Mengabdikan diri di sebuah sekolah tergolong baru yang berada di daerah dengan akses sinyal telekomunikasi yang lemah dan tidak memiliki koneksi internet yang mumpuni memberikan sensasi menantang yang unik. Kemajuan teknologi komunikasi yang sekiranya meringankan beberapa pekerjaan belum bisa dinikmati para guru di SMP Negeri 1 Lewolema.
Mengajukan diri sebagai guru penjas honorer pada awal tahun 2021 telah mengantarkan saya untuk mengenal kondisi sekolah di kampung sendiri. Setelah beberapa bulan berada di sekolah, mulai teridentifikasi beberapa kesulitan yang dialami guru, sepertinya hal ini menjadi momok dengan memberikan banyak pekerjaan khususnya buat wali kelas saat musim print rapor.
Kondisi saat itu, ketika wali kelas telah menerima nilai dari guru mata pelajaran, maka butuh kira-kira 3 hari untuk merampungkan nilai peserta didik hingga print rapor. Hal ini menguras energi dan pekerjaan ini terasa yang paling berat bagi wali kelas. Sekolah tidak bisa akses e-rapor sehingga pekerjaan print rapor harus dilakukan dengan cara manual copy paste per siswa.
Beberapa wali kelas yang pernah saya wawancarai menceritakan cara kerja mereka ketika hendak print rapor siswa, kira-kira seperti ini;
- Buka semua berkas nilai dari guru mata pelajaran, ada 11 mata pelajaran.
- Buka format rapor yang akan diprint
- Copy nilai beserta deskripsi dari tiap guru mata pelajaran, kemudian paste di format rapor. Copy paste dilakukan per mata pelajaran.
- Jadi untuk menghasilkan rapor untuk 1 orang perserta didik perlu melakukan copy paste sebanyak 11 kali, kalau dihitung jumlah klik maka 22 kali klik. Belum terhitung pekerjaan lain seperti mengisi identitas dan sebagainya. Jika per kelas ada 30 peserta didik maka pekerjaan bolak balik copy paste akan sangat banyak.
Pada waktu itu, saya sudah menyetor nilai penjas dan ingin segera libur tetapi harus menunggu karena wali kelas belum selesai print rapor maka naluri kreativitas muncul untuk menemukan jalan keluar agar cepat liburan.
Dalam pikiran saya waktu itu adalah, bagaimana menghubungkan word dan excel agar format rapor di word dapat membaca data nilai dari excel. Saya kemudian berdiskusi dengan rekan senior yang suka main game, Pak Yan Surachman lalu kemudian menemukan fitur "Mailings" di word adalah jembatan yang dibutuhkan.
Saya kemudian menyiapkan 3 format yang diperlukan untuk menjembatani word dan excel agar rapor mudah diprint. Pertama format excel untuk kepada dari guru mata pelajaran, format excel untuk wali kelas menampung nilai dari guru mata pelajaran, dan yang ketiga format word yang sesuai tampilan rapor dengan urutan mata pelajaran dan sudah diberi formula agar bisa tekoneksi dengan format excel wali kelas.
Dan selesai, setelah semuanya rampung pekerjaan print rapor menjadi sangat mudah bagi para wali kelas. Wali kelas hanya perlu copy nilai dari format excel guru mata pelajaran, sekali copy untuk keseluruhan kelas lalu paste di format excel untuk wali kelas, kemudian buka word nya maka keseluruhan nilai berserta deskripsi telah tersusun rapih siap print.
Jika sebelumnya untuk rapor satu orang peserta didik dibutuhkan kira-kira 11 kali copy paste file nilai tiap mata pelajaran, maka sekarang untuk rapor satu kelas hanya membutuhkan 11 kali copy paste file nilai tiap mata pelajaran.
Waktu yang diperlukan untuk mengerjakan rapor satu orang peserta didik pada waktu dulu sama dengan mengerjakan rapor satu kelas pada saat sekarang.
Asal printernya kuat, setelah menerima nilai dari semua guru mata pelajaran, wali kelas bisa menghasilkan rapor untuk keseluruhan kelasnya hanya dalam waktu kurang dari satu jam.
