Dua Mahasiswi Universitas Negeri Malang Sharing Pengalaman Magang di Bagian Sekretariat Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang

Hi, perkenalkan kami Bellina Octavia Yuliawan dan Erika Aulia Putri Rahman yang merupakan mahasiswi Ilmu Perpustakaan di Universitas Negeri Malang. Disini kami akan membagikan sebuah pengalaman magang kami setelah 4 (empat) bulan menjalani program magang MBKM di Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang.

Kegiatan magang di Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang merupakan suatu pengalaman yang sangat berharga bagi kami. Secara umum, magang adalah program kerja lapangan universitas untuk mengasah atau mendalami soft skill dan hard skill seorang mahasiswa sebelum memasuki dunia kerja dengan bimbingan dan pengawasan dari pembimbing yang telah berpengalaman dengan tujuan untuk menjadikan diri kita sebagai SDM (Sumber Daya Manusia) yang professional. Dalam pelaksanaannya, kegiatan magang bertujuan untuk mempraktekkan secara langsung tentang semua materi yang telah diajarkan selama di kampus. Program magang yang kami laksanakan merupakan program magang MBKM (Merdeka Belajar Kampus Merdeka) internal dari Universitas Negeri Malang.

Di Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang, kami melaksanakan kegiatan magang di divisi yang sesuai dengan peminatan kami, yaitu surat menyurat di Subbagian Umum dan Kepegawaian. Selama 4 (empat) bulan, kami dibimbing supaya dapat menyelesaikan tugas yang telah diberikan dengan baik. Para pegawai disana baik, ramah, dan juga sabar dalam memberikan bimbingan kepada kami.

Kegiatan yang kami lakukan ialah mengelola surat yang telah masuk di Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang dan surat keluar dari Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang serta menata arsip yang masih belum sesuai dengan penempatan yang ada. Tujuan dari penataan arsip ini adalah memudahkan dalam pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Penataan arsip yang diterapkan di Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang ini dikelompokkan berdasarkan perihal dan nomor surat. Selain itu, kami juga memberi penamaan pada box-box arsip yang sudah ada agar memudahkan peletakkan surat sesuai dengan jenisnya.

Surat yang telah masuk di Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang akan dicatat di buku agenda sesuai dengan jenis surat masuk tersebut, baik surat masuk undangan maupun surat masuk pemberitahuan. Lalu, mengisi lembar disposisi yang selanjutnya akan di serahkan ke Kepala Dinas untuk ditindak lanjuti melalui Sekretaris Pribadi Kepala Dinas. Selain itu, di Dinas Perhubungan Pemerintah Kota Malang sudah menggunakan website surat digital atau disebut "SURADI" . Website ini berfungsi untuk mengetahui apa saja surat yang telah masuk, baik itu surat pemberitahuan maupun surat undangan yang tentunya hal ini dapat memudahkan untuk melihat atau mencari kembali surat yang telah masuk. Tidak hanya itu, aplikasi ini juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat keluar dengan mudah tanpa mengantar langsung ke pihak yang bersangkutan, terutama instansi yang berada di luar kota Malang.

Setelah 4 (empat) bulan melaksanakan kegiatan program magang MBKM, kami mendapatkan pengalaman-pengalaman dan ilmu baru yang diharapkan agar dapat bermanfaat dan mampu diterapkan di masa yang akan mendatang, tentunya saat memasuki dunia kerja.