Penguatan Kinerja Anggota dan Pengoptimlalisasian Aspek Kerja dalam Mencapai Tujuan Organisasi Melalui Perencanaan

"Organisasi yang baik itu adalah miskin struktur dan kaya fungsi. Hanya saja fungsi yang terlalu kaya juga bisa berdampak pada kinerja yang tidak maksimal" Prof. Basri Hasanuddin, M.A

Dalam melaksanakan program kerja atau kegiatan yang sudah terjadwal dalam rapat kerja ataupun tidak, sebuah organisasi pastilah membutuhkan perencanaan semaksimal mungkin. Hal ini dilakukan untuk membentuk alur kerja yang akan setiap anggotanya jalankan sehingga tujuan dari program kerja dan tujuan utama organisasi bisa tercapai. Dengan atau tanpa menghilangkan nilai-nilai yang dianut dalam organisasi tersebut. Biasanya hal ini tercermin dan tertulis dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Organisasi yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan program kerja dan aktivitas yang ada.

Dalam manajemen, perencanaan merupakan tahap paling awal dan merupakan tahapan terpenting yang dibutuhkan dalam setiap tingkatan manajemen. Perencanaan merupakan sebuah pengelolaan dengan mempertimbangkan berbagai aspek yang saling berkaitan dan nantinya membentuk satu kesatuan yang utuh. Hal ini dipertimbangkan demi tercapainya suatu tujuan organisasi.

Perencanaan organisasi berfungsi sebagai fondasi utama tahapan pengembangan yang menentukan alur kerja organisasi untuk membawanya kearah kemajuan dan biasanya digunakan sebagai pedoman organisasi. Selain itu perencanaan berguna sebagai bentuk antisipasi pada hal-hal  mungkin saja terjadi sewaktu-waktu yang mempengaruhi kinerja dari organisasi tersebut. Lebih lengkapnya fungsi perencanaan manajemen organisasi sebagai berikut;

• Memberikan Arahan : Pada masa awal penjabatan, organisasi sudah seharusnya memiliki tujuan yang jelas dan sederhana. Hal ini yang menunjukan kepada karyawan bagaimana arahan yang akan mereka tempuh sehingga terfokuskan pada tujuan yang sudah ada.
• Antisipasi Ketidakpastian : Dengan adanya perencanaan, memungkinkan pengambaran yang sewaktu-waktu terjadi dan hal tersebut berpengaruh langsung kepada organisasi. Perencanaan dibentuk sebagai manajemen risiko dalam bentuk pengantisipasian yang telah menyediakan Plan B, Plan C, dan seterusnya untuk meminimalisirkan ketidakpastian dari kemungkinan masalah.
• Meminimalisir Aktivitas Tumpang Tindih dan Pemborosan :Dalam perencanaan yang baik sudah seharusnya terbentuk alur kerja dan pembagian tugas yang dipertanggung jawabkan setiap anggota dan lapisan struktur organisasinya. Sehingga sudah seharusnya pekerjaan anggota bisa dilakukan secara optimal dan tidak terjadi pemborosan sumber daya dan aktivitas lainnya yang tidak mempengaruhi organisasi sama sekali. Selain itu hal ini juga menghindari pemborosan dana dan waktu yang digunakan.
• Memunculkan Ide dan Gagasan yang Inovatif : Perencanaan sebagai sebuah cara terbaik dalam memunculkan dan mengemukan ide-ide baru yang akan dilakukan secara intensif demi mencari alternatif terbaik lainnya. Ide dan gagasan ini mengarah pada pengembangan organisasi.
• Memfasilitasi Pengambilan Keputusan : Selain memunculkan ide, perencanaan yang memunculkan kemungkinan serta menciptakan manajemen risiko ini menjadi pertimbangan juga dalam pengambilan keputusan dan langkah.Selain itu perencanaan juga bertujuan membentuk kriteria untuk pengevaluasian tindakan.
• Standar Pengendalian : Perencanaan menginformasikan kepada seluruh anggota yang terlibat mengenai 'KAPAN', 'APA', 'SIAPA', 'DIMANA', dan 'BAGAIMANA' dalam melakukan aktivitas organisasi. Perencanaan berfungsi sebagai controlling, biasanya pada aspek waktu dan biaya.

Pada prakteknya, perencanaan organisasi tidak bisa semata-mata dilakukan tanpa memperhatikan prinsip dan teori-teori yang sudah dikembangkan. Desain Sistem ini haruslah memastikan koordinasi yang efektif pada karyawan hingga lintas dapartemen sekalipun. Faktor yang menjadi perhatian utama dalam organisasi yaitu Man (Manusia), Money (Uang), Machine (Mesin), Material (Materi), and Market or Enviroment (Pasar maupun Lingkungan).

Perencanaan bukan semata-mata dibuat. Biasanya beberapa hal yang memunculkan dibuatkan sebuah perecanaan seperti;

• Akan dibuatnya suatu kebijakan,
• Diperlukannya evaluasi kinerja yang memunculkan perencanaan perbaikan,
• Kebutuhan perencanaan masa mendatang.

