Cara Mudah Mengontrol Piutang dengan Microsoft Excel

Teman saya memiliki beberapa rumah yang disewakan. Dia juga mengelola beberapa rumah kos yang dimilikinya.

Saat pandemi Covid-19 melanda dunia, usaha teman saya terkena dampaknya. Mayoritas penyewa yang biasa membayar tahunan, kini meminta agar pembayaran dapat disesuaikan menjadi bulanan.

Seiring berjalannya waktu, beberapa orang mulai menunggak. Teman saya meminta saya membuatkan templat Excel yang sederhana agar ia dapat mengontrol piutang dengan mudah.

Saya tidak keberatan membuatkan templat siap pakai. Tetapi, saya merasa lebih baik menjelaskan langkah-langkah pembuatan templat tersebut.

Saya berharap, dengan terlibat langsung dalam proses pembuatan templat, teman saya dapat memodifikasi sendiri sesuai kebutuhan jika nanti bisnisnya berkembang.

Inilah langkah-langkah yang kami lakukan.

Pertama, menyiapkan tabel data (database)

Untuk kemudahan identifikasi, kami membuat kolom “Nama Bangunan” dan “Unit”. Teman saya memberi nama yang unik untuk masing-masing rumah kos.

Rumah kos dalam contoh ini adalah “Wisma Delima”. Wisma Delima memiliki 3 lantai. 

Ada 2 kamar di lantai dasar. Lantai 1 dan lantai 2 masing-masing memiliki 4 kamar. 

Nomor kamar terdiri atas 2 digit. Digit pertama menunjukkan lantai, yang dimulai dengan angka "0" untuk lantai dasar. Digit kedua menunjukkan nomor kamar.

Untuk rumah yang disewakan per bangunan, “Nama Bangunan” dapat diisi dengan “Nama Kompleks” atau “Nama Jalan”. “Unit” dapat diisi dengan “Nomor Rumah”.

Ilustrasi tabel data piutang (olahan pribadi)

Kedua, melakukan input data

Kami menjadikan 2 kamar di lantai dasar Wisma Delima sebagai contoh. Kolom "A", "B", "C", "E", dan "F", kami isi dengan data. 

Ilustrasi tabel data yang sudah diisi (olahan pribadi)

Perhatikan kolom-kolom yang kosong pada gambar di atas. Kolom “H” hanya berisi 1 data karena memang demikian adanya. Data pada kolom “H” akan diperbaharui setiap kali ada penyewa yang membayar. 

Kolom-kolom lain memang dibiarkan kosong karena akan diisi dengan rumus. Kami mengisi rumus pada masing-masing kolom sesuai dengan petunjuk dalam gambar di bawah ini.

Ilustrasi rumus Excel (olahan pribadi)

Setelah data pada sel “D2”, “G2” dan “I2” terisi, kami menyalin rumus-rumus tersebut ke baris-baris di bawahnya. Tampilan kertas kerja yang telah diperbarui menjadi terlihat seperti di bawah ini.

Ilustrasi tabel data yang sudah diisi lengkap sesuai kondisi hari ini (olahan pribadi)

Ketiga, mengolah data menggunakan fitur “PivotTable”

Langkah pertama, blok seluruh kolom berisi data yang akan diolah. Untuk lebih jelas, perhatikan gambar di bawah ini.

Ilustrasi pengolahan data menggunakan PivotTable (olahan pribadi)

Selanjutnya siapkan kertas kerja untuk hasil pengolahan PivotTable seperti gambar di bawah ini.

Ilustrasi pengolahan data menggunakan PivotTable (olahan pribadi)

Pada kertas kerja berisi kerangka PivotTable, tarik “Kategori Piutang” dari kotak bagian atas ke kotak “Filters” di bagian bawah.

Kemudian berturut-turut “Nama Penyewa”, “Bulan Sewa” dan “Jumlah Hari” ke kotak “Rows” di bagian bawah.

Terakhir, tarik “Rupiah” ke kotak “Σ Values”. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar di bawah ini.

Ilustrasi pengolahan data menggunakan PivotTable (olahan pribadi)

Hasil sementara dari pengolahan di atas tampak pada tampilan di bawah ini. Terlihat tidak sedap dipandang mata.

Tampak “Kategori Piutang” masih menunjukkan “All”. Padahal, teman saya menginginkan laporan tunggakan dipisahkan dari laporan yang belum jatuh tempo untuk memudahkan kontrol.

Selain itu, baris “subtotal” per bulan tampak sangat mengganggu. Baris ini berisi pengulangan informasi yang tidak memiliki nilai tambah.

Ilustrasi PivotTable sebelum dipercantik (olahan pribadi)

Letakkan kursor pada salah satu baris subtotal lalu klik kanan. Pada kotak kecil yang muncul setelah itu, letakkan kursor pada “subtotal bulan sewa” lalu klik kiri.

Untuk lebih jelasnya, lihat petunjuk pada gambar di bawah ini.

