Pentingnya Memahami Administrasi dan Kesekretariatan Organisasi (Bagian 2)

Orang ahli yang biasanya mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.

  Kegunaan arsip :
1)  Sebagai pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.
2)  Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum.
3)  Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa masa lampau.
4)  Arsip memberikan jasa dalam perkembangan dunia keilmuwan.

C.    Agenda
Buku agenda adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun periode yang berfungsi untuk mencatat surat-surat baik surat masuk maupun surat keluar.

Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan) surat disebut agendaris.

Buku agenda terdiri dari 2 macam :
1)   Agenda tunggal  yakni agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.

2)  Agenda ganda yaitu agenda yang terdiri dari dua buku. Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk dan satunya lagi untuk mencatat surat keluar.

D.    Buku Induk dan Agenda Kegiatan
*  Buku induk merupakan buku yang memuat data identitas pengurus/ anggota organisasi yang bersangkutan. Fungsi dari buku ini untuk menginventaris data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.

* Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, instansi, badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.

Dirangkum dari berbagai sumber.