Melihat berbagai faktor dibutuhkannya perencanaan dibutuhkan juga syarat perencanaan, sehingga perecanaan yang dibentuk bisa terlaksanakan dengan baik. Syarat-syarat tersebut diantaranya adalah:

• Memahami apa yang akan direncanakan,
• Menganalisa data dan informasi yang dibutuhkan,
• Mempertimbangkan kondisi sekitar dan mencatat resiko atau kemungkinan yang bisa terjadi dimasa mendatang.

Beberapa unsur dalam perencanaan menurut Sarwoto (1978), yaitu:

• Unsur tujuan -- Dimana tujuan haruslah dirumuskan secara jelas dan terperinci.
• Unsur policy (kebijaksanaan) -- Pembentukan metode atau alur yang digunakan untuk mencapai tujuan.
• Unsur procedure (prosedur) -- Yaitu meliputi delegasi tugas dan juga berhubungan antara wewenang horizontal serta vertikal.
• Unsur progress (kemajuan) -- Unsur ini untuk menentukan standar pencapaian biasanya meliputi kuantitas dan kualitas.
• Unsur programme (program) -- Program kerja yang dibentuk haruslah membentuk satu kesatuan dan mengandung urutan-urutan projek.

Perencanaan haruslah dibuat seefesien mungkin dan dibuat dengan tidak bertele-tele. Maka dari itu sebuah perencanaan haruslah memiliki dasar dan strategi yang bisa diterima dan dipahami seluruh anggota yang terlibat.

Dalam perencanaan organisasi yang adaptif sendiri menggunakan pendekatan Agile, sedikitnya ada dua prinsip terpenting yang harus dipenuhi. Pertama, Fleksibilitas Melalui Tata Kelola. Tata kelola organisasi ini merupakan suatu mekanisme yang memudahkan fleksibilitas dan adaptasi. Fleksibilitas ini mengatur dan memisahkan pola aktivitas yang dirasa kaku dan mengurangi produktifitas organisasi. Organisasi adaptif sudah seharusnya memiliki mekanisme yang fleksibel terhadap perubahan arah, rencana, dan pemanfaatan berdasarkan kebutuhan. Kedua, Providing a Sense of Place merupakan kepentingan bagaimana organisasi menyediakan anggotanya dalam menjaga stabilitas. Anggota harus paham mengenai peran dan posisi yang menjadi pertanggung jawaban mereka, memahami harapan mereka dalam jalannya organisasi, dan bagaimana mereka mengarahkan ide dan gagasan sehingga hal tersebut disetujui berbagai pihak. Hal ini bertujuan agar anggota merasa memiliki kendali dan juga tidak bingung dalam berkontribusi.

Perencanaan Bagan Organisasi dibagi kembali menjadi beberapa aspek yang wajib diperhatikan. diantaranya:

• Spesialisasi Tugas : Pada konsep pembagian tugas inilah pekerjaan harus dibagi menjadi beberapa kelompok, yaitu pertanggung jawaban individu dan pertanggung jawaban kelompok. Penspesialiasian inilah yang mencegah terjadinya tumpang tindih pekerjaan pada anggota. Dikarenakan pertanggung jawaban tugas hanya dikerjakan pada anggota yang memiliki kerelevanan dan fungsi khusus mereka.Hal ini juga yang membuat pekerjaan bisa dilakukan secara efektif.
• Pembagian Komando : Pengendalian komando ini adalah untuk membentuk suatu chain organisasi yang memungkinkan pendelagasian tugas antara top employee dan anggota yang lain. Pembagian inilah juga yang menunjukan pengendalian serta kepada siapa pelaporan tugas dilakukan.
• Pembentukan Otoritas : Otoritas ini yang membentuk struktur dalam organiasi. Selain ini struktur inilah yang melanjutkan mengenai hak formal setiap lapisan organisasi dalam pengambilan keputusan. Terjadi perbedaan karakteristik otoritas, yaitu:
  • Otoritas berada pada posisi orgasional, bukan pada individu,
  • Segala bentuk otoritas dapat diterima atau disetuju oleh seluruh lapisan organisasi,
  • Pembentukan otoritas adalah veritikal atau mengarah dari atas ke bawah.
• Akuntabilitas: Antara wewenang dan pertanggung jawaban tugas haruslah diseimbangkan. Kondisi dimana seluruh anggota mematuhi mekanisme pelaporan pada kebenaran hasil tugas sesuai dengan urutan rantai komando.
• Garis Otoritas dan Wewenang : Pada garis wewenang dan otoritas ini dibagi menjadi dua kelompok, yaitu (1) Otoritas Lini Atas, dimana individu atau kelompok anggota memiliki kekuasaan formal dalam mengarahkan dan mengendalikan bawahannya secara langsung. (2) Otoritas Staf, dimana staf diberikan tugas sesuai dengan keahliannya dari anggota lini atas.