Studi Literatur Tugas Akhir

PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP WARKAH PERTANAHAN DILINGKUNGAN KANTOR PERTANAHAN KOTA BANDUNG

2.1.1 Arsip Warkah Pertanahan

Warkah adalah dokumen yang merupakan alat pembuktian data fisik dan data yuridis bidang tanah yang telah dipergunakan sebagai dasar pendaftaran bidang tanah tersebut, menurut peraturan Menteri Negara Agraria / Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang ketentuan pelaksanaan peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang pendaftaran tanah. Warkah disimpan dan dipelihara keasliannya sebagai arsip hidup oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional.

Warkah tanah berisi dokumen penting, pada saat melakukan pendaftaran tanah di Kantor Pertanahan (Kantah), warkah berisi dokumen diantaranya salinan identitas pemohon, bukti perolehan hak atau peralihannya, dokumen-dokumen terkait proses penerbitan Sertipikat, Surat ukur, Gambar ukur, Surat keputusan pemberian hak, bukti setor pajak dan dokumen penting lainnya. Dari warkahlah,   kita dapat melakukan penulusuran mengenai asal-usul tanah, riwayat kepemilikannya, riwayat penerbitannya, sehingga dapat membuktikan jika ada permasalahan tumpang tindih kepemilikan tanah.

• Peranan Arsip Warkah Pertanahan, Arsip warkah pertanahan memiliki peran penting dalam berbagai aspek, diantaranya: 
  • Aspek Yuridis, warkah merupakan alat bukti yang sah di mata hukum untuk menentukan kepemilikan tanah.
  • Aspek Administrasi, warkah tanah digunakan sebagai dasar dalam berbagai kegiatan administratif pertanahan, seperti penerbitan sertipikat tanah, pembaharuan data tanah, dan pemberian izin pemanfaatan tanah.
  • Aspek Historis, sebagai sumber informasi yang berharga untuk mempelajari sejarah pertanahan di Indonesia.
  • Aspek Pengelolaan Tata Ruang, untuk melakukan proses perencanaan tata ruang dan pembangunan.
  • Aspek Pengambilan Keputusan, untuk menganalisis kebijakan dan pengambilan keputusan terkait pengelolaan sumber daya tanah serta perencanaan pembangunan.

• Jenis - jenis Arsip Warkah Pertanahan
  • Buku Tanah
  • Surat Ukur
  • Peta Pendaftaran
  • Gambar Ukur (GU)
  • Dokumen Alas Hak

• Fungsi Arsip Warkah Pertanahan
  Arsip warkah pertanahan memiliki berbagai fungsi krusial dalam pengelolaan dan administrasi tanah, termasuk sebagai bukti sah kepemilikan, penyedia informasi sejarah kepemilikan, acuan hukum dalam pertanahan, alat pemantau transaksi tanah, serta dasar perlindungan hukum dan kebijakan dalam pengelolaan sumber daya tanah dan tata ruang.Hal ini dikarenakan fungsi warkah yang merupakan nyawa dari seluruh pertanahan di Indonesia dan digunakan sebagai bukti penertiban sertipikat oleh BPN (Bernard Simamora, 2023).

2.1.2. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan adalah proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal-hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. Secara umum, pengelolaan merupakan kegiatan merubah sesuatu hingga menjadi baik berat memiliki nilai-nilai yang tinggi dari semula. Pengelolaan dapat juga diartikan sebagai untuk melakukan sesuatu agar lebih sesuai serta cocok dengan kebutuhan sehingga lebih bermanfaat.

Nugroho (2003:119) mengemukakan bahwa Pengelolaan merupakan istilah yang dipakai dalam ilmu manajemen. Secara etomologi, istilah pengelolaan berasal dari kata kelola (to manage) dan biasanya merujuk pada proses mengurus atau menangani sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi pengelolaan merupakan ilmu manajemen yang berhubungan dengan proses mengurus dan menangani sesuatu untuk mewujudkan tujuan tertentu yang ingin dicapai.

Pengelolaan arsip warkah adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola arsip warkah agar dapat memenuhi fungsi dan tujuannya. Pengelolaan arsip warkah ini merujuk pada upaya untuk mengelola dan merawat dokumen atau catatan penting dalam suatu organisasi atau instansi. Arsip warkah melibatkan berbagai proses, kebijakan, dan praktek untuk memastikan keberlanjutan, keamanan, dan aksesibilitas informasi yang terkandung di dalamnya.

