Tip Cespleng Notulis Bikin Notula Efektif dan Efisien

Tenang. Ada tips praktis dalam mencatat hasil rapat supaya efektif dan efisen. Wirausahawan dan pelatih bisnis Yohanes G. Pauly menuturkan, alih-alih membuat minutes of meeting,  lebih baik kita fokus menyusun to achieve list (TAL). Dengan menerapkan TAL, hasil kerja notulis mampu mendukung koordinasi dan pemantauan kinerja yang lebih efektif.

TAL diterapkan dengan berbekal 3W yakni what (apa), who (siapa), when (kapan). Yohanes menjelaskan lebih lanjut, Apa yang dikerjakan (what), oleh siapa (who) dan kapan (when) dikerjakan. Contoh: menghubungi montir A untuk memperbaiki mesin B (what), ditugaskan ke tim produksi (who), dan dikerjakan sesegera mungkin alias as soon as possible (when).  Beres.

Tapi tunggu dulu. Kita masih punya ganjalan di tahapan who dan when. Who harus merujuk pada person in charge (PIC) bukan persons in charge. Harus ada satu orang yang bertanggung jawab dalam sebuah tim yang berisi banyak orang itu.  Maka, rapat langsung menetapkan satu orang yang mengemban tugas tersebut. Sebut saja Joni yang menjadi PIC.  

Kemudian, 'sesegera mungkin' belumlah menyatakan kejelasan kapan akan dikerjakan. Kita perlu menyamakan definisi ASAP. Ketika maksud sesegera mungkin si pemimpin rapat adalah seminggu setelah pertemuan.  Sedang, bisa jadi maksud ASAP si Joni adalah sebulan kemudian. Jadi substansi tiap daftar dirinci meski tidak sedetail MoM.

 

TAL vs MoM

 

Tantangan yang  mengemuka selanjutnya adalah TAL berguna ketika diterapkan dalam rapat internal. Sebagian rapat kalangan sendiri tidak membutuhkan M0M. Sebagian rapat internal kadang hanya memerlukan to achieve list. misal rapat yang terkait kelompok kerja, panitia event, dsb.  To achieve list juga disebut to do list.   

MoM diperlukan ketika kita rapat dengan calon mitra dan mitra. Dengan kualitas yang komprehensif, minutes of meeting secara verbatim mencakup percakapan sebagai penguat keputusan. MoM, terutama jika rapat tidak memungkinkan perekaman, sangat berguna mengatasi keterbatasan ingatan manusia. Siapa mengusulkan apa itu memengaruhi arah kerja sama dua entitas berbeda. Ada pemisahan jelas antara to do kita dengan to do klien.   

To Achieve List dianggap sebagai perasan dari minutes of meeting. Kita lebih dulu mengenal istilah Plan-Do-Check-Action (PDCA). Sebagai simpulan, MoM menurunkan ke TAL yang lebih bersifat eksekusi dengan spesifik PIC dan tenggat. TAL merupakan tindak lanjut dari MoM sebagai bekal leader melakukan monitoring yang lebih efektif dan efisien.