[caption id="attachment_362949" align="aligncenter" width="620" caption="Ilustrasi: www.prweb.com"][/caption]
Pernahkah anda berada dalam situasi dimana semua pekerjaan yang menuntut keterlibatan anda datang bersamaan seperti pasuan berkuda yang bergemuruh? Si kecil harus dibawa ke rumah sakit untuk imunisasi hari itu karena sudah terlambat sebulan dan saat yang sama formulir pendaftaran abangnya harus diantar ke sekolah karena ternyata itu hari terakhir pengembalian formulir.
Saat yang sama sulit fokus ke keperluan itu karena anda belum belajar sementara nanti sore ada kegiatan arisan warga di lingkungan anda dimana anda bertanggungjawab menyiapkan konsumsinya. Sementara anda mengantar si kecil ke rumah sakit dengan pikiran kalut memikirkan bagaimana tiba di sekolah si abang setelah ini mengembalikan formulir, hand phone anda berdering. Bos besar memanggil anda segera ke kantor dan membatalkan izin hari karena ada data yang sangat dibutuhkan yang hanya anda yang tahu cara membaca dan menyajikannya. Anda sebenarnya sudah lama berpikir mengangkat seorang asisten yang bisa menggantikan anda sewaktu-waktu tapi belum sempat anda lakukan.
Apa yang akan anda lakukan? Panik? Histeris? Berteriak? Benturkan kepala ke tembok? Membentak anak atau bahwan yang anda anggap sebagai sumber masalah? Menyesalkan suami yang sedang melakukan perjalanan dinas ke luar kota dan memintanya segera kembali? Menceburkan diri ke kolam ikan samping rumah yang sayang airnya dangkal? Atau apa?
Well, saya yakin banyak diantara kita yang pernah berada pada situasi seperti itu meski dengan jenis persoalan dan tingkat kesulitan yang berbeda. Anehnya kejadian seperti itu tidak sekali dua kali, bahkan sepertinya menjadi langganan karena berulang. Padahal saat terjadi sudah sumpah-sumpah akan memperbaiki pengelolaan waktu ke depannya bila terlepas dari situasi itu. Tapi seminggu kemudian terjadi lagi.
Dan resolusi anda tahun lalu untuk bisa belajar menulis karena anda menganggap itu keren dan bisa menjadi bukti intgelektualitas serta menunjang karir anda lebih jauh, tidak terlaksana. Di Kompasiana anda tetap menjadi pembaca senyap (silent reader). Sudah setahun lebih berhasrat menulis tapi belum ada sepotong tulisan pun terpublikasi, padahal anda yakin tulisan anda akan lebih bagus daripada banyak tulisan yang anda sempat baca setiap hari.
Anda juga ternyata masih punya resolusi terpendam yang sudah lima tahun lebih belum pernah diusahakan sugguh-sungguh untuk terwujud. Anda sangat ingin bisa menjadi pembicara publik yang handal karena itu juga keren dan bisa menunjang karir anda. Untuk itu anda telah merencanakan mengambil kursus public speaking. Tapi sampai detik ini belum kejadian. Bahkan sepertinya keinginan itu sebentar lagi padam karena anda mulai yakin bahwa anda tidak punya waktu.
Bahkan keinginan untuk mengasah kemampuan menulis tampaknya juga mulai luntur. Anda telah menemukan alasan yang sepertinya cukup rasional. Pekerjaan kantor makin banyak, waktu anda makin terbatas dan tampaknya mengasah keterampilan menulis di Kompasiana sudah tidak kondusif seperti dulu karena kata orang, penulis baru suka di-bully. Padahal itu hanya pembicaraan selentingan, bukan realitas.
Bila anda sedang mengalami situasi seperti pada rekaan situasi di atas, maka anda perlu berkenalan dengan The Matrix. Bukan sang tokoh fiksi bercakar besi yang ada dalam lakon filmyang disutradarai oleh Andy Wachowski, tetapi lebih merupakan sebentuk diagram dengan empat ruang yang disebut Time Management Matrix atau Matriks Pengelolaan Waktu yang dipopulerkan oleh Dr. Stephen R. Covey, penulis buku laris The 7 Habits of Highly Effective People.
