Studi Literatur Tugas Akhir

PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP WARKAH PERTANAHAN DILINGKUNGAN KANTOR PERTANAHAN KOTA BANDUNG

2.1.1 Arsip Warkah Pertanahan

Warkah adalah dokumen yang merupakan alat pembuktian data fisik dan data yuridis bidang tanah yang telah dipergunakan sebagai dasar pendaftaran bidang tanah tersebut, menurut peraturan Menteri Negara Agraria / Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang ketentuan pelaksanaan peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang pendaftaran tanah. Warkah disimpan dan dipelihara keasliannya sebagai arsip hidup oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional.

Warkah tanah berisi dokumen penting, pada saat melakukan pendaftaran tanah di Kantor Pertanahan (Kantah), warkah berisi dokumen diantaranya salinan identitas pemohon, bukti perolehan hak atau peralihannya, dokumen-dokumen terkait proses penerbitan Sertipikat, Surat ukur, Gambar ukur, Surat keputusan pemberian hak, bukti setor pajak dan dokumen penting lainnya. Dari warkahlah,   kita dapat melakukan penulusuran mengenai asal-usul tanah, riwayat kepemilikannya, riwayat penerbitannya, sehingga dapat membuktikan jika ada permasalahan tumpang tindih kepemilikan tanah.

• Peranan Arsip Warkah Pertanahan, Arsip warkah pertanahan memiliki peran penting dalam berbagai aspek, diantaranya: 
  • Aspek Yuridis, warkah merupakan alat bukti yang sah di mata hukum untuk menentukan kepemilikan tanah.
  • Aspek Administrasi, warkah tanah digunakan sebagai dasar dalam berbagai kegiatan administratif pertanahan, seperti penerbitan sertipikat tanah, pembaharuan data tanah, dan pemberian izin pemanfaatan tanah.
  • Aspek Historis, sebagai sumber informasi yang berharga untuk mempelajari sejarah pertanahan di Indonesia.
  • Aspek Pengelolaan Tata Ruang, untuk melakukan proses perencanaan tata ruang dan pembangunan.
  • Aspek Pengambilan Keputusan, untuk menganalisis kebijakan dan pengambilan keputusan terkait pengelolaan sumber daya tanah serta perencanaan pembangunan.

• Jenis - jenis Arsip Warkah Pertanahan
  • Buku Tanah
  • Surat Ukur
  • Peta Pendaftaran
  • Gambar Ukur (GU)
  • Dokumen Alas Hak

• Fungsi Arsip Warkah Pertanahan
  Arsip warkah pertanahan memiliki berbagai fungsi krusial dalam pengelolaan dan administrasi tanah, termasuk sebagai bukti sah kepemilikan, penyedia informasi sejarah kepemilikan, acuan hukum dalam pertanahan, alat pemantau transaksi tanah, serta dasar perlindungan hukum dan kebijakan dalam pengelolaan sumber daya tanah dan tata ruang.Hal ini dikarenakan fungsi warkah yang merupakan nyawa dari seluruh pertanahan di Indonesia dan digunakan sebagai bukti penertiban sertipikat oleh BPN (Bernard Simamora, 2023).

2.1.2. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan adalah proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal-hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. Secara umum, pengelolaan merupakan kegiatan merubah sesuatu hingga menjadi baik berat memiliki nilai-nilai yang tinggi dari semula. Pengelolaan dapat juga diartikan sebagai untuk melakukan sesuatu agar lebih sesuai serta cocok dengan kebutuhan sehingga lebih bermanfaat.

Nugroho (2003:119) mengemukakan bahwa Pengelolaan merupakan istilah yang dipakai dalam ilmu manajemen. Secara etomologi, istilah pengelolaan berasal dari kata kelola (to manage) dan biasanya merujuk pada proses mengurus atau menangani sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi pengelolaan merupakan ilmu manajemen yang berhubungan dengan proses mengurus dan menangani sesuatu untuk mewujudkan tujuan tertentu yang ingin dicapai.

Pengelolaan arsip warkah adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola arsip warkah agar dapat memenuhi fungsi dan tujuannya. Pengelolaan arsip warkah ini merujuk pada upaya untuk mengelola dan merawat dokumen atau catatan penting dalam suatu organisasi atau instansi. Arsip warkah melibatkan berbagai proses, kebijakan, dan praktek untuk memastikan keberlanjutan, keamanan, dan aksesibilitas informasi yang terkandung di dalamnya.

• Tujuan Pengelolaan
  Tujuan pengelolaan adalah agar segenap sumber daya yang ada seperti, sumber daya manusia, peralatan atau sarana yang ada dalam suatu organisasi dapat digerakan sedemikian rupa, sehingga dapat menghindarkan dari segenap pemborosan waktu, tenaga, dan materi guna mencapai tujuan yang diinginkan. Pengelolaan dibutuhkan dalam semua organisasi, karena tanpa adanya pengelolaan atau manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Disini ada beberapa tujuan pengelolaan:
  • Untuk pencapaian tujuan organisasi berdasarkan visi dan misi.
  • Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Pengelolaan dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak yang berkepentingan dalam suatu organisasi.
  • Untuk mencapai efisien dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum yaitu efisien dan efektivitas.