• Tujuan Pengelolaan
  Tujuan pengelolaan adalah agar segenap sumber daya yang ada seperti, sumber daya manusia, peralatan atau sarana yang ada dalam suatu organisasi dapat digerakan sedemikian rupa, sehingga dapat menghindarkan dari segenap pemborosan waktu, tenaga, dan materi guna mencapai tujuan yang diinginkan. Pengelolaan dibutuhkan dalam semua organisasi, karena tanpa adanya pengelolaan atau manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Disini ada beberapa tujuan pengelolaan:
  • Untuk pencapaian tujuan organisasi berdasarkan visi dan misi.
  • Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Pengelolaan dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak yang berkepentingan dalam suatu organisasi.
  • Untuk mencapai efisien dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum yaitu efisien dan efektivitas.

• Fungsi Pengelolaan
  Fungsi pengelolaan adalah sejumlah proses dan kegiatan yang bertujuan untuk mengarahkan, mengorganisir,       mengendalikan, dan mengawasi sember daya yang ada dalam suatu organisasi guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Fungsi-fungsi utama dalam pengelolaan ini meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

  Menurut Millet dalam Burhanuddin (1994:34) fungsi pengelolaan adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan. Menurut Terry (2006:342) menuliskan ada 4 fungsi pengelolaan yang dikenal dengan POAC antara lain: Planning, Organizing, Actuating dan Controlling.

• Indikator - Indikator Pengelolaan
  Indikator adalah variabel yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keadaan atau kemungkinan dilakukan pengukuran terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu. Menurut Wilson R. dan T. Sapanuchart (1993), indikator adalah suatu ukuran tidak langsung dari suatu kejadian atau kondisi.

  Indikator pengelolaan digunakan untuk mengevaluasi kinerja pengelolaan suatu hal. Ini dapat berupa indikator kuantitatif atau kualitatif, dan digunakan untuk mengukur efektivitas, efisiensi, ekonomis, dan akuntabilitas pengelolaan. Untuk pengelolaan arsip warkah, indikator-indikator seperti kelengkapan, keteraturan, aksesibilitas, dan preservasi digunakan untuk menilai kinerja pegawai dan sistem pengelolaan arsip.

2.1.3. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan atau maintenance adalah kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu aset dan memperbaikinya agar selalu dalam keadaan siap pakai untuk melaksanakan produktivitas secara efektif dan efisein sesuai dengan standar (fungsional dan kualitas).

Menurut Sudrajat (2011), Pemeliharaan atau yang lebih di kenal dengan kata maintenance dapat didefinisikan sebagai suatu aktivitas yang di perlukan untuk menjaga atau mempertahankan kualitas pemeliharaan suatu fasilitas agar fasilitas tersebut berfungsi dengan baik dalam kondisi siap pakai.

Pemeliharaan arsip warkah adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk menjaga, merawat dan memastikan integritas serta ketersediaan warkah atau dokumen dalam suatu institusi atau organisasi. Warkah biasanya merujuk pada dokumen-dokumen resmi atau catatan-catatan penting yang memiliki nilai sejarah, hukum, atau administratif. Warkah merupakan arsip yang vital, oleh karena itu penyimpanan juga harus diperhatikan prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan, sebagaimana asas-asas penyelenggara arsip dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Warkah harus utuh dan terpelihara. Oleh karena itu, petugas harus menjaga dokumen tadi dari upaya pengurangan atau perubahan informasi atau fisik yang ada didalamnya, sehingga mengganggu keautentikannya. Selain itu, warkah sebagai arsip juga harus terjamin keselamatan dan keamanannya, tidak mengalami kerusahakan atau kehilangan.

•  Tujuan Pemeliharaan
  • Menjaga aset agar tetap dalam kondisi baik dan berfungsi secara optimal.
  • Mencegah terjadi kerusakan atau keterlambatan produksi.
  • Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
  • Mencapai tingkat biaya pemeliharaan serendah mungkin, dengan melaksanakan kegiatan pemeliharaan secara efektif dan efisien.
  • Membantu mengurangi pemakaian dan penyimpangan diluar batas dan menjaga modal yang diinvestasikan.

• Fungsi Pemeliharaan
  Fungsi pemeliharaan adalah menjaga dan merawat sesuatu agar tetap dalam kondisi yang baik dan berfungsi dengan baik. Dalam konteks pemeliharaan alat produksi, fungsi pemeliharaan adalah untuk menunjang kemampuan produksi agar dapat memenuhi kebutuhan yang sesuai dengan rencana produksi,   menjaga kualitas pada tingkat yang tepat untuk memenuhi apa yang dibutuhkan oleh produk itu sendiri, dan mencapai tingkat biaya pemeliharaan serendah mungkin dengan melaksanakan pemeliharaan secara efektif dan efisien.

  Agus Ahyari (2002) berpendapat bahwa fungsi pemeliharaan adalah memperpanjang nilai guna dan ekonomis suatu mesin, serta mengupayakan agar mesin dan alat produksi lainnya bisa selalu beroperasi seoptimal mungkin sesuai dengan yang dibutuhkan.