Berhentilah membaca sejenak dan coba searching di google dengan menggunakan kata kunci matriks manajemen waktu, maka puluhan bahkan ratusan model matriks mirip diagram berikut ini akan tersaji di layar monitor anda. Apalagi kalau menggunakan kata kunci matrix time management, maka akan lebih banyak lagi yang muncul.
[caption id="attachment_362926" align="aligncenter" width="620" caption="Ilustrasi Matriks Manajemen Waktu | Sumber: Ben B. Nur"]
Sayangnya, beberapa rekan yang telah saya sarankan mempelajari matriks manajemen waktu ini melalui internet kembali ke saya dengan mengatakan bingung bagaimana membacanya dan memanfaatkannya.
Baiklah. Kebetulan ini tahun baru dimana kemungkinan banyak rekan di Kompasiana telah membuat resolusi, maka saatnya untuk menjalankannya dengan bantuan matriks manajemen waktu ini. Namun, pertama anda harus meyakini bahwa nasib anda tidak akan berubah kecuali anda sendiri yang berinisiatif merubahnya. Artinya anda yakin bahwa anda memiliki kendali atas tindakan-tindakan anda, pilihan prioritas dalam hidup anda dan tentunya masa depan anda.
Kalau anda sudah yakin dengan jalan hidup anda sekarang dan tidak berpikir untuk berubah, sebaiknya berhenti membaca tulisan ini sampai di sini karena saya yakin sekecil apapun anda akan tergoda. Jadi sampai di sini saja, terimakasih telah mampir dan silahkan kembali ke rutinitas anda atau cari artikel lain yang lebih ringan. Good by, may God bless you...! Yang mau lanjut silahkan !
KELOLA Dengan Baik Kuadran I anda.
Kalau anda percaya, mari kita teruskan. Perhatikan kotak pada kiri atas dari ilustrasi matriks manajemen waktu yang tersaji . Kotak itu adalah tempat dimana orang-orang brillian, bersemangat, optimis dan penuh cita-cita berkumpul, berjibaku dan akhirnya terjatuh kelelahan. Atau mungkin frustasi karena tak tahu arah hidup dan cara mengelola waktu akhirnya tersungkur, merintih dan tersisih. Andakah salah satu diantaranya?
Hebatnya, di situ penuh canda tawa karena seakan menikmati gaya hidup lintang pukang, namun akhirnya tak sedikit yang depresi karena merasa seperti orang yang terjebak dalam sebuah labirin, kemana muka menghadap di situ kesibukan menyergap dan hasilnya setelah dievaluasi selama setahun, dan bahkan lima tahun kemajuannya biasa-biasa saja.
Pernahkan anda mendengar cerita tentang petani yang tegoda belut? Kalau belum, ini cerita versi singkatnya. Suatu hari seorang petani tergoda mendapati belut yang rupanya sangat banyak di sawahnya. Setiap kali turun ke sawah untuk menanam benih jadi urang karena sibuk menangkapi belut. Sebahagian dinikmati di tepi sawah dan sebahagian lagi dibawa pulang ke rumah untuk makan malam.
Begitulah si petani tiap hari sibuk ke sawah bersuka cita bermaksud menanam benih lalu batal lagi karena sibuk berburu belut. Tak terasa tiga bulan berlalu dan si petani baru tersadar bahwa dia tak menanam sebatang padi pun. Badannya sih jadi tambun karena banyak makan belut, tapi sawahnya kosong melompong sementara sawah di kiri kanannya sudah menguning siap panen. Si petani jatuh terduduk di tepi sawah, terduduk hingga malam hari, enggan pulang ke rumah karena tak bisa membawa padi seperti yang dilakukan tetangganya. Ia baru tersadar sebagai korban godaan belut.
Nah, Kotak kiri atas itu disebut sebagai KUADRAN I, tempat segala aktivitas yang memang PENTING untuk kehidupan anda pribadi, keluarga dan profesi anda saat ini dikerjakan. Ingat! SAAT INI. Sehingga bukan hanya penting namun sekaligus MENDESAK karena datang bersama ketentuan limit waktu untuk dikerjakan atau diselesaikan. Sedemikian penting dan gentingnya sampa-sampai ada yang menyebut Kuadran I ini seperti pemadam kebakaran yang punya semboyan “Pantang Pulang Sebelum Padam.
