Oleh: Diva Alfania Budiman dan Enti Manta Preskia Br GintingÂ
Dalam dunia bisnis yang semakin didominasi oleh data dan teknologi, pengelolaan informasi yang etis dan legal menjadi salah satu tantangan utama. Unilever, sebagai salah satu perusahaan multinasional terkemuka, telah menetapkan standar yang ketat dalam menjaga keamanan informasi, privasi data, dan penggunaan teknologi. Hal ini dituangkan dalam Pedoman Prinsip Bisnis dan Kebijakan mereka, yang bertujuan untuk memastikan bahwa semua karyawan dan mitra kerja mematuhi standar etika tinggi dalam mengelola informasi.
Informasi di Unilever dipandang sebagai aset strategis yang mendukung inovasi, riset, dan pengambilan keputusan. Informasi ini disimpan dalam berbagai format, baik fisik maupun digital, seperti dokumen kertas, file elektronik, hingga sistem aplikasi berbasis IT. "Unilever memiliki standar Klasifikasi Informasi dan Penanganan Informasi yang menentukan bagaimana informasi di dalam perusahaan harus diklasifikasikan, ditangani, dan dilindungi," tertulis dalam pedoman resmi perusahaan (Unilever, 2024).
Unilever menekankan pentingnya tanggung jawab pribadi karyawan dalam mengelola informasi. Setiap karyawan diwajibkan memahami sifat dan klasifikasi informasi yang mereka kelola. Selain itu, informasi hanya boleh dibagikan kepada pihak-pihak yang benar-benar membutuhkan, sesuai kebutuhan bisnis, dan dengan memastikan bahwa mekanisme distribusi dilakukan melalui teknologi yang telah disetujui oleh perusahaan.
Kebijakan Privasi dan Pengelolaan Data Pribadi
Seiring meningkatnya kesadaran global akan pentingnya privasi, Unilever memandang privasi sebagai hak asasi manusia. Dalam pengelolaan data pribadi, perusahaan menetapkan sejumlah kebijakan, seperti hanya mengumpulkan data yang relevan, memastikan transparansi dalam penggunaannya, dan mendapatkan persetujuan dari individu sesuai peraturan hukum yang berlaku.
"Kami menjaga privasi setiap orang, termasuk karyawan dan pelanggan, serta data digital mereka. Semua langkah pengumpulan, penyimpanan, dan penggunaan data dilakukan sesuai dengan nilai-nilai inti Unilever dan undang-undang yang berlaku," lanjut pedoman tersebut (Unilever, 2024).
Namun, kebijakan ini juga tegas melarang penyimpanan data lebih lama dari yang diperlukan, serta melarang penggunaan data untuk tujuan yang tidak sesuai dengan ekspektasi individu terkait. Karyawan yang ragu tentang penanganan data diminta untuk berkonsultasi dengan manajer lini atau divisi Legal untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
Penggunaan Teknologi dan Pemantauan Informasi
Dalam pengelolaan informasi berbasis teknologi, Unilever memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk menggunakan peralatan perusahaan, termasuk untuk tujuan pribadi. Namun, kebijakan ini dibatasi oleh aturan ketat, seperti larangan penyalahgunaan sumber daya jaringan dan penyimpanan.
Menariknya, perusahaan menyatakan bahwa semua informasi bisnis yang disimpan di perangkat kerja atau perangkat pribadi yang digunakan untuk pekerjaan dianggap sebagai aset perusahaan. Oleh karena itu, informasi tersebut dapat dipantau, diperiksa, atau bahkan dihapus oleh perusahaan bila diperlukan.
