Pedoman Administrasi (PEMANIS): Administrasi Sebagai Kunci Organisasi

Alhamdullillah hirobbil' alamin

Pada hari Minggu (10/3)  telah terlaksana kegiatan edukasi administrasi untuk staff internal BEM Fisipol UMY, yaitu Pedoman Administrasi atau PEMANIS. Program kerja kolaborasi antara Biro Sekretariat Kabinet dan Biro Keuangan BEM Fisipol UMY Periode 2023/2024 ini berlangsung dari pukul 09.00 - 11.40 WIB dan bertempat di Stadium General Teknik, Gedung Siti Walidah F1 lantai 2, UMY. Kegiatan kesekertariatan ini dihadiri oleh Sekretaris Daerah BEM Fisipol UMY, sekretaris dinas/biro, delegasi setiap sekertaris kepanitiaan, dan tentu saja Gubernur BEM Fisipol UMY yang turut hadir dalam kegiatan ini untuk memberikan sambutan.

Kegiatan yang mengusung tema "Memahami Dasar-dasar Administrasi untuk Mengoptimalkan Administrasi yang Tepat" bertujuan agar para sekretaris biro/dinas serta sekretaris kepanitiaan dapat memahami cara mengelola dan menyusun administrasi dan keuangan dalam persuratan, proposal,dan laporan akhir yang baik dan sesuai dengan kaidah.

Pelaksanaan kegiatan Pemanis ini dimulai dari pembukaan yang berisi sambutan-sambutan kemudian dilanjut dengan pemaparan materi oleh Kepala dan Sekretaris Biro Sekretariat Kabinet yang membahas terkait SOP administrasi dan alur administrasi internal BEM Fisipol UMY dan bahkan, selain administrasi kesekertariatan, Pemanis membahas pula SOP keuangan, pengajuan dana kas, dan penyusunan anggaran. Tak lupa di akhir masing-masing pemaparan terdapat sesi tanya jawab untuk memperdalam kepahaman peserta yang dilanjut foto bersama dan penutup.

Beberapa contoh kesalahan yang kerap terjadi adalah kelalaian dalam format surat, seperti kop surat yang tidak sesuai, nomor surat, isi, bahkan penutup. Penting juga bagi sekertaris untuk dapat membedakan antara laporan masuk dan laporan keluar, serta memperhatikan anggaran dalam setiap acara.

Setelah terlaksananya kegiatan Pemanis ini, seluruh sekretaris biro/dinas dan sekretaris panitia akan dapat mengelola dan menyusun kebutuhan administrasi mereka seacara independen untuk kelancaran program kerja masing-masing biro/dinas. Namun, tentunya teteap dalam pengawasan Biro Sekertariat Kabinet agar menghindari keselahan yang tidak diinginkan. Penanggung jawab dari Biro Sekretariat Kabinet akan membantu proses revisi isi surat, proposal, dan laporan akhir. Sedangkan penanggung jawab dari Biro Keuangan akan membantu proses revisi di bagian anggaran pada proposal dan laporan akhir.

Harapannya, setelah terlaksananya kegiatan Pemanis ini para sekretaris biro/dinas dan sekretaris panitia dapat memahami serta menyusun surat, proposal, dan laporan akhir dengan baik dan benar sesuai dengan SOP yang sudah dibuat oleh Biro Sekretariat Kabinet dan Biro Keuangan serta meminimalisir misinformasi dalam penyusunan surat, proposal, dan laporan akhir.