7 Cara Mendapatkan Sponsor untuk Acara Maulid

Maulid Nabi adalah hari besar bagi umat Islam di seluruh dunia yang diperingati untuk mengenang hari kelahiran Nabi Muhammad SAW. Biasanya peringatan Maulid Nabi dilakukan oleh masyarakat Indonesia dengan melaksanakan ibadah sunnah seperti bersedekah, shalawat, shalat sunnah, hingga acara khusus untuk meneladani akhlak Rasulullah. Acara tersebut umumnya digelar secara formal layaknya peringatan hari besar keagamaan lainnya. Maulid Nabi diselenggarakan dengan perencanaan oleh panitia penyelenggara, sehingga panitia juga harus mengerti cara mendapatkan sponsor untuk acara tersebut.

Untuk mewujudkan acara yang sesuai rencana, hal yang sangat penting untuk dipenuhi adalah pendanaan. Dana diperlukan untuk memenuhi kebutuhan acara seperti konsumsi, honor pemateri, dekorasi, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, panitia harus memutar otak mencari bagaimana cara mendapatkan sponsor. Upaya yang sering dilakukan oleh panitia adalah dengan mengajukan proposal permohonan dana kepada berbagai pihak yang potensial.
Mendapatkan sponsor sama seperti mencari pekerjaan. Beberapa pengajuan nantinya akan ditolak atau tidak mendapat tanggapan yang sama sekali. Untungnya, ada beberapa cara mendapatkan sponsor yang dapat kamu gunakan untuk membuat acara kamu menjadi peluang sponsor yang menarik.
1. Tentukan Tujuan dan Perencanaan Acara yang Spesifik
Langkah pertama cara mendapatkan sponsor yakni dengan membuat tujuan yang spesifik agar bisa mengetahui apa yang dibutuhkan dalam sponsor. Selain itu, membuat tujuan yang lebih mengerucut dapat mengetahui prioritas mana yang perlu diambil terlebih dahulu agar tidak salah dalam menjalankannya.
Tujuan dapat mencakup seperti penganggaran, konsep acara, peralatan dan perlengkapan, biaya lain-lain, dekorasi, dan masih banyak lagi. Buatlah tujuan dan perencanaan secara spesifik dan ringkas agar kamu bisa mengelola acara dengan baik dan mendapatkan sponsor yang sesuai dengan kebutuhan.
2. Klasifikasikan Jenis -- Jenis Sponsor Sesuai Kebutuhan Acara
Cara mendapatkan sponsor acara selanjutnya yaitu mengkategorikan jenis sponsor yang sesuai yang kamu butuhkan. Misalnya, kamu ingin sponsor menyediakan peralatan, sponsor untuk kebutuhan promosi dan PR, dan sponsor untuk bantuan keuangan.
Kemudian, setelah mengklasifikasikan jenis-jenis sponsor, kamu dapat memasukkan sponsor yang dapat ditargetkan sesuai dengan jenis sponsor yang telah dirancang. Tentu saja hal ini bersifat tentatif karena bisa saja sponsor yang kamu tuju untuk menyediakan perlengkapan tersebut justru ingin menyumbangkan uang, begitu pula sebaliknya.
3. Profilkan Acaramu dengan Baik
Dalam mencari sponsor acara, tentunya kamu perlu memastikan acaramu terlihat menarik di mata calon sponsor dengan membuat proposal yang menarik dan profesional. Jelaskanlah tentang latar belakang dan tujuan acara, waktu pelaksanaan acara, target audiens, serta manfaat yang bisa didapatkan oleh sponsor  yang berpartisipasi. Tunjukkan juga keunikan acaramu dengan menjelaskan apa yang membuatnya berbeda dari acara sejenis dan mengapa acaramu layak untuk didukung.
4. Rancangan Proposal Menarik
Tergantung siapa calon sponsornya dan seberapa besar skala acara kamu, merancang proposal dengan desain yang menarik bisa menjadi  strategi efektif untuk mendapatkan sponsor. Ini terutama jika kamu menargetkan perusahaan yang menerima banyak aplikasi sponsor setiap hari. Dengan desain proposal yang menarik, peluang penjualan mereka akan semakin besar.
Cetak proposal menggunakan kertas art carton dan art paper dengan desain full color yang menggambarkan konsep acara kamu. Kemudian diisi dengan kalimat yang singkat, jelas, dan to the point agar mereka lebih memahami maksud dan tujuan dari acara tersebut.
5. Riset Sponsor yang Banyak Diminati Audiens
Bagi audiens, melihat nama yang dapat dikenal di daftar sponsor bisa menyenangkan. Tapi melihat nama yang mereka kenal dan cintai bisa saja sangat mengasyikkan. Ini sangat membantu membuat mereka merasa berada dalam ekosistem brand dan value yang saling berhubungan ini. Maka dari itu, riset sponsor merupakan salah satu cara mendapatkan sponsor. Setelah meriset, kita bisa memilih sponsor yang sesuai dengan profil audiens acara kita.
Sekarang, setelah menemukan beberapa sponsor yang layak untuk dihubungi, saatnya mencari cara untuk mengamankan kesepakatan. Selain itu, kamu juga perlu merancang acara yang menarik minat audiens pada saat acara berlangsung.
6. Gunakan Alat
Menghubungi prospek yang berhasil untuk pertama kali akan menghemat waktu dan uang perusahaan. Platform online dapat membantu kamu mengidentifikasi calon sponsor yang kuat. Mereka bekerja sebagai pasar bagi perencana acara dan brand yang ingin menjadi sponsor. Ada beberapa tools pilihan yang dapat membantu untuk mendapatkan sponsor, seperti Jojonomic, Qontak, CRM Sales, dan sebagainya.
7. Buat Surat Lamaran Sponsor Acara
Proposal yang kuat sangat membantu dalam mengamankan sponsor. Proposal yang kamu ajukan harus singkat, jelas, dan mendukung promosi penjualan yang lebih luas. Selain itu, alangkah baiknya saat kamu mengirimkan proposal kepada calon sponsor disertakan juga surat permohonan sponsorship. Cara mendapatkan sponsor dengan menyertakan surat permohonan adalah salah satu etika dalam komunikasi. Di dunia profesional, administrasi seperti surat menyurat masih sangat penting juga untuk sebagian instansi atau perusahaan.
Setelah proposal siap, saatnya untuk menjangkau calon sponsor kamu!

Semoga panduan ini membantu kamu dalam mendapatkan sponsor untuk acara yang sukses!