Menjadi rahasia umum, bahwa hajatan akreditasi adalah hajatan yang menakutkan. BAN-PT atau BAN S/M sebagai penanggung jawab akreditasi Lembaga Pendidikan (LP) pemerintah dianggap malaikat pencabut nyawa yang siap menerkam. Bila LP tidak siap menyajikan “keinginan”nya, maka siap-siaplah untuk menjadi LP yang tereliminasi. Ia akan terdegradasi ke klasemen persaingan yang lebih rendah diantara LP yang ada. Dampaknya citra dan persepsi akan menurun dan ujungnya, LP tidak akan memiliki konsumen yang berkelanjutan. Jadi, akreditasi itu menakutkan, tetapi sangat dibutuhkan.
Borang adalah instrument penilaian akreditasi yang harus diisi oleh LP. Saya tidak tahu arti borang sebenarnya, tetapi konon katanya borang kepanjangan dari berBOhong dan mengaRANG. Bukan saya yang mendefinisikan, tetapi hampir semua institusi yang belum move on dari mutu perguruan tinggi akan memplesetkan istilah borang dengan sesuatu yang kirata (dikira-kira tapi nyata). Ada persamaan antara nama Borang dengan prilaku pengisian borang di LP, yakni mengisi borang dengan cara berbohong dan mengarang. Munafik yah?.
Salah satu dampak dari bohong dan ngarang dalam borang adalah upaya untuk melengkapi semua bohongan dan karangan dalam dokumen tertulis. Dokumen inilah yang didesain oleh semua LP untuk menyesuaikan antara borang yang akan dinilai asessor dalam desk evaluation dan dokumen yang akan diverifikasi oleh asesor dalam kunjungan ke lapangan. Semakin menulis borang dengan baik dan mengikuti norma buku 6 (buku matrik penilaian) maka semakin bagus nilai akreditasinya, walaupun itu berbohong dan ngarang.
Meski dalam verifikasi ditemukan kebohongan dan karangan di lapangan, para asesor tidak berhak menurunkan nilai yang sangat jauh dari nilai desk evaluation borang. Pendeknya, semakin cerdas LP mengisi borang, maka semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan nilai akreditasi baik, walaupun itu siluman. Semakin bagus assessment lapangan yang terbukti oleh dokumen, maka para assessor semakin yakin untuk memberikan penilaian yang lebih baik. Ingat, mereka hanya mengenal LP dari tulisan borang dan lapangan yang bisa jadi penuh rekayasa. Jadi, pertemuan desk evaluation dan verifikasi lapangan memiliki hubungan kuat dan tidak melihat aspek benar-tidaknya tulisan dan rekayasa yang dibaca dan dilihatnya.
Biar mutu LP kita bener-bener bermutu, maka pengisian bohong dan ngarang dalam borang dan rekayasa dokumen perlu dihindari. Kita harus sadar bahwa perlakuan tidak baik kita bukan saja berdampak pada lemahnya kualitas LP kita, tetapi akan berdampak kepada kualitas pendidikan seluruh Indonesia. Karena, output pendidikan Indonesia akan menjadi sumber daya manusia (SDM) untuk bekerja dan bersama dalam mebangun bangsa. Iya kan?. Kalau Anda menjawab iya, maka kita harus membuat strategi menyusun borang dan menyiapkan dokumennya.
Strategi ini akan saya bagi menjadi dua; strategi menyusun borang dan strategi menyiapkan dokumen. (1) strategi menyusun borang. Strategi ini sangat mudah dilakukan bila kita mengetahui caranya, yaitu: (a) bacalah panduan akreditasi LP dengan seksama. Yang paling penting adalah buku 6 yang mengandung matrik penilaian borang. Semua standar yang diukur dalam borang telah disusun rapih dalam matrik, tinggal pengisi borang mampu menuliskannya dengan baik.
(b) isilah borang secara bersama-sama. Bila itu di prodi Perguruan Tinggi (PT) maka kaprodi, sekprodi, staf prodi dan dosen tetap dikumpulkan untuk membahas borang perstandar dalam buku IIIA tentang prodi. Sedangkan buku IIIB tentang pengelola prodi bisa dilakukan secara bersama oleh dekan, wakil dekan, staf dekanat untuk fakultas di universitas atau institut, atau ketua, wakil ketua dan staff institusi untuk kategori sekolah tinggi.
(c) undanglah asesor internal (asesor milik institusi sendiri) kalau punya, atau asesor eksternal untuk menguji borang yang kita tulis. Bila asesor yang diundang untuk membahas borang telah memberikan nilai dan rekomendasi, maka kelemahan yang ditemukan oleh asesor dapat diperbaiki. Bila dibutuhkan untuk keyakinan nilai borang, maka asesor lain boleh diminta bantuan untuk menilai borang kita lagi, sehingga kita dapat meyakini bahwa borang kita layak untuk mendapatkan nilai “A” unggul, atau 4.
(2) strategi kedua adalah menyusun dokumen. Seperti dalam tulisan sebelumnya (lihat tulisan tentang 5 Rukun untuk Menjamin Pendidikan Kita) bahwa ada minimal 120 dokumen yang harus dipersiapkan untuk menghadapi verifikasi. Mari kita analisis strategi untuk mengelola dokumen itu. (a) strategi klasifikasi dokumen pertama. Siapkan tiga kelompok dokumen; dokumen akademik, dokumen manajemen dan dokumen penjaminan mutu. untuk menulis ini, sejatinya harus diawali dengan dokumen mutu. dari dokumen mutu diturunkan menjadi dokumen manajemen, dan terakhir dokumen akademik.
(b) strategi klasifikasi dokumen kedua. Setelah menentukan jenis dokumen, setiap dokumen dibagi menjadi delapan bagian yang mengacu kepada delapan standar pendidikan. Standar yang dimaksud ini adalah standar nasional pendidikan yang terdiri dari; (1) standar kompetensi, (2) standar isi, (3) standar proses, (4) standar penilaian, (5) standar pendidik dan tenaga kependidikan, (6) standar sarana prasarana, (7) standar pengelolaan, (8)standar pembiayaan. Bila dalam konteks PT, maka setiap standar ini harus dibuatkan untuk setiap bagian tridarma perguruan tinggi; Pendidikan dan pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
(c) strategi klasifikasi dokumen ketiga. setelah klasifikasi pertama dan kedua dilakukan maka lanjutkan pembagian menjadi tiga bagian. Analoginya, akan ada tiga rumah besar (jenis dokumen) yang memiliki delapan kamar (standar pendidikan). Untuk PT, standar pendidikan dibagi menjadi tiga kamar kecil yaitu kategori tridarma PT. Nah, untuk ketiga, buatlah meja disetiap kamarnya, yaitu 5 rukun penjaminan mutu yang diklasifikasikan P-P-E-P-P. Meja pertama untuk dokumen perencanaan, meja kedua untuk penetapan, meja ketiga untuk evaluasi, meja keempat untuk pengendalian, dan meja terakhir untuk peningkatan. Jadi setiap kamar memiliki lima meja yang harus diselesaikan dengan baik. Jumlah normalnya menjadi 120 dokumen, tetapi bagi PT menjadi 3 dokumen X 8 standar (X3 tridarma) X 5 PPEPP jadi jumlah seluruhnya adalah 360 dokumen. Walah!