Komfak Pertanian UGM bernama "Yayasan KALAMTANI" (Yayasan Keluarga Alumni HMI Komfak Pertanian UGM) pada tahun tanggal 27 September 2001. Yayasan tersebut kini sudah mempunyai kas tetap dan akte notaris. 
• 
  
• Meskipun sekarang ini aktivitasnya sedang vakum, akan tetapi beberapa waktu lalu yayasan sempat aktif. Semoga yayasan ini bisa aktif kembali di masa yang akan datang dan menjadi besar.
• Menciptakan peluang kader pasca komisariat. Di sadari atau tidak, beberapa generasi mantan aktifis komisariat karirnya sangat terbantu oleh kedekatan mereka dengan para alumni komisariat. Para alumni yang sudah mapan biasanya akan prefer merekrut anak komisariat untuk menjadi bagian dari perusahaan atau stafnya. Hal ini dilakukan karena mereka memiliki kepercayaan yang sudah dibangun semenjak sebelum lulus.  

Melihat dari berbagai manfaat yang saya kemukakan di atas, maka tidak ada alasan bagi komisariat untuk tidak melakukan MUHIBAH. Muhibah musti tetap dilakukan dalam kondisi apapun. Nah, untuk mempersiapkan acara muhibah dengan baik, ada baiknya saya anjurkan beberapa tahap-tahap yang perlu dipersiapkan:

Tahap I: Persiapan Pemberangkatan

Tahap persiapan merupakan bagian penting yang akan menentukan kesuksesan sebuah acara muhibah. Di zaman seperti sekarang ini, di mana kehidupan seseorang sangat terikat dengan kerja, jadwal acara, dan lokasi, melakukan pekerjaaan tanpa persiapan sama saja dengan merencanakan sebuah pekerjaan yang akan berujung dengan kegagalan dan atau pemborosan sumber daya. Dalam tahap persiapan ini, ada beberapa hal yang perlu di prioritaskan yaitu:

• Pendataan alumni. Sebisa mungkin komisariat meng-update data base alumni yang dimiliki dan kemudian mengkategorikannya berdasarkan angkatan dan daerah tempat tinggal. Pengkategorian angkatan berguna untuk memetakan jaringan ikatan sosial antar alumni; alumni yang satu angkatan (atau tahun angkatannya saling berdekatan) biasanya punya hubungan emosional yang lebih kuat, sementara pengkatogerian alumni berdasarkan daerah tempat tinggal akan memudahkan untuk menentukan skala prioritas alumni yang akan dikunjungi. 

Kita juga bisa membuat tim muhibah ke beberapa divisi berdasarkan daerah penyebaran alumni. Dulu, pada masa kepengurusan kami, tim muhibah di bagi menjadi beberapa divisi, meliputi "divisi barat" dan "divisi timur". Divisi barat bertugas untuk "menyambangi" alumni di daerah-daerah bagian barat Yogyakarta seperti Jakarta, Bandung, dsb; sedangkan divisi timur bertugas untuk muhibah ke daerah sebelah timur Yogyakarta seperti Surabaya, Malang, dan kota-kota sekitarnya. 

Waktu muhibah untuk tiap divisi tidak musti bersamaan; waktu muhibah bisa disesuaikan dengan kelegaan masing-masing kader. Para pesertanya juga bisa terdiri dari orang-orang yang sama atau berbeda. Satu orang kader bisa menjadi anggota pada dua divisi.

• Pendataan lembaga-lembagapotensial  untuk dikunjungi, seperti: Kantor pemerintah, kantor kedutaan, kantor perwakilan PBB, Sekolah, pondok pesantren, universitas, perpustakaan, museum, panti asuhan, LSM, tempat wisata, dll. Selain mengunjugi alumni, target lain dari acara muhibah adalah jalan-jalan ke beberapa lembaga atau lokasi penting. Daftarlah nama-nama lembaga atau lokasi tersebut dan rundingkan bersama panitia, lembaga mana saja yang akan dikunjugi! 

