Pendampingan Pengurus HIPPAM TIRTA DANANJAYA Guna Optimalisasi Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Administrasi

Teknologi merupakan aspek yang menjadi telah menjadi kesatuan dalam kehidupan sehari-hari bagi masyarakat. Penggunaan teknologi dalam berbagai kegiatan seperti telepon pintar, dompet digital, dan lain sebagainya memudahkan masyarakat untuk mengerjakan aktivitas secara lebih efektif dan efisien. Survei dari Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) menyebutkan bahwa terdapat 215,63 juta masyarakat Indonesia yang telah menjadi pengguna Internet.

Berbagai layanan masyarakat telah mengadopsi teknologi sehingga masyarakat mulai bergeser dari aktivitas yang manual dan beralih pada layanan-layanan digital. Contohnya pembayaran menggunakan QRIS ketika membeli makanan, membayar tagihan. Peralihan aktivitas dari masyarakat tradisional menjadi masyarakat yang sadar akan teknologi ini akan membentuk masyarakat yang siap akan digitalisasi.

Digitalisasi pada berbagai layanan ini memberikan dampak yang positif seperti administrasi yang lebih tertib, informasi yang mudah diakses, dan pelayanan yang lebih cepat. Digitalisasi membuat konsumen sebagai user dan stakeholder terbesar dari sebuah organisasi lebih banyak diuntungkan. Misalnya saja ketika konsumen ingin membeli suatu barang, namun tidak memiliki uang cash maka pembayaran dapat dilakukan menggunakan smartphone melalui berbagai jenis dompet digital.

Selain keuntungan akses bagi konsumen, sebagai produse atau pengusaha adanya digitalisasi akan memudahkan mereka untuk membuat rekapitulasi penjualan produk atau jasanya. Kelemahan pencatatan secara manual seperti kesalahan penghitungan, fabrikasi dokumen, dan tidak sinkronnya data dapat diminimalisir dengan digitalisasi pencatatan. Penggunaan aplikasi Point of Sale (POS) menjadi salah satu solusi digitalisasi bagi pelaku usaha.

Transformasi digitalisasi juga menjadi tantangan tersendiri bagi berbagai organisasi, tidak terkecuali Himpunan Penduduk Pengguna Air Minum (HIPPAM) Tirta Dananjaya. HIPPAM Tirta Dananjaya merupakan pengelola Air Minum secara mandiri oleh Pemerintah Desa dengan tujuan memberikan kemudahan akses air bersih bagi masyarakat. HiPPAM Tirta Dananjaya bertempat di Kelurahan Polehan, Kecamatan Blimbing, Kota Malang.

Secara harga air bersih yang dikelola oleh HIPPAM lebih terjangkau. Akan tetapi, pencatatan manual yang dilakukan oleh pengurus menyebabkan berbagai masalah dalam hal administrasi seperti data dan bukti pembayaran yang tidak sinkron. Hal ini menjadi salah satu penyebab pelanggan merasa enggan untuk membayar secara tertib. Hal ini mendorong adanya kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) yang secara khusus menangani permasalahan ini. 

Kegiatan PKM di HIPPAM Tirta Danan Jaya ini diprakarsai oleh Tim Pengabdian Kepada Masyarakat Dosen dan Mahasiswa Departemen Psikologi Universitas Brawijaya yang terdiri atas dua dosen yakni Fatiya Halum Husna, S.Psi., M.Psi., dan Dr. Ika Rahma Susilawati, S.Psi., M.Psi. Selain itu, lima orang mahasiswa S1 Psikologi juga membantu dalam kegiatan PKM ini. Rangkaian kegiatan PKM ini dimulai dari tahap identifikasi kebutuhan administrasi dari pengurus, perancangan modul administrasi, dan pelatihan penggunaan sistem administrasi berbasis digital.

Pelatihan penggunaan sistem administrasi berbasis digital ini dilaksanakan pada Jum'at, 20 Oktober 2023 di rumah salah satu pengurus HIPPAM Tirta Dananjaya. Terdapat empat orang pengurus yang diberikan pelatihan dan pendampingan secara intensif untuk menggunakan sistem pencatatan digital. Adapun sistem pencatatan digital yang digunakan yakni aplikasi POS KasirPintar. Aplikasi ini diharapkan mampu mendukung digitalisasi layanan di HIPPAM Tirta Dananjaya dan mengurangi berbagai permasalahan mengenai penungakan pembayaran oleh pelanggan.

Pelatihan Langsung Kepada Pengurus (Dokpri)

Selama proses pelatihan, pengurus HIPPAM Tirta Dananjaya belajar mengenai berbagai fitur di aplikasi KasirPintar seperti memasukkan data pelanggan, memasukkan jenis jasa yang dibayar oleh pelanggan, hingga mencetak struk menggunakan thermal printer. Agar memudahkan transfer knowledge setiap pengurus didampingi oleh mahasiswa yang mengarahkan dan membantu jika menemui kesulitan. Para pengurus secara antusias mengikuti seluruh proses pelatihan. Hal ini dapat terlihat dari kemauan pengurus untuk mencoba-coba fitur di aplikasi dan mencoba untuk mencetak struk.

Sesi Foto Bersama (Dokpri)

Setelah dilakukan pelatihan, peserta diminta untuk mengerjakan form evaluasi post-test untuk mengetahui capaian pemahaman pengurus terkait aplikasi terkait. 3 dari 4 pengurus memiliki pemahaman yang cukup baik mengenai materi yang disampaikan dalam kegiatan pelatihan ini. Dalam form evaluasi juga didapatkan respon positif yang mana seluruh peserta optimis bahwa sistem digital untuk mengelola administrasi ini akan membantu dalam pemberian layanan yang lebih optimal bagi pelanggan HIPPAM Tirta Dananjaya. Harapan lain yakni digitalisasi ini juga dapat meningkatkan keterlibatan masyarakat untuk aktif membayar demi kesejahteraan yang kembali pada masyarakat desa.