Otomatisasi dan digitalisasi merupakan dua kata yang saling melengkapi satu sama lain dalam membahas tata kelola perkantoran di instansi pemerintahan. Dua kata ini sebenarnya merujuk pada cara kita untuk menjadikan proses kerja menjadi lebih cepat, lebih efektif, dan sesuai dengan sasaran yang ditentukan.
Dirunut dari pengertian dasarnya, digitalisasi merupakan cara melaksanakan aktivitas untuk menggantikan fungsi kertas sebagai dokumen digeser menjadi file digital. Proses digitalisasi kerja di instansi pemerintahan merupakan salah satu inovasi yang dinantikan karena akan membuat berbagai proses pelayanan publik menjadi semakin cepat. Itu artinya para pengunjung yang membutuhkan jasa pelayanan publik di kantor instansi pemerintah akan semakin puas.
Sedangkan otomatisasi merupakan proses menjadikan berbagai macam aktivitas kerja yang dilakukan oleh karyawan, staf maupun orang-orang yang berada di instansi pemerintahan tersebut digantikan perannya oleh mesin. Otomatisasi juga merupakan salah satu aspek yang dibutuhkan kehadirannya dalam pengelolaan berbagai macam pekerjaan administrasi di instansi pemerintahan. Apalagi di era modern saat ini otomatisasi sudah menjadi tren dalam pengelolaan berbagai macam kegiatan administrasi di instansi pemerintahan.
Tema otomatisasi dan digitalisasi yang dibahas dalam tulisan ini merupakan hasil dari kajian aktual dosen pengampu mata kuliah magang merdeka belajar kampus merdeka (MBKM) yang diinisiasi oleh Angga Teguh Prastyo, M.Pd dan Prayudi Lestantyo, M.Kom. Keduanya merupakan dosen pada Prodi MPI FITK UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.
Kembali pada topik pembahasan di awal mengenai otomatisasi dan digitalisasi. Kesemuanya merupakan dua aspek yang sangat tergantung kepada mindset atau pola pikir dari para pelaksana tugas Tata kepala perkantoran. Ada satu sisi yang harus dipahami bahwa antara otomatisasi dan digitalisasi dilakukan bukan untuk mengganti secara total peran manusia dalam mengelola perkantoran. Namun fokus utamanya adalah pada upaya untuk mempercepat proses kerja administrasi sehingga dapat memenuhi sasaran yang ditetapkan. Contoh paling nyata dari otomatisasi adalah adanya SMS Blast. Layanan pesan singkat itu dapat dilakukan serentak untuk menjangkau berbagai macam nomor orang dalam sekali waktu. Ini merupakan salah satu terobosan agar terjadi efisiensi dalam kinerja perkantoran. Pada aspek yang paling penting dan krusial justru harus ditangani secara langsung oleh manusianya. Misalnya terkait dengan rekapitulasi proses pembiayaan dan keuangan yang ada di instansi pemerintahan tersebut.Â
Dengan demikian, masa depan tata kelola perkantoran nampaknya akan didominasi dengan adanya digitalisasi maupun otomatisasi terhadap sistem yang dijalankan. Ini menegaskan bahwa mempelajari teknologi perkantoran maupun sistem komunikasi digital di samping untuk mempercepat proses kinerja administrasi maupun manajerial di dalam sebuah instansi juga sebenarnya dalam upaya untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan kerja yang dilakukan oleh para staf atau karyawan. Hal ini penting dilakukan agar manajemen pengelolaan perkantoran menjadi semakin efektif efisien dan memiliki nilai akuntabilitas yang tinggi sehingga melahirkan kepuasan yang terus meningkat.
