Pentingnya Memahami Administrasi dan Kesekretariatan Organisasi (Bagian 2)

Administrasi berasal dari bahasa Belanda, "Administratie" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX. Soedjadi, 1989).
Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973).

Administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Kegiatan administrasi bisa meliputi
 -Penetapan rencana program
 -Pengorganisasian
 -Penajaman dan penyelenggaraan program
 -Kegiatan pengawasan
 -Kegiatan evaluasi
 -Kegiatan pembuatan laporan dll

Administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegiatan catat-mencatat, tulis-menulis), atau sectretial work (pekerjaan sekteraris) yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit disebut juga kesektariatan.

Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi.

Kegiatan tata usaha atau kesekretariatan meliputi :
1. Tulis-menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program sampai evaluasi)
2.  Surat-menyurat
3.  Kegiatan kearsipan dan agenda
4.  Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi
5.  Pengiriman dan penerimaan surat
Kegiatan tata usaha yang memiliki aturan-aturan baku yaitu : surat-menyurat, kearsipan, agenda, buku induk dan buku agenda kegiatan.

A.  Surat-menyurat
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut surat-menyurat atau korespondensi.
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya surat digolongkan menjadi 3 jenis : surat pribadi, surat dinas (resmi) dan surat niaga.
 
Ada juga jenis surat yang lain : surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian dan keputusan.

Bagian-bagian surat :
(1)    Kop/ kepala surat
(2)    Tanggal surat
(3)    Nomor, lampiran, perihal
(4)    Alamat tujuan
(5)    Salam pembuka
(6)    Isi surat
(7)    Penutup
(8)    Pengirim surat
(9)    Tembusan

B.    Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis seperti surat-surat dan dokumen-dokumen.

Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis (surat, akta dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi yang disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.