Perbedaan Seminar IMF-World Bank dengan Seminar Kita

Delapan hari sudah saya mengikuti rangkaian seminar Annual Meetings IMF World Bank Group, dan dalam satu hari saya bisa ikut hingga 5 seminar. Semoga ini menjadikan saya lebih memahami sebuah permasalah dari berbagai aspek, dan bagaimana para pemimpin dunia berusaha mengatasi permasalahan tersebut. 

Selain dari substansi, mengikuti seminar berkelas internasional ini memberikan saya banyak hal terkait penyelenggaraan. Walaupun berada di Bali, standar penyelenggaraan seminar ini mengikuti aturan yang telah diterapkan oleh Management Team Secretariat, yaitu panita dari IMF dan Bank Dunia. Standar ruangan, sound system, mengikuti aturan mereka.

Ada beberapa catatan yang bisa saya tulis terkait penyelenggaraan seminar berstandar internasional ini. Beberapa hal berbeda dengan seminar yang biasanya kami selenggarakan ataupun kami hadiri. Saya lumayan paham dengan penyelenggaraan seminar karena pernah menjadi PIC yang menangani edukasi public di kantor.

Pertama, waktu seminar tidak lama. Satu seminar paling hanya memakan waktu satu jam. Ini di luar seminar utama yaitu plenary meetings yang merupakan seminar puncak. Itu pun hanya 1,5 jam. Peserta sudah masuk sebelum acara mulai, dan sudah diumumkan beberapa menit sebelumnya. Hampir semua seminar dilaksanakan tepat waktu.  

Kedua, tidak bertele-tele. Mulai dari keynote speech atau sambutan lima hingga sepuluh menit, meskipun disampaikan oleh Presiden Bank Dunia, Menteri Keuangan, maupun Managing Director IMF. Setelah sambutan biasanya panel. Dan dengan 4 panelis pun setiap panelis tidak terlalu lama menjawab pertanyaan moderator.

Ketiga, tanpa makan besar. Di hampir semua seminar yang saya ikuti, meskipun mendekati jam makan siang, para peserta tidak diberikan makan. Ada sih beberapa yang diberi makan, namun itu karena acara kita yang menyelenggarakan sebagai parrarel event, atau mendapatkan sponsor. Kalau mereka yang buat acara, paling mentok dikasih cookies dan mini croissant. Minumnya teh atau kopi yang harus diambil sendiri di meja terpisah, dan bukan kotakan.

Keempat, tanpa sertifikat. Di setiap seminar yang saya hadiri, tidak ada sertifikat yang dibagikan. Para peserta juga sepertinya tidak menanyakan mengapa tidak ada sertifikat yang dibagikan kepada peserta.

Kelima,  tanpa hard copy dan softcopy materi yang dibagi. Setau saya, materi presentasi sangat jarang dibagikan kepada peserta baik itu hardcopy maupun softcopy. Kalau pun ada adalah rilis kegiatan yang bisa diunggah di website, dan media briefing untuk menjelaskan acara. Beberapa ada yang dibagi hardcopy namun berupa hasil kajian lengkap dari materi yang dibahas, atau laporan rutin dari penyelenggara.  

Keenam, tanpa goody bag. Peserta yang datang ke seminar tidak akan mendapatkan souvenir dari penyelenggara. Jadi, peserta tidak akan memiliki motivasi datang hanya untuk mendapatkan goody bag. Mereka hadir untuk mendengarkan substansi. Untuk panitia, hal ini dapat mengurangi pekerjaan packing goody bag dan hardcopy materi yang kadang direpotkan karena datangnya materi dari narasumber dadakan dan harus diprint dulu.

Ketujuh, narasumber yang hadir adalah orang prominen. Dalam kegiatan ini, para narasumber yang biasanya sangat susah untuk diundang di acara kantor, banyak bersliweran di acara ini. Ada Jack Ma, Mellinda Gate, Christine Lagarde, Jim Yong Kim, dan para narasumber nasional lain. Jadi karena topiknya dibahas langsung oleh orang yang ahli di bidangnya, para pengunjung pun mendengarkan dengan seksama.

Kedelapan, penguatan pada sound system dan backdrop LED. Meskipun tanpa banyak asesoris non substansi, namun sound system dan layar dengan LED menjadi perhatian utama. Sound dipastikan dapat terdengar hingga ujung tempat seminar, dan tidak ada backdrop cetak. Semua LED sehingga jadi satu dengan tempat tayangan. Sehingga ketika acara berlangsung, semua akan focus pada orang-orang yang ada di panggung. Sangat minim adanya kerusakan teknis sound system.