Dalam pelaksanaan sebuah acara perlu adanya perencanaan yang matang supaya acara dapat terlaksana seperti yang diharapkan. Perencanaan acara dilakukan untuk membuat gambaran acara yang diinginkan, penyesuaian kebutuhan, serta perkiraan anggaran yang akan digunakan. Anggaran untuk acara penting untuk dibahas, karena sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan acara. Begitupun dengan solusi untuk mendapatkan anggaran, seperti dengan menyebarkan proposal kerja sama kepada instansi-instansi pemerintah maupun swasta, mencari sponsor acara, menjual produk tertentu, dan lain sebagainya.
Baik acara besar maupun acara kecil, tentunya membutuhkan dukungan pendanaan yang memadai, salah satunya dari sponsor. Sponsor acara merupakan salah satu komponen penting yang dapat membantu acara dalam hal anggaran, promosi, dan dukungan yang dibutuhkan lainnya. Sponsorship acara adalah kerja sama yang dilakukan antara perusahaan atau individu dengan penyelenggara acara melalui dukungan dana atau sumber daya lainnya untuk keberlangsungan acara. Hal ini dilakukan sebagai bagian dari strategi pemasaran. Sponsorship acara dapat menjadi strategi yang menguntungkan kedua belah pihak. Penyelenggara acara mendapatkan sumber daya tambahan untuk terlaksananya acara, sedangkan pihak sponsor mendapatkan eksposur dan peluang marketing yang dapat meningkatkan visibilitas dan citra sponsor.
Ada beberapa jenis sponsorship yang harus diketahui sebelum mencari sponsor acara, yakni sebagai berikut.
1. Sponsor Acara Resmi
Sponsor acara resmi adalah sponsor yang memiliki hak eksklusif untuk mempromosikan diri sebagai sponsor acara tersebut. Saat penyelenggara acara mendapatkan sponsor resmi seperti ini, mereka tidak perlu lagi mencari sponsor lain karena seluruh dana operasional acara sudah ditanggung oleh sponsor resmi. Fokus dari penyelenggara acara adalah memastikan acara berjalan lancar acara agar tidak membuat sponsor kecewa dengan kerja sama yang dilakukan.
2. Sponsor Acara Utama
Sponsor acara utama adalah sponsor yang menyumbangkan anggaran dana yang relatif cukup besar dan mendapatkan eksposur yang besar dari berlangsungnya acara. Biasanya nama sponsor menjadi bagian dari nama acara sehingga ada keterkaitan erat antara sponsor utama dengan keberlangsungan acara tersebut. Bisa juga pencantuman logo pihak sponsor mendapatkan posisi yang mudah dilihat oleh para pengunjung. Misalnya, logo sponsor utama dapat diletakkan di podium acara, sedangkan sponsor yang lainnya dapat diletakkan di tempat lain. Selain itu, sponsor acara utama biasanya berhak mendapatkan penyebutan nama brand atau perusahaan yang lebih sering dibandingkan sponsor lainnya. Hal ini sangat wajar terjadi karena dana yang mereka keluarkan lebih besar untuk mendukung terselenggaranya sebuah acara.
3. Sponsor Acara Umum
Sponsor acara umum adalah sponsor yang memberikan dukungan finansial atau sumber daya dalam kapasitas yang lebih umum, tidak berkaitan, dan tidak mendapatkan secara langsung dari penyelenggaraan acara. Meskipun demikian, keberadaan sponsor umum ini tetap membantu keberlangsungan acara. Anggaran yang biasanya didapatkan dari sponsor umum biasanya digunakan untuk anggaran tambahan.
Sponsor acara umum dapat dialokasikan untuk memenuhi keinginan dari pihak perusahaan yang ingin bekerja sama dengan panitia acara, tetapi belum menyanggupi nominal paket yang ditawarkan panitia acara. Oleh karena itulah jenis perusahaan seperti ini akan dimasukkan ke dalam sponsor umum. Paket yang ditawarkan kepada mereka lebih murah dibandingkan dengan jenis sponsor utama.