SAP B1, "Setan Aja Pusing" atau "Solve All Problems"?

Sering kita dengar orang bilang SAP itu singkatannya "Setan Aja Pusing", apakah benar seperti itu? Banyak hal yang menyebabkan implementasi  SAP B1 tidak berjalan mulus, atau bahkan gagal. Padahal sistem SAP merupakan kiblat dari beberapa ERP di dunia, salah satunya Odoo ( OpenERP Evaluation  with SAP as reference )

Beberapa faktor permasalahan implementasi antara lain :

Data yang ada didalam SAP tidak pernah salah

Dalam implementasi sistem, SAP sama seperti sistem ERP yang lain, "garbage in, garbage out", artinya jika user salah memasukkan data, otomatis data yang dihasilkan salah. Kelebihan SAP dibanding sistem yang lain, SAP menyediakan tools untuk audit, jadi ketahuan siapa yang salah, dan efeknya kemana saja. dan semua transaksi didalam SAP tidak dapat dihapus, ini hal yang sangat berguna bagi auditor baik internal maupun external.

Dengan Menggunakan SAP B1, semua report ada.

Anggapan ini salah, SAP B1 hanya menyediakan sekitar 60-70 report saja ( SAP B1 Aether Consulting ), dan yang dipakai oleh perush paling hanya sekitar 20an. selebihnya konsultan / Internal IT yang menyediakan sesuai kebutuhan. SAP B1 menyediakan tools untuk membuat report sederhana dari query,  tetapi tidak sebagus crystal report.

Terlalu banyak custom / addons

Jika terlalu banyak addons yang merubah bisnis proses, sistem SAP akan tidak berguna. Kekuatan SAP ada di Best Practise,  karena masalah akan muncul jika upgrade ke versi baru, pihak SAP hanya akan support standar modulnya mereka, untuk addons mereka tidak garansi.

Bagaimana caranya dari sisi perusahaan mengimplementasi SAP B1 dari "Setan Aja Pusing", menjadi "Solve All Problem"

• Gunakan apa adanya SAP : Komunikasikan dengan pihak konsultan, bahwa perusahaan menggunakan akan menggunakan best practise SAP. tanpa addons
• Gunakan UDF untuk penambahan informasi: Komunikasikan dengan konsultan, untuk menambah UDF untuk informasi-informasi yang tidak ada di standar SAP ( No Faktur Pajak, No Tagihan dsb)
• Aktifkan WebServices SAP ( B1WS) : Minta pihak konsultan untuk mengaktifkan B1WS, dan minta pihak konsultan membuat webservices untuk mengakses data, menggunakan protokol Json, XML, XML-RPC atau standar protokol lain.
• Training penggunaan B1WS : Minta pihak konsultan mengajarkan webservices tersebut ke pihak internal. sehingga internal bisa membuat report dengan leluasa, bisa dengan JasperReport, Pentaho, atau google Spreadsheet 

Biasanya dengan menerapkan hal diatas, Perusahaan tidak akan tergantung kembali dengan konsultan, dan menggunakan SAP B1 lebih optimal, termasuk jika ada upgrade versi tidak akan ada masalah yang besar.

Referensi :

http://help.sap.com/bestpractices

https://support.sap.com/support-programs-services/methodologies/implement-sap/asap-implementation.html

https://www.odoo.com/blog/odoo-news-5/post/will-openerp-succeed-where-sap-failed-55