Fakultas Ekonomi Universitas Slamet Riyadi Surakarta mengadakan kegiatan magang kerja bagi mahasiswa-mahasiswinya selama 40 hari yakni mulai tanggal  11 novemver - 23 Desember 2024. Salah satu mahasiswa yakni Bening Karismawati dari Program Studi Akuntansi dari kelas Akuntansi 02 kelompok 13 dengan Dosen pembimbing Magang Bapak Dr. Rispantyo M.Si mengikuti kegiatan magang kerja di Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) yang ditempatkan pada Bagian arsip.Pengelolaan arsip merupakan aspek yang sangat penting dalam setiap organisasi, baik di sektor publik maupun swasta. Di lembaga pemerintah seperti KPKNL (Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang), pengelolaan arsip yang efektif memiliki dampak yang signifikan terhadap efisiensi administrasi, transparansi, dan akuntabilitas. Bagian arsip di sebuah institusi memiliki peran yang krusial dalam memastikan bahwa arsip dikelola dengan baik, tidak hanya untuk kepentingan organisasi, tetapi juga untuk kepentingan publik. Artikel ini akan membahas secara rinci mengenai peran bagian arsip dalam pengelolaan arsip yang efektif.
1. Penyusunan dan Pengelompokan Arsip
Salah satu peran utama bagian arsip adalah menyusun dan mengelompokkan arsip sesuai dengan jenis, fungsinya, serta urgensinya. Di KPKNL, arsip mencakup berbagai jenis dokumen penting, seperti arsip keuangan, arsip lelang, arsip peraturan, serta arsip terkait aset dan kekayaan negara. Penyusunan arsip yang baik akan memungkinkan proses pencarian dan aksesibilitas informasi menjadi lebih cepat dan efisien.
Proses pengelompokan arsip dimulai dengan pengidentifikasian jenis dokumen, diikuti dengan pengarsipan berdasarkan kategori tertentu. Setiap dokumen perlu diberi label dan kode arsip yang jelas untuk memudahkan pencarian. Penggunaan sistem pengelolaan arsip yang terstandarisasi, seperti kodefikasi atau sistem klasifikasi, dapat mempermudah proses ini.
2. Penyimpanan Arsip yang Aman dan Terjamin
Bagian arsip bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua arsip disimpan dengan cara yang aman dan terlindungi dari kerusakan. Dalam pengelolaan arsip, penyimpanan yang tepat menjadi hal yang sangat penting, karena banyak arsip yang bersifat sensitif dan dapat mempengaruhi integritas data. Sebagai contoh, arsip keuangan dan dokumen terkait lelang harus dilindungi dengan cara yang mencegah akses yang tidak sah.
Di era digital saat ini, selain arsip fisik, bagian arsip juga harus mengelola arsip elektronik. Penggunaan sistem manajemen arsip berbasis teknologi memungkinkan arsip digital untuk disimpan dengan aman, dengan berbagai fitur perlindungan seperti enkripsi dan pengamanan akses. Arsip elektronik juga memudahkan pengelolaan dalam hal penyimpanan ruang, pencarian dokumen, dan efisiensi akses.
3. Pengendalian Akses Arsip
Pengelolaan arsip juga mencakup pengendalian akses yang baik untuk memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses arsip tertentu. Bagian arsip bertanggung jawab untuk menetapkan prosedur pengaksesannya dan membuat sistem pengamanan yang membatasi akses hanya kepada orang yang memerlukan dokumen tersebut.
Sebagai contoh, dokumen yang mengandung informasi sensitif, seperti arsip keuangan atau data pribadi pegawai, hanya boleh diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan. Bagian arsip perlu membuat protokol yang ketat dalam hal ini, seperti penggunaan sistem login dan password untuk arsip digital dan prosedur fisik yang ketat untuk arsip manual.
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip yang Tidak Diperlukan
