Para pemimpin yang baik ingin memanfaatkan waktu karyawannya secara efektif dan satu cara untuk melakukannya adalah membatasi pertemuan atau rapat yang tidak perlu.
Ini sepertinya logika yang solid, tetapi para pemimpin harus berhati-hati untuk tidak mengambilnya terlalu jauh. Sebab yang terjadi di dalam kenyataan adalah berbagai rapat lebih banyak menjengkelkan daripada efektif.
Apakah Anda termasuk yang senang atau menghindari sebuah rapat? Bila Anda senang, sangat mungkin karena tujuan rapat tercapai dengan efektif. Tetapi bila Anda menghindari sebuah rapat, sangat mungkin karena rapat itu tidak efektif, menjengkelkan dan buang-buang waktu saja.
Kegiatan rapat atau "meeting" dalam sebuah perusahaan atau pun organisasi sesuatu yang tidak bisa dihindari. Karena rapat itu sangat dibutuhkan untuk mendorong produktivitas dan efektifitas perusahaan.
Haru diakui, fungsi rapat mengalami banyak perubahan bahkan revolusi, seiring dengan kemajuan dibidang teknologi informasi, komunikasi dan computer. Sedemikian rupa, sehingga sebuah meeting bisa saja di laksanakan tanpa berjumpa secara fisik di sebuah ruangan meeting. Karena dapat dilakukan secara telekonferens, melalui aplikasi sosial media seperti Zoom, Telegram, bahkan media sosial seperti aplikasi line, WA dan sebagainya. Tenti saja dengan keterbatasan dan kelebihan masing-masing.
Pada galibnya, fungsi utama sebuah meeting adalah mengambil keputusan untuk menyelesaikan sebuah problem yang dihadapi. Namun perubahan yang terjadi fungsi meeting tidak terbatas hanya pada pengambilan keputusan saja. Tetapi bisa berperan untuk komunikasi lainnya. Tergantung kebutuhan sebuah organisasi.
Meskipun niatnya baik dan sementara rapat mendapatkan nama yang buruk, penting untuk disadari bahwa mereka bisa sangat efektif dalam memotivasi kinerja karyawan yang hebat.
Tatap muka seringkali merupakan yang terbaik, tetapi baik secara fisik atau virtual, peluang untuk menyatukan orang di tempat yang sama, pada saat yang sama adalah cara yang ampuh untuk meningkatkan efektivitas tim.
Dibutuhkan kepiawaian untuk mengelola sebuah rapat agar benar-benar efektif dan produktif dan tidak lebih menjengkelkan, membosankan, membuang-buang waktu maupun sumber daya lainnya.
Dalam sebuah artikelnya berjudul Tired Of Wasting Time In Meetings? 5 Ways To Make Your Meetings Effective Rather Than Exasperating, Tracy Brower memberikan lima tips yang sangat bagus untuk mengelola rapat dengan tefektif. Kelima cara itu adalah
- People need context.
- People need communication.
- People need clarity.
- People need community.
- People need a course of action.
Kesatu, Orang butuh konteks.