  Sedangkan dalam konteks arsip warkah, fungsi pemeliharaan adalah menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, serta melakukan perawatan dan perbaikan jika diperlukan. Fungsi pengelolaan arsip sangat penting untuk memastikan arsip tetap dapat digunakan dan di akses dengan mudah, serta mencegah kerusakan atau kehilangan arsip yang dapat berdampak pada kegiatan dan transaksi di suatu institusi.

• Indikator - Indikator Pemeliharaan
  Indikator Pemeliharaan arsip adalah ukuran atau kriteria yang digunakan untuk menilai apakah kegiatan pemeliharaan arsip telah digunakan dengan baik atau belum. Indikator pemeliharaan dapat dikelompokan menjadi dua yaitu, indikator fisik dan indikator administrasi.
  • Indikator Fisik, digunakan untuk menilai kondisi fisik arsip apakah arsip masih dalam kondisi baik atau sudah rusak. Indikator fisik meliputi:
    • Keadaan fisik arsip, yaitu kondisi fisik arsip secara keseluruhan, seperti warna, tekstur, dan kerapihan.
    • Kerusakan arsip, yaitu tingkat kerusakan arsip, seperti adanya noda, lubang, atau robekan.
    • Kebersihan arsip, yaitu tingkat kebersihan arsip, seperti bebas dari debu dan kotoran.
  • Indikator Administrasi, digunakan untuk menilai apakah arsip dapat digunakan secara efektif dan efisien. Indikator administrasi meliputi:
    • Ketersediaan arsip, yaitu apakah arsip yang di butuhkan dapat ditemukan dengan mudah.
    • Ketepatan informasi arsip, yaitu apakah informasi yang terkandung dalam arsip akurat dan lengkap.
    • Keamanan arsip, yaitu apakah arsip itu terlindungi dari kerusakan, kehilangan atau penyalahgunaan.

DAFTAR PUSTAKA

firhansyah, m. (2020, 10 08). Memperbaiki Tata Kelola Warkah di Kantor Pertanahan. Retrieved from ombudsman: https://ombudsman.go.id/pengumuman/r/artikel--memperbaiki-tata-kelola-warkah-di-kantor-pertanahan

HARIYANTO, S. (2021). PROBLEMATIKA DAN STRATEGI PENGELOLAAN WARKAH PENDAFTARAN TANAH SISTEMATIS LENGKAP (Studi di Kantor Pertanahan Kabupaten Lampung Selatan). Doctoral dissertation, SEKOLAH TINGGI PERTANAHAN NASIONAL. YOGYAKARTA.

HUMASJAKBAR. (2022, 10 13). Kantor Pertanahan Kota Bandung. Retrieved from kot-bandung.atrbpn.go.id: https://kot-bandung.atrbpn.go.id/berita-pertanahan/detail/11310/apa-itu-warkah

Khaerunia, E. (2021). Profil Kantor Pertanahan Kota Bandung. Retrieved from pubhtml5: https://pubhtml5.com/moty/txwb/

Muhyadi, Sutirman, Yuliansah, & Rusdiyanto, W. (2021). BUKU SAKU PENGELOLAAN ARSIP KELUARGA DALAM RANGKA SIAGA BENCANA. Yogyakarta: TIM PPM PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN .

Omtanah. (2016, 10 2016). Pengertian Warkah Tanah dan Fungsinya. Retrieved from sarmanpsagala: https://sarmanpsagala.wordpress.com/2016/10/20/pengertian-warkah-tanah/

Sopian Hadi, S. M. (2023, 11 13). Artikel Menjaga Warkah Tanah. Retrieved from ombudsman: https://ombudsman.go.id/artikel/r/pwkinternal--menjaga-warkah-tanah

swdmyid. (2015, 11 10). Pengertian Pengelolaan. Retrieved from swdinside.blogspot.:https://swdinside.blogspot.com/2015/11/pengertian-pengelolaan.html

System, R. (2022, 08 01). Maintenance adalah Pemeliharaan, Kenali Tujuan dan Fungsinya. Retrieved from runsystem.id: https://runsystem.id/id/blog/maintenance-adalah/

Tysara, L. (2023, 5 30). Liputan 6 Indikator adalah Suatu Petunjuk, Ini Jenis dan Fungsinya. Retrieved from liputan6: https://www.liputan6.com/hot/read/5299890/indikator-adalah-suatu-petunjuk-ini-jenis-dan-fungsinya?page=4

USU, K. A. (2020, June 19). Tips Arsip. Retrieved from arsip.usu.: https://arsip.usu.ac.id/index.php/21-tips-arsip/53-langkah-langkah-pemeliharaan-dan-perawatan-arsip-kertas