KKN UNEJ BTV 3: Mahasiswa UNEJ Memanfaatkan Grup Telegram sebagai Pusat Informasi Desa

     Pada era digital saat ini, informasi merupakan hal yang cukup penting bagi masyarakat. Kebutuhan akan akses informasi yang cepat dan mudah menjadi hal utama bagi masyarakat. Bahkan perusahaan-perusahaan seperti Facebook, Twitter, Shoope, Tokopedia pada dasarnya perusahaan yang menjual akses informasi kepada masyarakat.

    Sektor swasta telah beradaptasi dengan baik terhadap perkembangan teknologi dan informasi. Namun hal tersebut berbeda jika kita melihat sektor pelayanan publik di Indonesia. Masih sedikit pelayanan publik yang menggunakan pelayanan berbasis online, terutama pada pemerintahan desa. Lokasi KKN saya berada di Desa Karangsari, Kecamatan Sukodono, Kabupaten Lumajang. Pada minggu pertama, saya melakukan observasi bersama sekretaris desa setempat. 

Ibu Windhy selaku sekretaris desa Karangsari mengeluhkan masyarakat yang minim informasi akan persyaratan mengenai pengurusan dokumen. Sehingga banyak masyarakat Karangsari yang menanyakan dokumen persyaratan terlebih dahulu ke balai desa bukan langsung membawa dokumen persyaratan tersebut. Untuk itu lah Grup Telegram sebagai Pusat Informasi Desa ini dibuat yang akan memberikan akses informasi mengenai persyaratan pengurusan dokumen yang mudah  dan cepat bagi masyarakat Desa Karangsari.

     Informasi dapat ditampilkan melalui aplikasi android atau pun dengan website. Namun pembuatan website memerlukan biaya dan perawatan yang cukup mahal. Pembuatan website memerlukan biaya server, pengembang, dan biaya perawatan. Solusi dari permasalahan website tersebut adalah penggunaan grup Telegram yang dikelola oleh bot sehingga membuat grup tersebut menjadi interaktif dan menyediakan informasi yang sama dengan website. Lalu apa saja fitur dan keunggulan grup Telegram yang dikelola bot dalam menyediakan Informasi Desa? 

 Gratis

Penggunaan Telegram tidak terdapat biaya server sama sekali, pengguna dapat mengunggah file berukuran besar, membagikan foto, dan video tanpa adanya batasan.

Daya Tampung Grup

yak 200.000 orang, yang mana jumlah tersebut lebih dari cukup untuk memasukan seluruh masyarakat desa untuk bergabung pada Grup Telegram sebagai Pusat Informasi Desa.

Bot

Bot merupakan fitur utama sekaligus yang menjadikan Telegram sebagai layanan chat yang dapat dijadikan sebagai Pusat Informasi Desa. Bot merupakan istilah yang diambil dari kata robot yang digunakan untuk mengoperasikan sebuah akun tanpa pengguna dengan memanfaatkan Bahasa pemrogaman. Keunggulan layanan chat telegram adalah pengguna admin dapat menggunakan bot dalam mengelola grup, sehingga grup dapat menampilkan informasi yang interaktif seperti website. Berikut hal-hal yang dapat dilakukan oleh Bot pada grup Telegram

Akses Informasi yang Mudah dan Cepat

Bot telegram dapat mengirimkan informasi yang disimpan oleh admin grup kepada pengguna dengan mengetikan #(nama_catatan_informasi). Hal yang pertama harus dilakukan, admin grup harus menyimpan catatan informasi terlebih dahulu lengkap dengan nama catatan informasinya. Sehinnga jika pengguna mengetikan nama catatan, missal seperti #surat_kematian maka bot akan mengirimkan tata cara pengurusan surat kematian kepada anggota grup.

Survey, Kritik, Saran, dan Pengumuman

Admin grup telegram dapat memanfaatkan fitur catatan dalam bot untuk menyediakan informasi, termasuk menyediakan informasi untuk survey pemerintah desa kepada masyarakat, formulir kritik saran, dan pengumuman kepada masyarakat secara cepat dan mudah.

Pengelolaan Grup yang Efektif

Bot Telegram memiliki fitur-fitur yang cukup berguna dalam mengelola grup, misalnya fitur anti-spam yang mencegah pengguna grup tidak dapat mengirimkan pesan lebih dari 5 pesan secara berturut-turut. Mencegah pengguna untuk mengirimkan kata-kata yang tidak sepatutnya, dan masih banyak lagi. Hal tersebut dilakukan secara otomatis dengan bot, sehingga admin grup tidak sepanjang waktu memantau keadaan grup Telegram.

     Grup Telegram yang dikelola oleh bot ini dapat menampilkan beberapa informasi mengenai persyaratan pengurusan dokumen masyarakat, sehingga masyarakat dapat langsung mempersiapkan dan melengkapi persyaratan pengurusan tanpa harus bertanya terlebih dahulu ke pelayanan Desa Karangsari. Selain itu Grup Telegram ini dapat berfungsi juga sebagai media pengumuman oleh balai desa, kontak pelayanan desa, informasi kontak RT dan RW.