Usakahan dalam menentukan lembaga atau lokasi yang akan dikunjungi disesuaikan dengan background akademik dan juga aktifitas alumni yang akan dikunjugi. Contohnya, sebagai mahasiswa pertanian, akan lebih baik jika mengunjugi lokasi-lokasi yang berhubungan dengan dunia pertanian seperti lembaga penelitian pertanian, kantor majalah pertanian, kebun raya, lembaga pemberi beasiswa studi di bidang pertanian, dan sebagainya. Sedangkan kesesuaian dengan background aktifitas alumni dimaksudkan untuk memudahkan akses masuk dan transportasi menuju lokasi. Misalnya, kunjungan ke departemen pertanian akan diuntungkan dengan banyaknya alumni pertanian UGM yang bekerja di sana, dsb.

• Hubungi alumni dan kirimi informasi! Jauh-jauh hari sebelum acara muhibah, usahakan untuk kontak alumni secara personal terlebih dahulu. Hal ini sangat diperlukan agar alumni yang bersangkutan bisa lebh leluasa mempersiapkan diri menerima tamu, selain itu juga merupakan bagian dari sopan-santun. Sebagaimana diketahui, terkadang jadwal pekerjaan alumni sangat padat, sehingga jika ingin bertemu musti diatur jadwalnya sedini mungkin. 

Selain itu, surat resmi dari komisariat jauh-jauh hari dikirim ke lembaga-lembaga yang akan dikunjugi. Dalam kunjungan antar lembaga, hubungan institutional sangat diperlukan untuk menjaga kesinambungan. Dengan adanya surat resmi, lembaga yang dituju akan mempersiapkan diri menyambut tamu komisariat yang akan datang, misanya dengan mempersiapkan ruangan pertemuan, menyiapkan brosur, jurnal , dan buku yang bisa dibawa pulang ke komisariat, dsb. Disamping itu, tidak menutup kemungkinan terbangun hubungan organizational lebih lanjut dalam bentuk kerja sama antar lembaga dalam jangka panjang.

• Pastikanjumlah kader yang akan ikut. Berdasarkan pengalaman, biasanya peserta yang ikut muhibah sanga fluktuatif; hari ini seoarng kader bilang mau ikut, besoknya memutuskan untuk tidak ikut. Oleh karena itu, sejak awal musti dipastikan siapa-siapa saja yang ikut, dan jangan lupa, waktu muhibah di carikan waktu yang memungkinkan banyak kader untuk bisa ikut.
• Pastikan barang bawaan, seperti: Buletin komisariat "Cerapan", Buku Alumni, foto-foto koleksi komisariat, proposal dan sebagainya. Buatlah check-list sebelum berangkat untuk memastikan bahwa barang-barang yang kita perlukan dalam muhibah terbawa. Jangan lupa juga untuk membawa buku-buku bacaan, game card, murottal, qur'an kecil, music player, dan sebagainya sebagai 'membunuh waktu' selama perjalanan, jika perjalanan memerlukan waktu yang lama.

Tahap II: Dalam perjalanan

Biasanya muhibah dilakukan di kota-kota yang lokasinya membutuhkan perjalanan jauh. Kadang, untuk menuju lokasi alumni, perlu ditempuh perjalanan semalaman yang cukup melelahkan. Oleh karena itu, strategi untuk membuat perjalanan panjang menjadi menyenangkan perlu dipikirkan. Demikian juga bekal-bekal yang diperlukan dalam perjalanan perlu diinventarisir sejak jauh hari.

Sebelum pemberangkatan kalau bisa sudah ditentukan alat-alat transportasi apa saja yang akan dipergunakan. Carilah informasi menganai alat-alat transportasi dengen mempertimbangkan keamanan, harga dan pelayanan. Misalnya, jika ingin melakukan perajalanan muhibah ke Jakarta atau Bandung, kereta api adalah sarana transportasi yang paling bagus untuk perjalanan rombongan.