Ingat kembali situasi rekaan yang saya paparkan di awal tulisan ini. Anda harus membawa anak ke dokter untuk imunisasi, mengembalikan formulir pendaftaran si abang, membayar rekening listrik yang sudah mendapat peringakatn ketiga, menghadapi ujian di kampus, mendapat perintah atasan yang tidak bisa ditolak, ada soulmate yang minta ketemuan mau curhat hari itu sambil menangis di ujung telpon sana, terus mikirin si Ani yang minta CD film Korea-nya dikembalikan sore nanti padahal anda belum tuntas menontonnya. Grhhh...! Stress. Apakah anda pernah mengalami situasi seperti itu? Itulah situasi Kuadran I. Di situlah mayoritas waktu orang-orang mediocre atau orang kebanyakan terserap.
Polanya berulang setiap hari, terakumulasi menjadi rutinitas mingguan, bulanan bahkan tahunan. Karena kotak itu seakan-akan penuh, begitu sibuknya sehingga semua waktu seperti tersedot di situ. Makanya ketika ada yang bertanya kenapa anda tidak melanjutkan pendidikan ke jenjang S2 untuk perbaiki karir, maka segera anda sergap dengan pernyataan: “Alah mana gue punya waktu Cyn?” Padahal anda tidak sadar sedang di cafe membuang waktu ngerumpi dengan si Cynthia lebih dari tiga jam. Kualiah hanya butuh waktu kuliah sekitar 2 jam, itupun tidak tiap hari. Sementara anda bisa ngerumpi setiap hari dari Senin sampai Jumat seperti acara infotainment plus Sabtu dan Minggu ngegosip dengan tetangga.
Atau kalau ada yang bertanya sudah berapa buku yang anda baca bulan ini? Maka jawaban yang sama akan terlontar dari mulut anda. Padahal membaca buku bagus tidak harus di cafe mahal apalagi sambil bekerja. Bahkan anda bisa menuntaskan 20 halaman saat buang hajat dimana anda sedang fokus-fokusnya. Tapi apa yang biasa anda lakukan sambil buang hajat? Baca joke dari handphone sambil cekikikan (ini juga pengalaman pribadi penulis sepertinya). Apalagi di waktu-waktu lowong lainnya
Mengapa anda begitu sulit menemukan waktu membaca, kursus, S2 dan sebagainya? Karena anda tidak fokus dan disiplin untuk menjalankan semua itu. Maklum waktunya sepertinya belum mendesak, namun persepsi itulah yang yang membuat manajemen waktu anda tidak terkelola dengan baik. Maka agar Kuadran I anda tetap berkualitas, kelolalah dengan sebaik-baiknya agar tetap ada waktu untuk mengerjakan hal-hal yang tak kalah pentingnya penting di Kuadran II. Kuadran tentang apa gerangan?
[caption id="attachment_362947" align="aligncenter" width="620" caption="Ilustrasi: www.thecastingsolution.tv"]
DISIPLIN dan FOKUS di Kuadran II
Namanya Kuadran PENTING tapi TIDAK MENDESAK atau Kuadran II. Apa saja yang ada disitu? Ya, resolusi anda untuk mengasah keterampilan menulis, impian anda untuk menjadi pembicara publik yang handal, merampungkan pendidikan strata dua atau tiga, pandai bermain gitar akustik, bisa memainkan piano, memiliki rumah dengan halaman luas dan sebagainya.
Tanyalah diri anda, apakah semua itu PENTING? Jawaban anda pasti “Ya!” bahkan SANGAT PENTING untuk kehidupan yang berkualitas dan karir yang lebih baik ke depan. Lalu tanya diri anda apakah itu menjadi prioritas untuk anda kerjakan secara bertahap setiap hari karena mumpung belum mendesak? Jawabannya kemungkinan besar “tidak!.” Ya, setidaknya masih ada waktu bulan depan, enam bulan ke depan, setahun ke depan kata anda.
