Dalam suatu organisasi, ada struktur tingkatan di dalamnya. Mulai dari posisi paling atas, yaitu manajemen puncak hingga posisi paling bawah. Masing-masing posisi tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mencapai visi dan menjalankan misi suatu organisasi yang tentu saja pada pelaksanaannya harus berpatokan pada kriteria kinerja yang ditetapkan. Suatu misi bisa dikatakan gagal jika kinerja yang telah ditetapkan tidak tercapai, yang ujungnya nanti visi pun tidak tercapai. Misi organisasi secara total terdiri dari banyak misi kecil yang dipertanggungjawabkan pada masing-masing hierarki mulai dari manajemen puncak hingga hierarki paling bawah.
Visi dan misi suatu organisasi ditentukan oleh parastake holderorganisasi, apakah itu manajemen puncak saja atau dari hasil rapat seluruh hierarki dalam organisasi. Keputusan besarnya ditetapkan oleh manajemen puncak, sedangkan keputusan kecil-kecilnya ditetapkan oleh hierarki di bawah sesuai tanggung jawab dan kinerja yang hendak dicapai oleh masing-masing hierarki tersebut. Jika berkaca pada suatu sistem, kinerja komponen hierarki paling bawah menentukan kinerja komponen hierarki di atasnya. Sehingga hierarki di atas harus selalu mengawasi dan mengendalikan kinerja hierarki di bawahnya.
Dalam sistem terbuka, dan mungkin sistem yang ideal harus bersikap komprehensif di mana laporan-laporan tidak hanya berasal dari kalangan internal saja tapi juga harus bersumber dari pandangan kalangan eksternal, yaitu lingkungan di mana sistem itu berada. Sehingga evaluasi kinerja suatu sistem bisa dilakukan secara menyeluruh, dan peluang untuk bisa mencapai visi dan misi semakin besar.
Evaluasi atau sekedar tahu informasi saja tidak cukup, harus ada eksekusi atau implementasi. Jika hanya sekedar tahu informasi saja, tanpa ada eksekusi atau implementasi berarti sistem tersebut tidak akan berjalan sesuai visi dan misi suatu organisasi.
Informasi mengalirnya ke atas, sedangkan implementasi atau eksekusi mengalirnya ke bawah. Informasi diberikan oleh hierarki paling bawah secara mengalir ke hierarki paling atas, serta juga didapatkan dari lingkungan luar sistem, dikenal dengan istilah fungsi pengawasan. Sedangkan eksekusi merupakan perintah dari masing-masing komponen dalam sistem, diberikan oleh hierarki di atas ke hierarki di bawahnya. Sumber perintah merupakan tindak lanjut dari hasil analisa informasi yang diperoleh sebelumnya, inilah yang disebut dengan istilah fungsi pengendalian.
Pemegang kendali tertinggi adalah manajemen puncak yang posisinya berada pada posisi hierarki paling atas. Aliran kendali yang ideal adalah berbasis pada aliran sistem dalam suatu organisasi. Sehingga walaupun manajemen puncak punya kendali tertinggi namun tidak serta-merta bisa mengendalikan langsung hierarki yang posisinya 2 atau 3 level di bawahnya karena sistem akan tidak berjalan normal, dan bisa tidak berfungsi dengan baik.
Ruangan Kantor Petral (Sumber gambar: http://www.jokowinomics.com)
Studi Kasus
Seorang mantan presiden, Pak SBY, saat ini sepertinya sedang merasa disudutkan pada suatu isu migas. Saat beliau menjabat, beliau berada pada manajemen puncak dalam suatu organisasi pemerintahan. Sedangkan para menteri berada pada hierarki di bawahnya. Jika berkaca pada sistem, berarti presiden harus mengawasi serta mengendalikan kinerja para menteri agar sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan oleh organisasinya.
Pak SBY tentu mendapatkan informasi dari hierarki di bawahnya secara langsung yaitu para menteri dan para pejabat lainnya yang memang berada pada level satu tingkat di bawahnya, dan juga dari lingkungan di luar sistem pemerintahan. Sistem terbuka dan mungkin ideal adalah Pak SBY harus membuka, menampung dan menganalisa seluruh masukan dan pandangan, baik yang datang dari internal maupun dari eksternal sistem organisasi pemerintahan. Kemudian dari hasil analisa sistem itulah patokan beliau untuk melakukan fungsi pengendalian yaitu berupa perintah kepada hierarki level di bawahnya agar visi dan misi organisasi tercapai.
Isu kasus migas yang dianggap menyudutkan Pak SBY adalah permasalahan pada Petral yang konon kabarnya Petral sebagai biang adanya mafia migas. Walaupun mungkin Pak SBY tidak mendapatkan laporan langsung dari bawahannya (menteri) terkait Petral, namun kalau Pak SBY menjalankan fungsi sistem terbuka, maka saya yakin Pak SBY juga mendapat informasi dari lingkungan di luar sistem pemerintahan.