Laporan yang Benar Bantu Organisasi Berkembang Baik

Organisasi yang tidak mempedulikan sistem pelaporannya, akan terhambat perkembangannya. Laporan-laporan yang ada setelah didata dengan baik, dapat menjadi bahan evaluasi dan sekaligus tindak lanjut untuk menentukan langkah selanjutnya. Untuk itu, laporan yang baik sangat dibutuhkan suatu organisasi.

Laporan yang baik termasuk pula laporan yang mengemukakan data-datanya dengan tepat. Bila hanya sekadar laporan asal-asalan tanpa data yang tepat, bakal menyulitkan organisasi bersangkutan untuk membuat perencanaan yang tepat pula.

Hal-hal inilah yang antara lain dibahas dalam Bimbingan Teknis Peningkatan Peran Serta Relawan Pramuka Peduli dalam Penanganan Covid-19 melalui Pemanfaatan Sistem Pelaporan pada bit.ly/BersatuLawanCovid19 , yang diadakan melalui aplikasi Zoom pada Selasa, 28 Juli 2020. Bimbingan teknis yang diikuti sekitar 70 peserta dari hampir seluruh Kwartir Daerah di Indonesia itu dibuka oleh Wakil Ketua/Ketua Komisi Kerjasama Luar Negeri, Kak Ahmad Rusdi. 

Kegiatan ini merupakan kerja sama antara Kwartir Nasional Gerakan Pramuka yang digagas oleh Komisi Pengabdian Masyarakat dengan UN OCHA (United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs) atau Kantor Koordinasi Urusan Kemanusiaan PBB.

Kak Berthold Sinaulan. (Foto: Kwarnas)

Pada bagian awal acara itu, Wakil Ketua/Ketua Komisi Kehumasan dan Informatika Kwartir Nasional Gerakan Pramuka, Kak Berthold Sinaulan, yang menjadi salah satu narasumber menggambarkan pandangan di sebagian masyarakat yang mempertanyakan, "Apa itu Pramuka?",dan  "Apakah Pramuka masih ada?". Ada juga yang mengomentari "Tidak pernah kelihatan kiprah Pramuka", "Pramuka kegiatannya cuma tepuk-tepuk tangan, bernyanyi, dan baris-berbaris saja".

Padahal bagi mereka yang aktif di Gerakan Pramuka, dapat segera tahu bahwa banyak sekali kegiatannya. Bahkan pada masa pandemi Covid-19 seperti sekarang, para Pramuka tetap berkiprah. 

Ada yang mendidik adik-adik Siaga cara mencuci tangan yang benar dengan sabun, ada yang menjahit masker dan membagikannya kepada orang lain, ada yang membuat larutan pencuci tangan (hand sanitizer), sampai ikut serta melakukan penyemprotan desinfektan.

Tapi kenapa kurang diketahui masyarakat? Salah satu jawabannya, karena kurangnya laporan mengenai kegiatan-kegiatan pramuka itu. Akibatnya, tidak atau kurang dapat dipublikasikan, dan mengakibatkan masyarakat kurang sadar keberadaan Gerakan Pramuka. Di sinilah pentingnya sistem laporan yang benar.

Seperti dikatakan Kak Saul Saleky yang mewakili Wakil Ketua/Ketua Komisi Pengabdian Masyarakat Kwartir Nasional Gerakan Pramuka, Kak GKR Mangkubumi, salah satu upaya yang telah dilakukan oleh Gerakan Pramuka adalah menyelenggarakan Program Pramuka Peduli, sebagai bentuk bakti pramuka kepada masyarakat, bangsa, dan negara dalam bidang kemanusiaan (humanitarian), penanggulangan bencana (disaster management), dan pelestarian lingkungan hidup (environmental preservation) sejak tahun 1998. 

Kwartir Nasional Gerakan Pramuka melalui Komisi Pengabdian Masyarakat juga telah menerbitkan dokumen Revitalisasi Pengabdian Masyarakat Gerakan Pramuka, yang diarahkan pada pemutakhiran Program Pramuka Peduli, Pengembangan Kampung Pramuka, dan Peningkatan Peran Pramuka dalam Kehidupan Bermasyarakat.

Terkait dengan itu, Kak Berthold mengemukakan bahwa laporan juga penting agar kita dapat melanjutkan usaha kita sesuai laporan yang ada. Kak Berthold mencontohkan, misalnya di satu Gugusdepan tanpa laporan jumlah anggota dalam Pasukan Penggalang, akan menyulitkan untuk membuat kegiatan yang tepat sesuai jumlah sebenarnya. 

Contoh sederhana, mau berangkat ke satu tempat juga bingung harus memilih kendaraan apa yang sesuai dengan jumlah anggota. Contoh lain, dengan data laporan yang tepat, bila kita ingin memberi bantuan misalnya untuk korban bencana banjir, jumlah bantuannya dapat tepat, tidak kurang dan tidak berlebihan.

Sakah satu materi bimbingan teknis. (Foto: Kwarnas)

Hal senada disampaikan pula naeasumber lainnya, Kak Titi Moektijasih dari UN OCHA. Menurutnya, dengan laporan yang tepat, kita dapat melakukan evaluasi dan perencanaan untuk langkah selanjutnya yang lebih baik. Kak Titi juga menyebutkan para Pramuka merupakan potensi yang bermanfaat untuk membantu menangani masalah-masalah kemanusiaan yang ada di Indonesia. 

Bahkan pihaknya sudah merencanakan akan bekerja sama dengan Badan SAR Nasional, agar dapat meningkatkan kemampuan para Pramuka dalam tugas pencarian dan pertolongan.

Sementara itu, Kak Rifkianto Aribowo menjelaskan mengenai cara menyusun laporan melalui platform gratis yang disediakan UN OCHA. Suatu hal yang disambut baik para peserta bimbingan teknis kali ini. Pelaporan kegiatan kemanusiaan yang dilakukan para Pramuka perlu dilakukan dengan teratur dan terarah. 

Selain berbagai aksi kemanusiaan yang telah dilaksanakan dapat terdata dengan baik, juga agar laporan data itu dapat menjadi bahan untuk melakukan evaluasi dan tindak lanjut kegiatan berikutnya. Jadi jelas, laporan yang benar dan didata dengan cermat, akan membantu suatu organisasi berkembang lebih baik lagi.

Dokpri