Nah, disitulah masalahnya. Karena dianggap belum mendesak maka tidak harus menjadi prioritas untuk dikerjakan. Dan karena tidak harus sekarang, maka tidak juga besok, lusa dan kemungkinan terlupakan sampai tahun berganti lagi. Ingat kemendesakan akan selalu menang di atas sesuatu yang tidak mendesak. Anda akan selalu memenangkan yang mendesak meskipun anda tahu itu tidak benar.
Apakah kalau tidak ada waktu lowong dalam arti sepertinya tidak ada dead linedi depan mata lantas anda akan otomatis mengatakan itu bukan prioritas? Iya, kalau ukuran anda adalah kadar kemendesakannya, bukan kadar kepentingannya. Padahal Kuadran II adalah sesuatu yang sangat penting untuk kualitas hidup anda di masa depan, bahkan di akhirat.
Kuadran II adalah Kuadran alam sadar. Sesuatu yang harus direncanakan dan dilaksanakan dengan kedisiplinan diri yang tinggi karena tidak ada yang memerintah anda kecuali diri sendiri. Tidak ada atasan yang akan menegur anda. Tak juga ada yang memberikan anda dead line. Kuadran II itu mutlak tanggungjawab anda. Jadi kalau anda tidak konsisten melakukan tindakan atau kebiasaan yang mengarah kepada peningkatan kualitas diri, maka salahkanlah diri anda karena andalah yang sepenuhnya bertanggungjawab untuk fokus mendisplinkan diri mengerjakan Kuadran II. Sekali lagi fokus dan disiplin, itu kuncinya.
WASPADA Godaan Kuadran III
Bahaya yang mengancam adalah saat anda merasa tidak ada yang mendesak yang perlu dikerjakan maka jebakan Batman yang menanti adalah di kotak kiri bawah yang disebut Kuadran III, tempat dimana berbagai aktivitas yang sebenarnya TIDAK PENTING tapi “MENDESAK”. Mengapa kata MENDESAK diberi tanda kutip? Karena sebenarnya tidak mendesak amat, hanya didesak-desakkan, jadi seakan-akan mendesak. Apakah menurut anda mendesak untuk setiap sore nongkrong di cafe menghabiskan waktu senja hingga malam ngobrolin sesuatu yang diulang-ulang dari kemarin, kemarin dulu, minggu lalu, bahkan soal politik sudah basi tentang Pilpres. Hari gini belum move on juga. Kadar dongkol dan bencinya kepada lawan politik di masa yang sudah lewat tak surtut-surut sehingga perlu terus diobrolin.
Apakah menurut anda penting dan mendesak untuk menulis sesuatu yang anda tidak tahu apa kepentingannya bagi masa depan anda termasuk peningkatan kualitas profesionalisme anda? Godaan ini termasuk banyak dialami sahabat-sahabat saya di Kompasiana. Tapi kembali lagi tergantung anda melihat kadar kepentingannya bagi masa depan masing-masing.
Lihatlah orang-orang yang rutin menghabiskan waktu nongkrong di cafe atau warung kopi membicarakan masalah politik dari A sampa Z padahal politisi juga kagak apalagi anggota lembaga legislatif. Seakan-akan kalau mereka tidak mendiskusikan masalah itu negara ini akan segera bubar. Jadi menurut halusinasi mereka, nongkrong itu urgent atau mendesak untuk membicarakan berbagai isu hangat sambil ngopi. Padahal saat bubar semuanya seperti menguap seiring menguapnya wangi aroma kopi mereka. Tidak ada notulen, tidak ada rencana tindak lanjut apalagi rekomendasi. Dan besoknya diskusi tentang itu diulang lagi, capek deh! Sambil nepok jidat.
Mengikuti ajakan teman-teman yang seakan mendesak, karena sepertinya tak ada waktu lain lagi, istilahnya kapanlagi dot com. Karena nanti akan banyak lagi pekerjaan yang mendesak, jadi mumpung lagi lowong, nongkrong yuk. Ini juga penting untuk refreshing dan mendesak karena sulit mencari waktu lain. Padahal koq bisa tiap hari ya? Nongkrongnya tidak tanggung-tanggung, bisa sejam habis untuk secangkir kopi. Kalau ditambah rokok bisa dua jam. Ditambah ngerumpi plus ngegosip bisa empat atau lima jam. Kapan lagi? mumpung bos lagi ke luar kota.
