Jika anda sudah bekerja dan anda mungkin memiliki kedudukan yang tinggi, kemungkinan besar anda akan memimpin sebuah rapat. Kegiatan yang satu ini merupakan sebuah kegiatan yang sebisa mungkin diadakan rutin setiap minggu sekali. Dengan mengadakan sebuah rapat, diharapkan sebuah tujuan dalam proses kerja bisa dicapai dalam waktu yang telah diperhitungkan dan masalah-masalah yang akan dihadapi bisa diselesaikan dengan cepat karena semua orang yang berada dalam rapat juga ikut ambil bagian di dalamnya.
Rapat memang salah satu cara agar seorang atasan bisa berbagi pikiran dengan seorang bawahannya atau mungkin bisa kita sebut dengan rekan sekerja. Namun, terkadang sebuah rapat justru membuat para peserta rapat juga ketua malah menjadi stres karena rapat berjalan secara tidak efisien dan efektif. Oleh karena itu berikut cara-cara agar rapat menjadi efisien.
- Tentukan tujuan! Ini sangat penting karena anda harus punya kesimpulan begitu anda selesai melakukan rapat dan diharapkan kesimpulan tersebut memuaskan sebagian besar pihak.
- Siapkan Agenda. Merencanakan agenda sebelum rapat mempermudah anda untuk mengatur jalannya rapat sehingga anda tidak terlalu banyak membuang waktu anda untuk hal yang tidak perlu.
- Melakukan "Manajemen Orang". Maksudnya adalah tanyakan apa-apa saja yang kira-kira perlu diperbincangkan mengenai masalah yang berada di dalam sebuah pekerjaan. Hal ini membuat para peserta rapat menjadi lebih betah dan bergairah dalam menjalani rapat.
- Tentukan waktu mulai dan selesai. Hal ini bukan untuk membatasi peserta rapat dalam menyampaikan pendapatnya. Ini diperuntukan melakukan efisiensi waktu sehingga waktu produktivitas dalam bekerja tetap tinggi.
- Kuasai topik! Hal ini sangat penting untuk seorang pemimpin rapat karena akan mempermudah jalannya rapat jika ada yang kesulitan dalam memaknai masalah yang sedang dibahas.
Jika anda sudah melakukan semua yang kita bicarakan di atas, anda harus tetap mengingat esensi dari sebuah rapat yakni mencapai sebuah keputusan. Ingatlah bahwa dalam rapat harus terjadi sebuah kesepakatan. Anda pun juga harus bersikap tegas sebagai ketua rapat dan jangan perbolehkan pembicaraan yang tidak berkaitan dan jaga jaga alur pembicaraan dengan menyatakan kembali tujuan rapat. Ingatlah bahwa rapat yang paling tidak berguna dan membuat frustasi adalah yang dipimpin ketua yang lemah atau tidak efisien.
Manfaat rapat yang baik adalah rapat yang ketika berakhir membuat setiap peserta terinspirasi, bersemangat, kembali antusias, tahu apa yang dikerjakannya dan kapan mengerjakannya, dan bergairah menghadapi tantangan di depan.
"Jika anda ingin sesuatu dikerjakan, mintalah orang yang sibuk untuk mengerjakannya."
Selamat mencoba tips rapat dari saya...
http://marykesini.blogspot.com/