Ilustrasi langkah merapikan PivotTable (olahan pribadi)

Ilustrasi laporan tunggakan uang sewa (olahan pribadi)

Selesai sudah laporan pertama yang diinginkan teman saya. Dari sini, dapat diketahui bahwa si B sudah menunggak uang kos sejak bulan Maret hingga Juni dengan total Rp.2.000.000,-

Keempat, menyalin dan memodifikasi PivotTable

Teman saya juga ingin mengetahui gambaran jumlah uang kos yang akan dia terima di bulan-bulan berikutnya. Informasi ini dia butuhkan untuk mengatur keuangannya.

Dia ingin mengetahui pada tanggal berapa saja dia kemungkinan akan menerima uang kos dan dari siapa saja. Kami menyalin kertas kerja berisi PivotTable yang sudah jadi untuk menghemat waktu.

Untuk menyalin kertas kerja, letakkan kursor pada tab kertas kerja yang akan disalin, lalu klik kanan. Pada kotak kecil yang muncul, klik “move or copy”.

Perhatikan pilihan yang muncul setelahnya. Klik kotak kecil di depan “create a copy”, maka akan muncul centang. Klik “OK”.

Kertas kerja hasil salinan akan muncul di depan kertas kerja yang disalin dengan nama yang sama namun ada imbuhan “(2)” di belakangnya.

Kita dapat mengubah nama tersebut dengan cara letakkan kursor pada tab kertas kerja kemudian klik kanan. Pada kotak kecil yang muncul, klik “rename”.

Setelah itu, ketik nama baru pada tab. Teman saya mengetik “Akan JT”. Kemudian, klik tanda filter dekat “Lewat JT”, pilih “Akan JT” lalu klik “OK”.

Secara ringkas, langkah-langkah di atas dapat dirangkum dalam gambar di bawah ini.

Ilustrasi menyalin kertas kerja (olahan pribadi)

Kami lalu mengembalikan semua data pada kotak “Rows” ke kotak bagian atas. Setelah itu, kami menarik data “Tanggal Jatuh Tempo” dan “Nama Penyewa” ke kotak “Rows” di bagian bawah.

Ilustrasi pengolahan data menggunakan PivotTable (olahan pribadi)

Dengan demikian, selesai sudah templat yang diinginkan oleh teman saya. Selanjutnya, ia cukup melengkapi tabel data dengan seluruh data rumah, kamar kos, penyewa, dan anak kos.

Kelima, menggunakan fitur “filter” untuk memudahkan pemutakhiran data

Bayangkan teman saya memiliki puluhan rumah yang disewakan dan ratusan kamar kos. Setelah melengkapi seluruh data penyewa, tentu saja ada sedikit kesulitan jika ia ingin melakukan pemutakhiran data pada saat ada yang membayar.

Untuk memudahkan pencarian data, saya mengusulkan penggunaan fitur “filter”. Di bawah ini caranya.

Pertama, blok seluruh baris judul. Klik “Data”, kemudian klik “Filter”. Pada kolom “Nama Penyewa”, klik tanda corong (“filter”), lalu pilih nama penyewa yang membayar.

Dalam contoh ini kami memilih “B” sehingga hasilnya dapat dilihat pada bagian paling bawah dalam gambar di bawah ini.

Ilustrasi filter data (olahan pribadi)

Wasana kata

Selesai sudah sesi belajar bersama memanfaatkan fitur Excel untuk mengontrol piutang. Selanjutnya, teman saya hanya perlu memfilter kolom “Nama Penyewa” dan mengisi kolom “Tanggal Bayar” setiap kali ada penyewa atau anak kos yang membayar.

Selesai melakukan pemutakhiran data, dia tinggal me-refresh kedua PivotTable. Dengan mudah, dia akan mendapat laporan mengenai siapa saja yang masih menunggak serta gambaran dana yang akan dia terima di bulan-bulan berikutnya.

Teman saya senang karena sekarang dia dapat mengontrol tunggakan uang sewa dan memproyeksikan penerimaan dana dengan sangat mudah. "Ini keren. Terima kasih!" serunya gembira. 

Gerakan teman saya yang ingin memeluk saya, terhenti di udara. "Jaga jarak. Ingat prokes!" katanya sambil duduk kembali.

Dengan mata hati, saya dapat melihat senyum bahagia di balik masker yang menutupi hidung dan mulutnya. Ucapan terima kasih yang tulus dari teman saya, terasa bagaikan sejuta kebaikan yang menyirami hati saya. Ada bunga-bunga kebahagiaan bermekaran di sana.

Jakarta, 26 Juli 2021

Siska Dewi

Baca juga:

1. Tip Membuat Laporan Keuangan UMKM Menggunakan Microsoft Excel
2. Cara Menghitung PPh 21 Menggunakan Microsoft Excel
3. Cara Mengintegrasikan Data Excel ke dalam PPT agar Presentasi Lebih Menarik
4. Cara Analisis Data Gunakan Fungsi "SUMIFS" pada Microsoft Excel