Padahal kalau itu semua dilakukan secara proporsional saja, katakanlah 30 menit untuk secangkir kopi dan setelahnya mulai membaca atau menulis untuk memenuhi resolusi yang pernah dibuat, maka anda tanpa sadar membangun ketagihan baru yang menutup pintu ke kuadran III dimana artinya anda memenuhi komitmen anda di Kuadran II. Orang yang suka menginvestasikan waktu di Kuadran II biasanya lebih antisipatif sehingga jarang terjebak stress dan depresi di Kuadran I. Hidupnya juga lebih berkualitas. Kehidupan sosialnya juga akan terpelihara dan terpenting ada prestasi yang bisa dicapai dan dicatat dari waktu ke waktu.
Katakan TIDAK Pada Kuadran IV
Kegagalan anda untuk fokus dan berdisiplin di Kuadran II karena biasanya anda dengan tak sengaja larut mengerjakan pekerjaan di kuadaran III atau Kuadran IV. Pekerjaan apa gerangan di Kuadran IV itu? Perhatian baik-baik posisinya di matriks manajemen waktu di atas. Dia berda di posisi sesuatu yang TIDAK PENTING sekaligus TIDAK MENDESAK.
Pekerjaan apa misalnya yang masuk katagori ini? Ya bermain game sampai melebihi batas peruntukannya, menonton sinetron impor sampai nangis-nangis. Kalau main game hanya untuk sekedar refreshing sekira 30 menit menurut takaran anda, maka jangan lebih dari itu. Karena bermain game lebih dari sekedar refreshing alias kecanduan, itulah yang dimaksud aktivitas Kuadran IV. Termasuk menonton sinetron impor lebih dari satyu episode sekali menonton. Ingat masih pekerjaan lain yang lebih penting
Contoh lain kegiatan Kudaran IV adalah menghabiskan waktu berdebat kusir, mengorek kesalahan atau aib orang lain dan lupa terhadap aib sendiri.Mempertentangkan sesuatu yang tidak perlu dipertentangkan, menghabiskan waktu menanggapi kritikan orang lain yang seakan-akan kalau tidak ditanggapi hari ini menunjukkan sikap kepengecutan alias takut.
Simpulan
Nah pandanglah kembali keempat kuadran di atas. Renungkan dan jujurlah pada diri sendiri, dimana gerangan anda banyak menghabiskan waktu saat ini. Di Kuadran I? Kuadran II? Kuadran III atau Kuadran IV? Mengapa itu penting? Karena itu adalah potret diri anda di masa mendatang. Itulah yang dimaksud oleh pepatah bahwa nasib anda ke depan tergantung keputusan-keputusan anda hari ini. Kalau anda memutuskan untuk lebih fokus dan lebih banyak investasi waktu di kuadran II, maka panenlah hasil kuadran II di masa depan. Sebaliknya kalau anda membiarkan waktu dan energi anda terserap di kuadran III atau empat, maka itu pula yang akan anda panen di masa mendatang.
Maka saran saya sebagai teman, FOKUSLAH pada KUADRAN II. Selanjutnya KELOLA dengan baik KUADRAN I anda karena ini tak terhindarkan tetapi akan lebih ringan bila terkelola dengan baik. WASPADAILAH daya tarik dan tipuan KUADRAN III karena anda akan menyadarinya tak banyak gunanya, tapi anda sering tidak sadar. Jadi waspadalah... waspadalah. Terakhir, ingatlah kata H. Rhoma Irama mengapa semua yang enak-enak itu diharamkan? Nah, Kuadran IV itu enak-enak lho. Jadi sebisa mungkin BATASI DIRI masuk ke KUADRAN IV. Kalau terlanjur masuk ke dalam, maka insyaflah segera.
Tetapi rahasia sebenarnya untuk terbebas dari KUADRAN III dan IV adalah dengan BERSUNGGUH-SUGGUH fokus dan berdisiplin MENGINVESTASIKAN WAKTU DAN ENERGI di KUADRAN II.
Demikian sahabat-sahabatku, berdisiplinlah mewujudkan resolusi anda di tahun 2015 ini. Semoga tahun ini segala resolusi terbaik kita terwujud – Salam hebat ! [@bens_369]
