Sampaikan pesan kepada orang lain dengan batasan-batas tegas agar tercapai kesamaan makna. Dengan itu tidak timbul perbedaan atas hasil diinginkan, yang berpotensi mengurangi produktivitas kerja.
Seorang kawan ngomel-ngomel, hasil fotokopi tidak sesuai ekspektasi. Terpaksa mereka melakukan kerja dua kali. Itu adalah kegiatan yang sama sekali tidak produktif.
Sebelumnya ia telah meminta seseorang untuk menggandakan sebuah pustaka. Hasil fotokopi yang dipotong seukuran buku kemudian mengecewakannya.
Sesungguhnya sang kawan hendak membuat bundel salinan buku bersama berkas lainnya. Makanya ia ingin buku dimaksud agar digandakan ke dalam ukuran kertas A4.
Menurutnya, fotokopi adalah fotokopi. Tidak lebih, tidak kurang. Tidak ada pemotongan. Hal itu tidak dijelaskan kepada penerima pesan secara rinci.
Sementara petugas fotokopi memiliki standar berbeda. Asumsi yang berlainan, yaitu setiap bentuk hasil penggandaan akan disesuaikan dengan ukuran aslinya.
Bila menggandakan buku, hasilnya dipotong seukuran buku. Jika fotokopi KTP, salinannya digunting sebagaimana ukuran dokumen kependudukan itu.
Singkatnya, terjadi persepsi berbeda atas obyek yang sama. Timbul miskomunikasi.
Artinya, antara sang kawan dengan petugas partai, eh petugas fotokopi tidak tercapai kesamaan makna. Pesan disampaikan ditafsirkan berbeda oleh penerima.
Berapa sering terjadi miskomunikasi di tempat kerja Anda?
Kegagalan penyampaian pesan akan berakibat pada hilangnya produktivitas. Atau tidak tercapainya hasil diinginkan organisasi. Mungkin juga menimbulkan konflik.
Berikut penyebab miskomunikasi dan cara menghindarinya:
Perbedaan asumsi. Perbedaan paham tentang objek sama. Untuk menyamakan makna seyogianya penyampai pesan memberikan batasan-batasan tegas kepada penerima pesan.
Penyampaian frasa yang buruk. Tertulis maupun lisan, komunikasi kepada tim dalam organisasi agar disampaikan dengan jelas kendati ringkas.
Sampaikan kalimat dengan tata bahasa baik dan dirumuskan lengkap, supaya tak membingungkan penerima pesan. Penerima pesan pun sebaiknya menegaskan kembali frasa disampaikan sebagai argumen klarifikasi.
Expektasi tidak tegas. Tidak jarang pemberi pesan menyampaikan harapan secara samar-samar. Baiknya menentukan ekspektasi jelas dan tegas atas hasil akhir. Kalau perlu gunakan alat ukur keberhasilan.
Misalnya dalam satu proyek konstruksi, manajer lapangan kepada tim menjelaskan penyelesaian sebuah bidang bangunan dalam luasan tertentu dalam sekian hari. Alat ukur dan kerangka waktu telah ditetapkan.
Komunikasi satu arah. Dengan kata lain tidak ada ruang pembahasan, sehingga hanya ada komunikasi satu arah. Tidak terjadi komunikasi dua arah.
Maka dari itu, beri kesempatan penerima pesan atau anggota tim Anda berdiskusi tentang batasan dan harapan dikehendaki. Bicarakan tentang kemungkinan kendala dan cara-cara untuk mengatasinya.
Akhirnya
Penting melakukan komunikasi dua arah dengan bahasa penyampaian jelas dan ekspektasi tegas, demi menghasilkan kesamaan makna tentang satu atau beberapa objek.
Dengan demikian tidak muncul miskomunikasi dalam tim. Kesalahpahamam yang berpotensi mengurangi atau bahkan menghilangkan produktivitas dalam pekerjaan. Bukankan itu sangat merugikan?
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
